Объединили 5 разрозненных систем в единую экосистему и сократили время обработки брони на 90%

Территория семейного отдыха «Хрустальная» – крупнейшая база отдыха в регионе, работающий на рынке более 10 лет. 

Комплекс занимает лидирующие позиции в сегменте семейного отдыха в Свердловской области, предлагая гостям комфортные условия для отдыха с детьми. Вместимость комплекса составляет до 350 гостей, в штате 80 сотрудников, ежегодно комплекс принимает более 50 000 гостей. База расположенная всего в 25 километрах от Екатеринбурга, территория предлагает: современный открытый и закрытый бассейны, профессиональный СПА-центр, ресторан, площадки под конференции, семинары и мероприятия.

Компания столкнулась с двумя критическими вызовами: необходимостью координации сложных операционных процессов между пятью разрозненными системами и отсутствием единого информационного пространства для управления комплексом на 350 гостей.

Основная проблема заключалась в устаревшей системе бронирования "База", которая создавала эффект бутылочного горлышка и порождала каскад операционных ошибок. Всё упиралось в эту программу — она становилась источником двойного ввода данных, ручных Excel-отчетов по питанию, которые мгновенно устаревали, и полного отсутствия у руководства оперативной картины происходящего. При загрузке комплекса на 80-90% это создавало идеальную почву для операционного шторма.

Задачи клиента:

1. Устранить операционный хаос:

• Ликвидировать 40-минутное оформление брони из-за работы в 5 разных системах

• Исключить двойное бронирование и потерю данных о гостях при загрузке от 200 человек

• Автоматизировать согласование между службами при групповых заездах

2. Внедрить прозрачное управление:

• Обеспечить руководству онлайн-доступ к финансовым показателям вместо отчетов с задержкой в 3 дня

• Реализовать единую систему контроля заполняемости и доходности всех направлений

• Создать механизм оперативного перераспределения ресурсов между службами

3. Создать единое информационное пространство:

• Объединить данные о бронированиях, питании и уборке в одной системе

• Внедрить мобильные решения для горничных и обслуживающего персонала

• Настроить автоматическую синхронизацию данных между всеми службами

4. Сохранить персональный подход:

• Собор обратной связи в карточке клиента

• Обеспечить преемственность информации при смене менеджеров

• Сохранить качество сервиса при максимальной загрузке комплекса

Для реализации этих задач выбрали нас так как мы имеем за плечами успешный опыт внедрения на курорте «Ключи», входящем в ТОП-7 здравниц России, с аналогичными операционными процессами.

Ключевые элементы нашего решения:

Единый центр управления бронированиями (CRM Битрикс24). Мы создали сложную структуру из Сделок и связанных с ними Смарт-процессов, где:

• Сделка — это ядро, подтверждение бронирования, аналог старой системы «База».

• Смарт-процессы — это детализированные услуги: «Размещение», «Питание», «Аренда площадок», «Услуги СПА», «Бассейн».

• Счет — финальный финансовый документ, формируемый на основе всех услуг в сделке.

Результат: Менеджер больше не бегает между программами. Все данные о госте, его проживании, питании и дополнительных услугах собраны в одной карточке.

Сквозная автоматизация бизнес-процессов. Мы настроили роботы и триггеры, которые исключили человеческий фактор и рутину:

• Автонапоминания клиентам о необходимости внести предоплату.

• Автоматическая отмена брони при просрочке оплаты.

• Синхронное изменение статусов: при отмене сделки автоматически отменяются все связанные услуги (размещение, питание и т.д.).

• Автоматическое создание заданий на уборку после выезда гостя.

Руководители получили гарантию, что регламенты выполняются, а гости — что их бронирование в порядке.

Специализированное рабочее место для менеджера по бронированию. Мы разработали кастомное приложение «Бронирование» на Vue.js и Node.js, которое интегрируется с CRM через REST API. Оно позволяет:

• Подбирать номера с помощью «умной» шахматки, учитывающей занятость.

• Формировать комплексные бронирования (проживание + питание + СПА) в несколько кликов.

• Рассчитывать стоимость с учетом тарифов, сегментов клиентов и акционных скидок в реальном времени.

• Мгновенно выгружать и отправлять гостю «Подтверждение бронирования».

Результат: Время оформления сложного группового заезда сократилось с 40 минут до 4-5.

Мобильное рабочее место для горничных (PWA-приложение). Мы развернули легкое Progressive Web App в Yandex.Cloud, которое решает проблему связи и контроля на местах:

• Горничная видит цветовую индикацию статусов уборки (зеленый — чисто, красный — требуется уборка после выезда).

• Получает детальные задания с комментариями (например, «заменить постельное белье»).

• Отмечает выполнение в 1 клик, что мгновенно обновляет статус номера в общей системе.

Результат: Хозяйственная служба работает в реальном времени, администраторы видят готовность номера к заселению без звонков и уточнений.

Сквозная аналитика и прозрачность для руководства. Мы настроили отчеты, которые собирают данные со всех смарт-процессов:

• Отчет по выручке в разрезе категорий клиентов (корпоративные/индивидуальные), сегментов и услуг (проживание, питание, СПА).

• Сравнение с планом и с аналогичным периодом прошлого года.

• Контроль конверсии от лида до успешной сделки.

Результат: Руководство в режиме онлайн видит финансовую картину, а не ждет 3 дня сводки от бухгалтерии.

Интеграция с 1С Бухгалтерия. Через «Коннектор к 1С» мы наладили автоматический обмен:

• Контрагенты (Компании) создаются в 1С при создании в CRM.

• Счета автоматически передаются в 1С при выставлении, а их статус «Оплачен» возвращается в CRM после проведения оплаты.

Результаты:

Исключен двойной ввод финансовых данных, бухгалтерия и менеджеры работают с актуальной информацией.

Благодаря комплексному подходу нам удалось не просто автоматизировать рутину, а перепроектировать операционную модель базы отдыха:

• Время обработки бронирования сокращено на 90% — с 40 минут до 4-5.

• Исключены двойное бронирование и потеря данных даже при 100% загрузке комплекса.

• Руководство получило онлайн-доступ к ключевым показателям (выручка, загрузка, конверсия) вместо отчетов с задержкой в 3 дня.

• Повысилась удовлетворенность гостей за счет персонализированного обслуживания и отсутствия ошибок.

• Создано единое информационное пространство для 80 сотрудников.

Этот проект наглядно показал, что даже в традиционном бизнесе гостеприимства цифровая трансформация является не затратой, а стратегической инвестицией в операционное превосходство и качество сервиса.