Генератор документов

Генератор документов формирует файлы с расширением .docx на основе созданного пользователем шаблона, подставляя в поля данные из CRM.

Быстрое решение шаблонного вопроса.

Многие пользователи Битрикс24 применяют в своей ежедневной работе Дизайнер бизнес процессов. Шаблонные бизнес-процессы весьма облегчили работу, но формирование однотипных файлов вручную после отработки бизнес-процесса всё равно затягивало время выполнения поставленной задачи. Например, такие типовые документы как коммерческое предложение или договор, приходилось вручную наполнять повторяющимися данными — названия компаний, фамилии сотрудников, реквизиты и т.п.

Цели

Необходимо было разработать решение, позволяющее автоматизировать формирование шаблонных файлов методом подстановки данных из бизнес-процессов. При создании документа, содержащего, например, данные о компании, нужно заполнить множество полей — название, реквизиты и т.д. Делать это вручную каждый раз муторно и долго, к тому же велика вероятность допустить ошибку при копировании данных. Поэтому нужно было решение, позволяющее переносить данные напрямую из CRM в итоговый файл.

Итог

В результате мы разработали новое действие для Дизайнера бизнес-процессов — «Генератор документов», который формирует файлы с расширением .docx на основе созданного пользователем шаблона, а типовые данные вроде реквизитов, фамилий и т.п. подставляются в поля шаблона после запуска бизнес-процесса.

Описание работы (пример)

Для работы с Генератором следует предварительно создать шаблонный файл с расширением .docx. Шаблон может содержать любой текст с нужным вам форматированием

ВАЖНО: В новой версии Генератора документов исходный файл .docx метка в документе должна выглядеть так: {{ field }}.

Метка должна иметь то же название, что и метка в документе-шаблоне.

Каждое поле текста для метки должно соответствовать полю метки.

Сохраните готовый шаблон. Далее нужно загрузить его в систему. Зайдите в меню Диск, выберите нужную папку для шаблона и загрузите туда ваш файл-шаблон.

Совет! При работе с MacOS желательно для создания шаблонов использовать MS Word для Windows.

Обратите внимание на поле ID рядом с загруженным шаблоном. Оно будет использовано в настройках Генератора. Если столбец ID скрыт, включите его отображение в настройках.

Также создайте папку для сохранения файла-результата после отработки Генератора и запомните её ID.

После загрузки шаблона можно переходить к работе с бизнес-процессами. Для примера мы создадим шаблон бизнес-процесса для компании в CRM.

В любом месте цепочке бизнес процесса добавьте Генератор документов[новый] (из вкладки Действия приложений).

Откройте настройки Генератора. В настройках прописываются поля, из которых будут браться данные для подстановки в переменные поля шаблона.

Рассмотрим подробнее поля настроек:

Заголовок — имя действия Генератора. Это особенно удобно, если их несколько в цепочке бизнес-процесса. В этом случае созданные файлы с результатом будут иметь разные имена, заданные вами в настройках каждого действия Генератора;

ID шаблона (число) — ID файла с расширением .docx, который вы загрузили в качестве шаблона;

ID папки — ID папки для сохранения полученного файла с результатом (число);

Название файла-результата — формат названия для файла-результата, например: KP_{=System:Date} — в таком случае название будет содержать буквы KP, нижнее подчеркивание и текущую дату (если файл с таким именем уже есть, то результат сохранен не будет);

Метка — имя переменной в шаблонном файле. Если в шаблонном файле несколько полей типа MergeField, нажмите кнопку «Добавить» и пропишите имена остальных переменных;

Текст для метки — название поля, из которого нужно взять данные для подстановки. Если у вас указано несколько меток, то для каждой из них должно быть создано поле «Текст для метки». Вы можете выбрать поле для подстановки из списка, нажав на кнопку с многоточием.

Запускать от имени — от имени какого пользователи запускать бизнес-процесс.

После заполнения всех полей Генератора, нажмите кнопку «Сохранить». Затем сохраните изменения, внесенные в бизнес-процесс (кнопка внизу).

Запуск бизнес-процесса

После определения всех настроек работы Генератора, необходимо запустить бизнес-процесс, с которым будет связана генерация файла. В нашем примере бизнес-процесс выполняется над данными компании, поэтому мы выбираем любую компанию из списка и запускаем для неё наш бизнес-процесс Заполнение КП.

После запуска бизнес-процесса полученный файл с результатом можно легко скачать из указанной вами в настройках папки, распечатать или отправить по электронной почте.

В готовом файле полностью сохраняется заданное Вами форматирование.

Заключение

Значительно сокращено время составления документов! Также исключен человеческий фактор, ведь при заполнении множества однотипных документов легко допустить ошибку. А когда данные берутся автоматически из системы, это исключено. Эм Си Арт знает, как сделать Вашу работу более эффективной!

Для коробочной версии существует более функциональная версия решения - http://marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/mcart.gendoc/