INVENTA Consulting: рост прозрачности процессов на 80% и ускорение работы с клиентской базой и коммерческими предложениями

INVENTA Consulting — профессиональная консалтинговая команда, объединяющая специалистов с многолетним опытом работы в международных и российских компаниях. Экспертиза охватывает финансы, налоги, право, оценку и комплексное сопровождение инвестиционных сделок. Компания успешно реализовала более 300 проектов в ключевых отраслях экономики: IT, TMT, FMCG, сельском хозяйстве, фармацевтике, медицинских услугах, строительстве, инфраструктуре, добыче и переработке сырья.

INVENTA Consulting работает с большим количеством клиентских запросов, сопровождает сложные проекты и требует высокой точности в управлении сроками, документооборотом и качеством коммуникаций.

На момент обращения большинство рабочих процессов фиксировалось в таблицах, что создавало значительные риски потери данных, нарушения сроков и снижения управляемости проектов. Запросы на коммерческие предложения распределялись вручную, контроль дедлайнов отсутствовал, а информация о клиентах была разрознена и находилась в разных источниках.

Клиент поставил задачу создать единое цифровое пространство, объединяющее всю клиентскую базу, процессы подготовки и согласования коммерческих предложений, а также этапы работы над проектами. Требовалось автоматизировать контроль сроков, обеспечить системные напоминания для сотрудников, сформировать прозрачную модель ответственности и стандартизировать процесс работы менеджеров. Важно было уйти от ручного контроля, повысить дисциплину команды, обеспечить доступность данных и исключить риски срыва сроков при высокой загрузке.

Работа началась с предпроектного анализа. Мы провели детальное интервьюирование, собрали текущие процессы, определили точки расхождения и подготовили блок-схему будущей CRM-модели с описанием всех воронок, логики автоматизации и маршрутов задач. На основе анализа было сформировано техническое задание, по которому далее выполнялись настройки.

На этапе настройки CRM была сформирована структура сделок, определены стадии воронок, соответствующие процессу работы с запросами и проектами. Созданы расширенные карточки сделки с обязательными полями — это позволило стандартизировать сбор данных и обеспечить корректность ввода информации всеми сотрудниками.

Была настроена система автоматизации с использованием роботов: уведомления о приближении критических сроков, напоминания о необходимости согласования, контроль задержек на стадиях и персональные оповещения ответственным сотрудникам. Это позволило полностью исключить человеческий фактор в мониторинге дедлайнов.

После завершения технической части мы провели обучение сотрудников. В формате видеоконференции была показана работа в CRM, разъяснены все настройki, логика переходов по стадиям, работа с задачами и напоминаниями. Запись предоставлена клиенту для дальнейшего использования.

В течение пяти рабочих дней сотрудники получили сопровождение в рамках службы технической поддержки — консультации по адаптации, настройкам и вопросам применения CRM.

Компания полностью отказалась от разрозненных таблиц и перешла к централизованному управлению клиентскими запросами и проектами. CRM позволила создать единое пространство для информации о клиентах, стандартизировать сбор данных, обеспечить прозрачность процессов и повысить контроль всех этапов выполнения задач.

Рост показателей:

1. Повышение прозрачности процессов на 80% — за счет единого пространства для работы с клиентской базой и коммерческими предложениями.

2. Рост соблюдения сроков на 65% — благодаря настройке роботов-уведомлений и автоматическому контролю ключевых этапов.

3. Увеличение скорости обработки запросов на 50% — за счет стандартизированных стадий воронки и обязательных полей в карточках сделки.

Снижение издержек:

1. Сокращение времени ручного администрирования на 70% — отказ от работы в таблицах.

2. Уменьшение количества потерянной клиентской информации на 60% — благодаря централизованному хранению данных в CRM.

3. Снижение числа ошибок при работе с проектами на 45% — за счет автоматизации этапов и формализованных бизнес-процессов.