Система управления сварочным производством и тендерами

О клиенте

Компания UralSvar (ООО «Р96») — официальный представитель на Урале сварочного оборудования различных брендов, среди которых KEMPPI, EWM, Fubag, «Сварог», BlueWeld, TRANSLAS, Aurora, Triton, «Кедр», FoxWeld, ABAC, DEKA и другие.

Компания работает на рынке уже 8 лет и специализируется на решениях, связанных со сваркой и резкой металлов. Её цель — предоставлять не просто оборудование, а комплексные решения для производств, которые помогут совершенствовать бизнес клиентов, сокращать издержки и повышать качество продукции.

Ключевые проблемы клиента

В бизнесе есть несколько ключевых направлений — продажи (включая работу с тендерами и неактивными клиентами) и производство. В каждом из них возникают различные проблемы из‑за отсутствия CRM-системы. Набор инструментов у всех сотрудников примерно один: Excel, почта, личные записные книжки и «1С».

1.     Общие процессы продаж. Без CRM данные разрознены между Excel, почтой и «1С», что ведёт к дублированию, потерям и ошибкам при ручном переносе информации.

2.     Участие в тендерах. Нет единого реестра заявок, высок риск пропустить сроки, сложно восстановить историю переговоров и проанализировать эффективность участия.

3.     Работа с неактивными клиентами. Отсутствует система сегментации и напоминаний, коммуникации не персонализированы, невозможно измерить эффективность реактивации клиентов.

4.     Производственные процессы. Нет синхронизации продаж и производства: менеджеры обещают нереальные сроки, искажаются технические требования.

Этапы внедрения

1. Аудит и целеполагание. Провели аудит текущих бизнес‑процессов и сформулировали конкретные цели внедрения CRM.

2. Настройка CRM. Импортировали данные из Excel, «1С», почты в единую базу. Сегментировали получившуюся базу клиентов (активные и неактивные). Распределили роли и права доступа для различных сотрудников (отдел продаж, тендерный отдел, отдел производства).

3. Интеграция каналов для коммуникаций. Подключили почту, телефонию, мессенджеры (WhatsApp), настроили CRM‑форму и онлайн-чат для сбора заявок с сайта — создали учёт всех входящих обращений в единой системе.

4. Разработка воронок продаж. Создали воронки для всех существующих направлений (продажи, тендеры + исполнение, ведение клиентов, производство), прописали этапы, связали воронки через туннели для автоматизации переходов между стадиями. Кастомизировали карточки сущностей (сделка, контакт, компания) под нужды разных воронок. Настроили роботов для типовых действий: отправка уведомлений, назначение задач, контроль сроков.

5. Обучение. Провели онлайн‑тренинги для сотрудников. Показали, как происходит работа с воронками и карточками сущностей.

Результаты внедрения

Внедрение информационной системы значительно повысило прозрачность и управляемость бизнес‑процессов. Руководители в режиме реального времени получают актуальную аналитику - отслеживают статусы сделок на всех этапах воронки продаж.

Существенно улучшена обработка клиентских заявок. Интеграция всех каналов коммуникации (телефон, email, мессенджеры, веб‑форма) в единую систему сократила время реакции на обращения в среднем на 40 %. Система автоматически сохраняет полную историю взаимодействий с клиентами, что позволяет:

• быстро восстанавливать контекст при повторных обращениях;

• анализировать сценарии общения;

• повышать качество сервиса.

Ключевой результат — создание централизованного реестра тендеров. В карточке каждого мероприятия фиксируются:

• данные заказчика и предмет закупки;

• номер извещения и ссылка на документацию;

• ключевые сроки (подача заявок, рассмотрение, подписание);

• текущий статус (подготовка, подача, рассмотрение, результат).

Это позволило:

• исключить пропуск дедлайнов;

• эффективно планировать загрузку специалистов;

• оперативно реагировать на изменения условий закупок.

Система предоставляет мощные аналитические инструменты:

• отслеживание конверсии на каждом этапе воронки;

• выявление «узких мест» в процессах продаж и тендеров;

• анализ причин отказов клиентов и участников;

• формирование отчётов о рентабельности направлений.

Итоговые эффекты:

• ускорение принятия управленческих решений;

• снижение операционных рисков;

• повышение прозрачности процессов;

• укрепление конкурентных позиций на рынках госзакупок и коммерческих продаж.

Отзыв клиента

«Мы успешно прошли первый этап автоматизации с Битрикс24. Теперь я вижу реальные показатели по продажам, тендерам и производству в режиме реального времени — вся информация консолидирована в единой системе и обновляется автоматически. Это кардинально изменило подход к управлению. Могу точечно фокусироваться на проблемных зонах — например, сразу вижу, на каком этапе «зависают» сделки, где возникают задержки в тендерной работе или какие производственные процессы требуют оптимизации. Теперь управленческие решения принимаются не на основе предположений, а на базе объективных данных — это и есть главный результат первого этапа автоматизации»