Кейс: Создание CRM-системы для стартапа в сфере металлообработки

О компании

Компания специализируется на производстве и продаже металлических изделий, работая одновременно на два рынка: розничные продажи конечным потребителям (B2C) и оптовые поставки через сеть дистрибьюторов (B2B). Бизнес-модель предполагает как прямые продажи, так и партнёрские отношения с региональными дилерами, которые представляют продукцию на своих площадках. Особенностью работы с дилерами является предоставление образцов продукции на условиях длительного пользования для демонстрации клиентам.


Исходная ситуация и задачи

Начальная ситуация: предприниматель запускал бизнес в новой для себя нише, не имея готовой команды и устоявшихся процессов. Критически важной с самого начала стала необходимость построить системную работу. Это требовалось для чёткого разделения потоков по работе с розничными покупателями и дистрибьюторскими каналами, исключающего путаницу в коммуникациях и операциях.

Отдельной задачей был контроль всего жизненного цикла взаимоотношений с дилерами, включая важнейшие этапы — проверку новых партнёров и отлаженный процесс передачи образцов продукции. Также необходимо было организовать первичный, но точный учёт товарных остатков для понимания реальной логистики и финансов. Параллельно — обеспечить качественный клиентский сервис через удобные и централизованные каналы связи. Таким образом, основная задача заключалась в создании CRM-системы, которая с первого дня стала бы операционным ядром, консолидировала все процессы и заложила фундамент для успешного запуска и последующего масштабирования бизнеса.
Реализация проекта

Для решения поставленных задач была спроектирована и внедрена CRM-система, заточенная под две принципиально разные модели продаж.

Проектирование и настройка процессных воронок:
1.  B2C-воронка (для розничных клиентов): Была построена простая и понятная линейная цепочка этапов от первой заявки до отгрузки и получения оплаты. Это позволило быстро обрабатывать запросы и минимизировать время цикла сделки.
2.  B2B-воронка (для работы с дилерами): Разработан сложный процесс с ветвлениями и контрольными точками:
   - Поиск и верификация: На этапе проверки дилера используется встроенный чек-лист из 4 критериев. Только после его успешного прохождения происходит переход к следующему этапу.
   - Работа с образцами: В сделке фиксируется факт передачи демонстрационных образцов, их номенклатура и серийные номера. Статус образцов («у дилера», «возвращён») отслеживается в карточке сделки.
   - Контроль и партнёрство: Последующие этапы воронки посвящены планированию поставок, согласованию заказов и анализу эффективности сотрудничества.

Организация учёта и коммуникаций:
- Настроен базовый модуль складского учёта, позволяющий вручную фиксировать приход и расход товара, а также резервировать образцы, переданные дилерам.
- Подключена телефония (оператор «Билайн») с записью звонков для контроля качества общения.
- Интегрирован WhatsApp Business для ведения переписки, что особенно важно для оперативной связи с дилерами и розничными клиентами. Все диалоги сохраняются в карточках контактов и сделок.

Интеграции
- Телефония (оператор «Билайн»): для совершения и записи звонков, что повысило дисциплину работы и позволило анализировать переговоры.
- Мессенджер (WhatsApp Business API): для централизованного ведения диалогов и быстрого обмена документами и фото.
Результаты внедрения

Структурирование бизнес-процессов на старте:
- Компания начала работу с уже готовой и протестированной системой управления, что позволило избежать хаоса на этапе становления.
- Чёткое разделение B2C и B2B-воронок исключило путаницу в работе и отчётности с первых дней.

Контроль над ключевыми активами и партнёрами:
- Внедрённая система учёта образцов позволила перевести из сферы личных договорённостей в регламентированный процесс передачу материальных ценностей дилерам. Компания всегда видит, где находится каждый демонстрационный образец.
- Процесс проверки новых дилеров стал формализованным и объективным, что повысило качество партнёрской сети.

Фундамент для роста:
- Система была изначально спроектирована с расчётом на будущий рост и найм сотрудников. После расширения штата новые менеджеры смогли быстро включиться в работу благодаря понятным процессам и инструкциям.
- CRM стала единым источником истины для владельца бизнеса, предоставляя полную картину по продажам, дилерам и остаткам.
Проект является примером успешного создания «цифрового фундамента» для нового бизнеса в производственном сегменте. Правильно выстроенная с самого начала архитектура CRM позволила не только эффективно запустить операционную деятельность, но и заложить основу для уверенного масштабирования. Система успешно решила специфическую задачу управления материальными образцами у дилеров, что часто является больным местом в дистрибьюторских моделях. Внедрение показало, что даже для стартапа инвестиции в грамотно спроектированную CRM-систему с первых дней окупаются за счёт порядка, управляемости и чёткого контроля над всеми аспектами бизнеса.