Как Битрикс24 объединяет продажи, бухгалтерское сопровождение и HR в одном пространстве

Бухгалтерская компания Матвеевой И.Ю. - оказывает широкий спектр бухгалтерских услуг для малого и среднего бизнеса: ведение бухгалтерии и налогового учета, сдача отчетности, кадровый учет, консультации по вопросам налогообложения и пр. Компания имеет сертификацию в системе ПЕТРОКОНСАЛТ, сертификат независимой оценки опыта и деловой репутации,  соответствует высоким стандартам и имеет положительную оценку независимых экспертов.

С ростом клиентской базы и количества обращений в компанию возникла потребность в систематизации процессов и централизованной обработке запросов. 

Руководитель компании, обратилась к нам с рядом задач, которые требовали системного подхода и внедрения CRM-системы для бухгалтеров:

1. Организовать работу отдела продаж в CRM:  собрать заявки (обращения) клиентов и наладить коммуникации с клиентами в “одном окне” с WhatsApp, Telegram, эл.почты, сайта, Авито, телефонии; регламентировать работу с клиентом; автоматизировать и систематизировать создание документов на диске с распределением по папкам (анкета, проверка, кп, договор, счет и пр.)

2. Автоматизировать работу отдела по подготовке и передаче клиента бухгалтеру (настройка ПО, создание группы бухгалтер-клиент, назначение бухгалтера, передача клиента бухгалтеру).

3. Внедрить омниканальную систему коммуникаций для бухгалтеров (email, чаты, телефония), обеспечив прозрачность и единый стандарт бухгалтерского сопровождения клиентов. Наладить автоматическое формирование отчетов с разбивкой по времени на каждое действие по клиенту. 

4. Организовать хранение и систематизацию документов на диске компании: должна быть возможность настройки прав доступа сотрудникам с выделенным диском; обновление (изменение) документа должны видеть все сотрудники, имеющие доступ к нему.

5. Создать рабочее место для HR-специалиста для приема на работу сотрудников: автоматизировать процессы, обеспечив прозрачность этапов работы с кандидатами на вакансию, сократить ручной труд. 

Что было сделано: 

1.1. Подключили каналы коммуникации с клиентами: корпоративную почту, Авито, WhatsApp и Telegram (через Wazzup), сайт на Tilda, телефонию от Билайн:

- все обращения автоматически фиксируются в CRM, создавая единую клиентскую базу, привязываются к карточкам клиентов и сохраняются в единой истории переписки.

1.2. Оптимизировали карточки сделки, контакта, компании под задачи компании: 

- добавлены разделы и поля для фиксации ключевой информации, что помогает быстро находить нужные сведения, 

- настроены обязательные поля на стадиях, чтобы сотрудники не забывали внести важные данные, 

- все ссылки на созданные документы автоматически добавляются в карточку сделки, контакта, компании для быстрого доступа к ним.

1.3. Структурировали и автоматизировали процесс продаж.

Настроены воронки продаж и этапы взаимодействия с клиентами: 

• создана воронку квалификации лидов для первичного отсева нецелевых обращений; 

• основная воронка продаж разделена на два независимых направления: бухгалтерское сопровождение или разовые услуги; 

• определены и зафиксированы ключевые этапы взаимодействия с клиентами; 

• внедрен контроль фактического выполнения этапов и соблюдения установленных сроков;

• добавлены проигрышные стадии - для классификации причин отказа;

• для каждого этапа воронки разработаны и внедрены четкие регламенты работы,  прописаны обязательные действия менеджеров и критерии перехода между стадиями.

Автоматизированы ключевые бизнес-процессы:

• Реализована система интеллектуальных напоминаний:

• Создан бесшовный процесс обработки документов: от заполнения анкеты до выставления счетов — все документы автоматически сохраняются в индивидуальную папку клиента в хранилище Битрикс24 с заранее заданной структурой, обеспечивающей логичную организацию данных; ссылки на созданные документы автоматически привязываются к карточке клиента.

• Интегрирована платежная система через сервис ROBOKASSA для работы с физ.лицами (разовые услуги): в сделке доступен прием оплаты «в один клик»; после оплаты - клиенту направляется онлайн‑чек; бухгалтеру создается задача на оказание услуги; при подтверждении выполнения работ сделка автоматически закрывается как успешная с уведомлением всех ответственных.

1.4. Выстроили организационную структуру и настроили автоматическое формирование отчетов:

• сформированы типовые роли пользователей с учётом функциональных обязанностей, для каждой роли заданы четкие границы доступа к данным и функционалу CRM

• реализована система автоматических отчетов по ключевым показателям продаж.

2. Автоматизировали передачу клиента бухгалтеру:

• Создано отдельное цифровое рабочее место с этапами работы: Настроен пошаговый процесс работы через систему последовательных задач. Для каждой задачи созданы - чек‑листы контрольных действий; прямые ссылки на необходимые сервисы для настройки.

3. Оптимизировали процесс бухгалтерского сопровождения клиентов через внедрение комплексных решений

• Внедрена омниканальная система коммуникаций для эффективного бухгалтерского сопровождения клиентов  (email, мессенджеры, телефония)

• Созданы отчеты по задачам с детализацией - по контрагентам, по ответственным бухгалтерам;  временных затрат на обслуживание каждого клиента.

• Организована работа с документами на диске Битрикс24: облачное хранилище, которое интегрировано в систему, позволило загружать и управлять файлами, вести совместную работу с документами. Настроенные права доступа к диску позволили обеспечить конфиденциальность информации и безопасность. Синхронизация диска с компьютером дает легкий офлайн-доступ к документам из операционной системы. 

4. Создали отдельное цифровое место для HR-специалиста. 

Используя возможности смарт-процессов, создан раздел, где собрано несколько связанных смарт-процессов: 

Процесс «Новая заявка на вакансию»: руководитель инициирует заявку на открытие вакансии; автоматически направляется уведомление HR‑специалисту; заявка закрывается после принятия сотрудника на работу.

Процесс «Работа с откликами»: настроены этапы от первичного отклика до финального решения; реализованы автоматические задачи сотруднику, планирование дел в календаре и уведомления соискателям.

Процесс «Оформление и адаптация сотрудника»: внедрена онлайн‑форма для сбора персональных данных и документов от кандидата, информация сохраняется в персональной карточке кандидата и на диске; подготовлены шаблоны документов (соглашение на обработку персональных данных; договор о материальной ответственности; трудовой договор и др.); документы формируются автоматически на основе введенных данных, проходят проверку и направляются соискателю через КЭДО для подписания; организован процесс обучения и передачи дел для новых сотрудников.

5. Провели обучение и сопровождение.

После настройки провели обучение сотрудников, чтобы все могли уверенно работать с новыми инструментами. Обучение включало как теоретические занятия, так и практические примеры. Для обеспечения плавного перехода была организована техническая поддержка и до сих пор организовано сопровождение клиента.

Результат внедрения

Благодаря внедрению Битрикс24 компания достигла системной трансформации:

• Рутинные операции автоматизированы на 35%: формирование документов, отправка чеков клиенту и в ФНС, уведомления, назначение задач — всё происходит без ручного вмешательства, освобождая ресурсы для работы с клиентами.

• Потеря лидов сокращена на 100%, а скорость обработки заявок — повышена на 25% за счет централизации всех каналов коммуникации в едином окне.

• Прозрачность процессов достигнута на всех уровнях: руководитель видит движение каждой сделки, историю коммуникаций, этапы передачи клиентов и выполнение задач — это обеспечивает контроль качества и предсказуемость сервиса.

• Эффективность персонала повышена: сотрудники видят только необходимые инструменты и данные — снижена когнитивная нагрузка, ускорен поиск информации и инструментов.

• Адаптация новых сотрудников ускорена в 3–4 раза: готовые регламенты, чек-листы, инструкции и структурированные процессы позволяют им начинать работать эффективно уже в первый день.

Битрикс24 стал единой цифровой платформой, объединившей все ключевые процессы компании и обеспечившей рост эффективности бизнеса.

Отзыв клиента:

Когда-то я работала в различных узконаправленных приложениях и программах, которые отнимали уйму времени, чтобы переключаться между ними. Возникла потребность объединить всё в одну систему: все каналы продаж в CRM, все файлы в единое облако с разделением доступов, все чаты в единое окно, тайминг времени по проектам и задачам и т.д. Рассматривала не только Битрикс24, но и другие системы. В итоге остановилась на Битрикс24, потому что именно эта платформа выполняла все мои запросы и требования.

Мне предложили различных интеграторов для внедрения. С командой «Системные решения» были созвоны и презентации, обсуждения проектов, в процессе которых интеграторы понимали меня (очень приятный бонус, когда не надо по 5 раз пытаться объяснить одно и то же разными способами) и даже предлагали варианты получше, чем были в моём представлении. В целом произошел полный коннект, который возможен только при работе с профессионалами.

Процесс внедрения прошёл легко и интересно. Ни разу я не слышала от них отказа или слов «это невозможно». Скорее «это возможно, но...». Они не только помогли внедрить систему, но и обучили, помогли разобраться: что, где и как. Благодаря им, работа в Битриксе не показалась чем-то сложным и неподъемным. За все годы работы с Системными решениями, я ни разу не пожалела о своём выборе, кроме того – они стали для меня не просто партнерами, которым я могу с уверенностью доверить свои проекты, а кем-то большим. О них я хочу сказать: отличные специалисты и про-активные люди, философия и ценности которых мне близки. До сих пор мы вместе работаем, и я их не променяю ни на кого.