Контроль заданий бизнес-процессов [отчёт BI]

Отчёт Контроль заданий бизнес-процессов

Вы внедрили CRM, настроили бизнес-процессы, но ощущение, что всё работает через пень-колоду.

• Счета на согласовании висят по три дня. Клиент ждёт, менеджеры нервничают.

• Заявки на закупку теряются где-то между отделами.

• Вы уверены, что сотрудники видят задания, но почему-то они не выполняются.

Тогда этот отчёт для вас!

1. Сводка по заданиям (KPI). Метрики считаются по записям, созданным в выбранный период.

• Всего заданий.Сколько заданий бизнес-процессов создано.
  
• Завершено. Сколько заданий уже выполнено.
  
• В работе. Сколько заданий ещё не сделали.
  
• Просрочено. Задания, которые должны были уже сделать, но не сделали( дата создания +время выполнения).
  
• Среднее время выполнения (часы). Сколько в среднем занимает выполнение задания.
  

2. Типы заданий. Анализирует, распределение заданий по типам.

Один график — и вы знаете:

• 60% заданий — согласование документов. Значит, бюрократия душит продажи.

• 30% — уведомления. Может, их вообще можно автоматизировать?

• 10% — действительно важные задачи.

3. Статусы выполнения. Показывает, сколько заданий в каждом статусе. Позволяет увидить долю зависших, отменённых и выполненных заданий.

4. Кто дольше всех выполняет. Среднее время выполнения заданий по сотрудникам.

Только цифры:

• Иванов согласовывает за 2 часа. Молодец, всё летит.

• Петров — 2 дня. На нём всё стоит.

• Сидорова — 5 дней. Она вообще в курсе, что к ней приходят задания?

На графике видно, кто быстро реагирует на задания, а кто тормозит бизнес-процессы.

5. Динамика создания заданий. Наглядно показывает как меняется количество новых заданий во времени.

Что видно сразу:

• В конце месяца заданий в 3 раза больше — аврал.

• После внедрения нового процесса нагрузка упала — его просто игнорируют.

• В пятницу после обеда заданий нет — все уже на выходных.

Позволяет отслеживать нагрузку на бизнес-процессы. Если заданий стало резко больше — возможно, изменился регламент или запущен новый процесс.

6. Самые медленные задания (таблица). Показывает на задания, которые выполнялись дольше всего. Столбцы:

• ID задания
  
• Название
  
• Тип
  
• Участник
  
• Дата создания
  
• Время выполнения (часы)
  
• Статус
  

7. Текущие задания. Это задания, которые сейчас в работе и требуют внимания.

Столбцы:

• ID задания
  
• Название
  
• Тип
  
• Участник
  
• Дата создания
  
• Сколько уже висит (дни).
  
• Статус
  

Итог:

Этот отчёт — диспетчерская бизнес-процессов. Он показывает:

какие задания бизнес-процессов создаются; кто их выполняет и как быстро; где возникают задержки; что требует вмешательства прямо сейчас.