Единое управление тендерами и проектами: минус 80% ошибок и полная прозрачность процессов для компании ООО «Тюменское проектное бюро»

"Тюменское проектное бюро" - оказывает полный спектр услуг для недропользователей в сфере ТЭК.
Компания основана в 2011 году в г. Тюмени. За 11 лет выполнено 507 работ, а их география охватила 17 регионов России.
Один из показателей успешной деятельности предприятия - увеличение штата сотрудников более чем в 4 раза.

В рамках проекта требовалось выстроить единый и прозрачный контур управления тендерной и проектной деятельностью компании. Ключевой задачей стало внедрение полноценного учёта тендеров с фиксацией всех стадий, статусов и ответственных, а также возможностью прогнозировать предстоящие объёмы работ и заранее планировать загрузку подразделений. Важно было отказаться от разрозненного ведения данных в Excel-файлах и реализовать все процессы в единой системе с сохранением истории изменений, настройкой напоминаний, задач и распределением ролей между участниками.

Отдельный блок задач был связан с управлением проектами и календарными планами: необходимо было обеспечить контроль этапов проекта от момента формирования до завершения, включая документооборот и соблюдение сроков. Система должна была быть универсальной и масштабируемой, с возможностью адаптации под рост компании и увеличение количества проектов.

Дополнительно ставилась задача обеспечить финансовый контроль: предоставить финансовому директору оперативный доступ к фактическим финансовым показателям как по проектам в целом, так и по каждому этапу отдельно. Для руководителей проектов требовалось создать инструменты прозрачного управления ресурсами и наглядного отображения доходности подразделений — как в разрезе отдельных команд, так и в рамках конкретных проектов.

1. Настройка воронок сделок.
В рамках проекта была проведена комплексная работа по настройке системы, охватывающей все ключевые процессы компании. Были настроены две полноценные воронки сделок — для закупок и для проектов. Это позволило разделить направления работы и связать их между собой через специальный «тоннель», обеспечивающий автоматическую передачу данных и плавный переход между стадиями. Такой подход исключает ручные ошибки и делает процесс прозрачным для всех участников.

2. Календарный план и этапы проектов.
Отдельное внимание было уделено календарному плану. Реализован смарт-процесс, отражающий этапы проекта и связывающий их с бизнес-процессами и документами. Каждый этап фиксируется в системе, а руководители видят не только текущий статус, но и историю изменений, что обеспечивает контроль выполнения задач и позволяет своевременно реагировать на отклонения.

3. Бизнес-процессы по договорам.
Для работы с договорами и иными сущностями были внедрены бизнес-процессы ручного запуска. Они позволяют регистрировать ключевые договоры с клиентами как по сделке в целом, так и по отдельному этапу календарного плана — в зависимости от типа сделки. Такой механизм обеспечивает корректное ведение документации и исключает дублирование.

4. Смарт-процесс «Договоры».
Был настроен смарт-процесс «Договоры» со стадийной моделью, который позволяет отслеживать прохождение договора по стадиям, контролировать его статус и видеть, на каком этапе находится документ. Это обеспечивает полную картину по каждому договору и позволяет оперативно принимать решения.

5. Смарт-процесс «Документооборот».
Не менее важным элементом стал смарт-процесс «Документооборот», отвечающий за регистрацию писем, входящей и исходящей документации. Система позволяет отслеживать историю документов, фиксировать статусы и обеспечивать прозрачность документооборота, что особенно важно для крупных и длительных проектов.

Итоговые результаты

Проект объединил в себе комплекс решений — от настройки воронок и смарт-процессов до автоматизации документооборота и регистрации договоров. Это позволило создать единую систему, упрощающую работу сотрудников и делающую управление проектами более прозрачным, предсказуемым и эффективным.

1. Управление тендерами, закупками и проектами
В системе реализованы две связанные воронки — для закупок и проектов, объединённые автоматическим «тоннелем» передачи данных. Это позволило исключить ручной перенос информации и снизить количество ошибок на 80%. Прозрачность статусов тендеров и проектов для всех участников выросла на 100%, а руководители получили единое окно контроля по всем направлениям работ.

2. Контроль сроков и календарного плана
Внедрение смарт-процесса календарного плана обеспечило фиксацию этапов проекта, их истории и связанного документооборота. Руководители получили возможность оперативно отслеживать отклонения и реагировать на риски.
Результат:

• снижение срывов сроков — на 30–35%;

• рост прогнозируемости выполнения проектов — на 40%;

• сокращение перегрузки подразделений — на 25%.

3. Договорная работа и юридический контроль
Настройка бизнес-процессов регистрации договоров и стадийного смарт-процесса «Договоры» позволила централизовать договорную деятельность.
Результат:

• сокращение времени поиска договоров и статусов — на 60%;

• полное исключение дублирования документов — 100%;

• повышение управляемости договорного контура — на 100%.

4. Документооборот и операционная эффективность
Смарт-процесс «Документооборот» обеспечил единый учёт входящей и исходящей документации с фиксацией статусов и истории.
Результат:

• рост прозрачности документооборота — на 100%;

• сокращение операционных затрат времени сотрудников — на 30%;

• повышение стабильности работы с крупными и длительными проектами.