Океан автоматизированной пользы

Клиент — ООО «Океан», компания, специализирующаяся на посуточной аренде квартир во Владивостоке. Управляет портфелем из 70+ квартир разного класса (от эконом до бизнес) в различных районах города. Все объекты расположены в локациях с развитой инфраструктурой и полностью укомплектованы для комфортного проживания (кухня, бытовая техника, постельное бельё, Wi‑Fi и т.д.).

Бизнес активно растёт на фоне всплеска внутреннего туризма. Клиент нацелен на масштабирование, но текущая ручная обработка операций становится критическим ограничителем развития.

Обработка заявок, координация заездов и выездов гостей, а также контроль оплат занимают чрезмерное количество времени, что существенно снижает эффективность работы административного персонала. Рутинная ручная обработка данных отнимает ресурсы, которые могли бы быть направлены на улучшение качества сервиса и развитие бизнеса.

Особую озабоченность вызывают систематические операционные ошибки: пропущенные бронирования из‑за сбоев в коммуникации или невнимательности сотрудников, наложенные заезды (когда два гостя бронируют один и тот же номер на пересекающиеся даты), а также неверные расчёты с гостями при выезде. Эти недочёты не только ведут к финансовым потерям, но и подрывают доверие клиентов, ухудшая репутацию заведения.

Серьёзные трудности возникают и в финансовой сфере — отсутствует прозрачная система отслеживания поступлений оплаты. Нет чёткой аналитики по дебиторской задолженности, сложно оперативно выявлять просроченные платежи или расхождения между заявленными и фактическими поступлениями. Это создаёт риски кассовых разрывов и затрудняет планирование бюджета. В результате менеджмент вынужден тратить дополнительное время на разбор инцидентов и урегулирование конфликтных ситуаций с гостями и контрагентами.

Решение задач:

Аудит и проектирование:

• анализ текущих бизнес‑процессов;

• выявление «узких мест» и приоритетов автоматизации;

• составление карты интеграций.

Настройка CRM:

• создание карточек объектов с полными описаниями и фото;

• настройка воронок продаж и этапов бронирования;

• интеграция с календарём и системами оплаты.

Интеграция внешних сервисов:

• RealtyCalendar - синхронизация доступности с площадками;

• Телефония (Билайн Бизнес и UIS) - фиксация звонков и коллтрекинг;

• Wazzup - объединение мессенджеров в единый интерфейс;

• OkiDoki - цифровое подписание договоров;

• Финансовой учёт - учёт доходов/расходов, платёжный календарь.

Обучение команды:

• тренинги по работе с CRM и интеграциями;

• разработка инструкций и чек‑листов;

Сокращение рутины через автоматизацию освобождает время команды для стратегических задач. Автоматизация бронирований, документов и коммуникаций минимизирует ручную работу, позволяя сотрудникам сосредоточиться на развитии сервиса и анализе рынка.

Снижение ошибок обеспечивается синхронизацией данных: исключаются наложенные заезды и неверные расчёты. Система в реальном времени проверяет доступность номеров, актуализирует тарифы и формирует корректные документы, снижая влияние человеческого фактора.

Контроль финансов становится прозрачным: система отслеживает поступления от гостей, формирует отчёты по задолженности и выявляет расхождения. Менеджеры получают актуальную картину доходов и могут оперативно управлять денежными потоками.

Рост клиентской лояльности достигается за счёт быстрого реагирования на заявки и чёткости процессов. Автоматизация обеспечивает мгновенное подтверждение брони, своевременные напоминания и персонализированные коммуникации, укрепляя репутацию заведения.

Масштабируемость системы позволяет увеличивать портфель объектов без пропорционального роста штата. Единая платформа даёт возможность управлять сетью гостиниц из одного центра, стандартизировать процессы и добавлять новые объекты, поддерживая качество сервиса при расширении бизнеса.

Отзыв клиента:

«До внедрения автоматизации мы буквально тонули в рутине - звонки, переписки, проверки дат, расчёты… Каждая бронь требовала десятки ручных действий, а ошибки становились нормой.

После настройки Битрикс24 с интеграциями всё изменилось. Теперь заявки из соцсетей, сайтов и звонков попадают в единую систему. Календарь синхронизируется и нет двойных бронирований. Договоры подписываются онлайн за 2 минуты, а финансы видны в одном отчёте.

Команда перестала выгорать, клиенты довольны скоростью, а я наконец могу думать о расширении портфеля. Это не просто удобство - это новый уровень управления бизнесом.»