Управление проектами без рутинных операций

Компания «МК-Проф» занимается реализацией проектов любой сложности в области инженерных систем. Она предоставляет полный спектр услуг, включая:

• проектирование систем кондиционирования, вентиляции, отопления, водоснабжения и холодоснабжения;

• поставку оборудования;

• монтажные и пусконаладочные работы;

• гарантийное и сервисное обслуживание, ремонт.

«МК-Проф»:

•  является официальным дилером мировых производителей систем кондиционирования (Hisense, Hitachi, Daikin, LG, Lessar, Ballu, Electrolux, Royal Clima, MDV и др.) и вентиляционных систем (Ned, «Веза», Korf, Zilon, Shuft, VTS, Lessar и др.);

• работает на рынке более 15 лет;

• имеет собственные склады в Екатеринбурге и Москве;

• располагает штатом проектировщиков и монтажников.

Среди клиентов компании — юридические и физические лица, крупные промышленные и строительные предприятия. С 2007 года «МК-Проф» реализовала 493 проекта и насчитывает 43 специалиста в штате.

Ключевые проблемы клиента

1.     Данные о партнёрах, коммерческих предложениях и рабочих заданиях «разбросаны» по разным инструментам (1С, таблицы Excel), затруднён анализ истории общения с заказчиками.

2.     Сотрудники тратят время на ручной перенос информации между программами, не хватает инструментов для автоматизации стандартных операций (рассылки, постановка задач), нет механизмов быстрой обработки входящих запросов.

3.     Отсутствует централизованная система контроля поручений, сложно следить за сроками реализации проектов, нет наглядного отображения загруженности специалистов.

4.     Обмен информацией происходит через электронную почту, мессенджеры и телефонные звонки, не привязанные к конкретным проектам, отсутствует общая площадка для обсуждения рабочих вопросов, сложно фиксировать договорённости.

5.     Не хватает инструментов для работы с клиентами (отслеживание источников обращений, контроль статусов), отсутствует автоматизация этапов продаж (использование скриптов, чек-листов, шаблонов документов), затруднён анализ продуктивности менеджеров.

Глобальная цель

Синхронизация процессов, минимизация рутинных операций, прозрачность коммуникация и управление проектами, рост эффективности взаимодействия с клиентами и увеличение продаж.

Этапы внедрения

Этап 1. Анализ и планирование:

• проверить, как сейчас работают 1С и Excel, как обрабатываются данные;

• изучить, как общаются с клиентами и работают внутри отделов;

• нарисовать схему всех рабочих процессов и отметить, где нужна автоматизация;

• определить, каких результатов хотим.

Этап 2. Настройка CRM.

Настройка структуры компании:

• создать иерархию подразделений (бухгалтерия, коммерческий отдел, технический отдел с разделением на г. Екатеринбург и г. Москва, производственный отдел);

• определить роли сотрудников в системе (администратор, менеджер по продажам, тендерный специалист, руководитель отдела продаж, снабженец.).

Настройка направлений в сделках:

• выделить 3 ключевых типа сделок (Продажа, Тендерная воронка, Исполнение контракта);

• для каждого направления создать отдельную воронку;

• определить специфические этапы работы;

• установить критерии перехода между этапами.

Настройка роботов и туннели:

• создать туннель между воронками сделок (после победы в тендере сделка копируется в начальную стадию воронки по исполнению выигранного контракта);

• настроить бизнес-процессы на стадиях: (результат - в карточке сделки доступны актуальные данные: поступившая сумма, рассчитанная маржа, детализированный список расходов, текущий финансовый итог; это позволяет контролировать рентабельность сделок и оперативно принимать управленческие решения).

Настройка полей для сущностей:

• удаление не используемых, выделение обязательных и создание дополнительных полей.

Этап 3. Обучение команды.

• провести тренинги по CRM для всех сотрудников;

• написать простую инструкцию по работе с новыми инструментами;

• организовать поддержку сотрудников в первые недели работы с CRM;

• провести «тренировочные» сценарии (имитация работы с основными инструментами).

Результаты внедрения

Снизили объём рутинной работы на 30–50%.

Пересмотрели подход к организации труда, сделав ставку на цифровые инструменты, устранили монотонные действия, перестали вручную заносить данные.

Увеличили показатель конверсии продаж на 10–15%.

Стали отвечать клиентам оперативнее, предлагать решения, учитывающие их индивидуальные потребности, ускорили обработку входящих запросов - сократили время от получения заявки до первого контакта с клиентом, в результате большее число потенциальных покупателей доходит до заключения сделки.

Обеспечили прозрачность управления проектами.

Создали единую «картинку» рабочих процессов: все задачи собраны в одном интерфейсе, снабжены дедлайнами, именами ответственных.

Оптимизировали коммуникацию внутри коллектива.

Ввели регулярные онлайн-совещания и сессии по анализу проделанной работы - это помогает синхронизировать усилия команды.