Новардис: CRM и BI-отчётность в Битрикс24

Клиент — крупная компания из сферы промышленности и B2B-дистрибуции, работающая на федеральном уровне и объединяющая несколько сотен сотрудников. Внутри компании выстроена сложная организационная структура с большим количеством подразделений, офисов и функциональных направлений. До старта проекта сотрудники использовали собственную внутреннюю систему для корпоративных процессов и коммуникаций, а продажи велись разрозненно — в 1С, Excel-таблицах и локальных документах отдельных департаментов.

Самописная система корпоративного портала перестала соответствовать требованиям бизнеса. Любые изменения и доработки требовали участия узких специалистов, система плохо масштабировалась и не позволяла централизованно управлять процессами. Руководству было важно перейти на более гибкую и управляемую платформу, сохранить привычные сценарии работы сотрудников и при этом заложить основу для дальнейшего развития CRM, аналитики и управленческого контроля в едином цифровом пространстве.

Клиент обратился с задачей внедрить корпоративный портал на базе Битрикс24 и перенести в него ключевые внутренние процессы компании без потери управляемости и контроля. Необходимо было заменить самописную систему единым решением, в котором сотрудники могли бы работать с заявками, согласованиями, отсутствиями, корреспонденцией, задачами и корпоративными новостями. Отдельным требованием было сохранение прозрачности процессов и возможность отслеживать статус каждой заявки из личного кабинета сотрудника.

Параллельно стояла задача начать внедрение CRM-системы и подготовить основу для аналитики и управленческих отчётов. В компании отсутствовала единая CRM, а данные по продажам хранились в разных форматах и источниках. Клиенту было важно спроектировать воронки продаж для нескольких бизнес-направлений, настроить MVP-модель работы с сделками и заложить архитектуру отчетности для руководства. Особый акцент делался на создании управленческих BI-отчётов, которые позволили бы видеть общую картину по продажам, планам и статусам сделок без ручной обработки данных и использования внешних таблиц.

Дополнительно клиенту было важно адаптировать интерфейс корпоративного портала под большое количество пользователей, упростить запуск процессов, снизить порог входа для сотрудников и подготовить систему к масштабному обучению после запуска.

Проект реализовывался поэтапно с разделением работ между тестовым и рабочим порталами Битрикс24, что позволило параллельно развивать корпоративный портал и аналитическое направление без риска для пользователей. На старте была подготовлена инфраструктура, развернуты новые порталы и выполнен перенос данных со старой системы. Далее была настроена структура компании с учётом подразделений, ролей и географии сотрудников, а также проведён массовый импорт пользователей с дополнительными пользовательскими полями.

Ключевой частью проекта стала автоматизация внутренних процессов корпоративного портала:

1. В Битрикс24 были реализованы процессы обработки заявок для IT-службы, работы с 1С, логистики, рекламы, административно-хозяйственных задач, командировок, отсутствий, регистрации корреспонденции и управления рабочими местами сотрудников. Все процессы были выстроены с контролем статусов, маршрутизацией и ответственными, что позволило отказаться от ручного сопровождения и неструктурированных обращений.

2. Параллельно велась работа с CRM-направлением и управленческой аналитикой. На тестовом портале были спроектированы и настроены воронки продаж для нескольких бизнес-направлений, а также заложена архитектура отчетности. В рамках проекта был разработан сложный BI-отчёт Top Management Report, который объединил данные по сделкам, статусам, планам продаж и текущим контрактам. Отчёт был спроектирован как инструмент для регулярной работы руководства, позволяющий видеть общую картину, быстро анализировать ситуацию по направлениям и принимать управленческие решения без обращения к разрозненным Excel-файлам.

3. Отдельное внимание было уделено удобству работы с аналитикой. Отчёты были адаптированы под реальные сценарии использования, с возможностью фильтрации по периодам, направлениям и ответственным сотрудникам. Это позволило перевести управленческий контроль в единое пространство Битрикс24 и сократить время на подготовку и анализ данных.

4. Дополнительно в рамках проекта были выполнены доработки интерфейса корпоративного портала. Для сотрудников была создана единая точка запуска процессов с упрощёнными формами, переработано меню и визуальные элементы, реализованы пользовательские компоненты без изменения ядра системы. Отдельно был разработан компонент для работы с отсутствиями сотрудников с расширенной фильтрацией по подразделениям и городам, а также улучшена работа с лентой новостей, включая возможность вставки изображений напрямую из буфера обмена.

В результате проекта клиент получил централизованный корпоративный портал Битрикс24, в котором объединены ключевые внутренние процессы, коммуникации и управленческая аналитика. Компания смогла отказаться от самописной системы и разрозненных инструментов, переведя работу сотрудников в единую, масштабируемую и контролируемую среду.

Автоматизация заявок и внутренних процессов повысила прозрачность работы подразделений и упростила контроль исполнения. Руководство получило доступ к BI-отчётам и Top Management Report, которые позволяют быстро оценивать состояние продаж, видеть отклонения от планов и фокусироваться на ключевых показателях без ручной обработки данных. 

В результате Битрикс24 стал не только корпоративным порталом, но и инструментом управленческого контроля, подготовки решений и дальнейшего развития CRM-системы.