Портал для Приамурского государственного университета имени Шолом-Алейхема
Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема — крупный региональный вуз с несколькими факультетами и структурными подразделениями, обеспечивающий образовательную, научную и административную деятельность. Находится в городе Биробиджан.
Для эффективного управления внутренними процессами, университету требовалась современная цифровая платформа для координации задач, проектов, документов и коммуникаций между сотрудниками.
Для упрощения и централизации работы университета потребовалось внедрить корпоративный портал на базе коробочной версии Битрикс24.
Основной задачей было создать единое цифровое пространство, где сотрудники смогут работать с проектами, задачами, документами и внутренними коммуникациями без разрозненности и лишней ручной работы.
Важным требованием было обеспечить структурированное управление организационной структурой и правами доступа сотрудников, чтобы каждый пользователь видел только то, что ему необходимо, а руководители могли контролировать выполнение задач и соблюдение сроков. Кроме того, необходимо было повысить эффективность взаимодействия между подразделениями и факультетами, ускорить обмен информацией и согласование решений.
Также одной из задач было автоматизировать процессы и стандартизировать работу с проектами и задачами, снизив нагрузку на сотрудников и минимизировав ошибки при выполнении повседневных операций.
Процесс внедрения
Внедрение Битрикс24 в Приамурском государственном университете имени Шолом-Алейхема проходило поэтапно.
На первом этапе был проведён аудит существующей ИТ-инфраструктуры, подготовлено серверное окружение с настройкой веб-сервера, СУБД, PHP, SSL и всех необходимых модулей для корректной работы системы. Параллельно создавались учетные записи пользователей и настраивались права доступа с учётом ролей, формировалась структура университета в портале, добавлялись сотрудники.
Отдельно проводилось обучение для различных категорий пользователей. Администраторы освоили настройку прав доступа, управление организационной структурой и контроль за работой сотрудников. Руководители получили навыки контроля процессов и коммуникации с подчинёнными через портал, созданию и редактированию проектов. Сотрудники университета обучались работе с задачами и проектами: контролю сроков и приоритетов, работе с комментариями и уведомлениями. Для удобства пользователей были созданы три отдельные базы знаний — для администраторов, руководителей и сотрудников — с инструкциями, методическими материалами и примерами типовых сценариев. По завершении обучения портал был введён в промышленную эксплуатацию и стал использоваться в ежедневной работе университета.
Преимущества от внедрения
Внедрение Битрикс24 позволило университету выстроить централизованное и структурированное рабочее пространство, где вся коммуникация проходит через единый интерфейс. Это сократило количество пропущенных сообщений, ускорило обмен информацией между подразделениями и обеспечило прозрачность взаимодействия.
Отдельное обучение и три базы знаний позволили быстро адаптировать новых сотрудников и поддерживать высокий уровень работы для разных категорий пользователей. Администраторы получили удобные инструменты для управления структурой и правами доступа, что упрощает контроль за организацией процессов.
Централизация коммуникаций через корпоративные чаты и ленты повышает управляемость и позволяет сосредоточиться на приоритетных задачах. Возможность работы с порталом с любого устройства обеспечивает гибкость и мобильность сотрудников, а стандартизированные процессы повышают эффективность взаимодействия между отделами.
В целом внедрение Битрикс24 позволило университету создать прозрачную, управляемую и масштабируемую платформу для работы, улучшив организацию внутренней коммуникации и управление структурой университета.
Отзыв
Внедрение корпоративного портала на базе Битрикс24 стало для нашего университета важным шагом к цифровизации внутренних процессов. Ранее работа с проектами, задачами и документами была разрозненной, что усложняло координацию между факультетами и структурными подразделениями.
После внедрения системы мы получили единое цифровое пространство, где сотрудники могут управлять задачами, проектами и документами, а руководители - контролировать процессы и коммуникацию. Особенно ценным оказалось создание трёх отдельных баз знаний для администраторов, руководителей и сотрудников, что ускорило обучение и адаптацию персонала.
Сотрудники активно используют чаты, уведомления и корпоративные ленты, что значительно сократило количество пропущенных сообщений и ускорило обмен информацией между подразделениями. Администраторы получили удобные инструменты для управления организационной структурой и правами доступа, а стандартизированные процессы позволяют сосредоточиться на приоритетных задачах.
Благодаря Битрикс24 университет теперь имеет прозрачную, управляемую и масштабируемую платформу для работы. Система обеспечивает гибкость, мобильность и эффективность взаимодействия между отделами, что существенно повышает качество управления и организацию внутренних процессов.
