Как «Корвас» автоматизировал производство и контроль заказов с помощью Битрикс24

О клиенте

Компания «Корвас» специализируется на проектировании и производстве изделий из металла и пластика. Работает как с крупными корпоративными заказами, так и с малыми тиражами.

Процессы от первого запроса клиента до отгрузки готовой продукции были разрознены, что создавало риски срыва сроков, потери информации и усложняло контроль заказов.

Задачи проекта

• Ускорить обработку входящих запросов от клиентов

• Обеспечить чёткий контроль этапов производства (конструирование, изготовление)

• Автоматизировать документооборот и исключить ручные ошибки

• Сделать процесс прозрачным для менеджеров и производственных подразделений

Отсутствие единой системы приводило к хаосу в коммуникациях, ручному переносу данных и постоянным звонкам между отделами.

Вызовы проекта

С какими проблемами столкнулась компания

Несмотря на понимание внутренних процессов, «Корвас» столкнулась с рядом ограничений, мешающих росту и качественному обслуживанию клиентов.

Ручная обработка заявок
Запросы поступали на три разные корпоративные почты. Менеджеры вручную переносили данные, что занимало время и увеличивало количество ошибок.

«Чёрный ящик» производства
После передачи заказа в цех менеджер терял контроль над сроками. Было непонятно, находится ли заказ на этапе конструирования или уже в производстве.

Риски утечки коммерческой информации
Производственным подразделениям не требовалось видеть финансовые условия договоров, но технической возможности ограничить доступ не было.

Длительное согласование документов
Подготовка договора под каждого клиента занимала часы и требовала ручного заполнения реквизитов и повторных проверок.

Цель проекта

Создать единое цифровое пространство для всех этапов работы — от первого письма клиента до отгрузки готового изделия.
Автоматизировать рутину, разграничить доступ к информации и вернуть менеджерам время для работы с клиентами.

Решение

Внедрение Битрикс24 как операционной системы компании

Мы детально проанализировали все этапы работы «Корвас» и построили в Битрикс24 связанные процессы, где каждая сделка — это конкретный заказ клиента.

1. Централизация входящих запросов и автоматизация лидов

• Подключены три корпоративные почты к CRM

• Письма с ключевых адресов автоматически создают лиды

• Настроено автоматическое распределение лидов по менеджерам в зависимости от канала поступления

• В карточке лида добавлены поля для быстрого внесения позиций заказа, что сразу формирует основу коммерческого предложения

2. Сквозная воронка продаж и производства

Разработана основная воронка сделок с этапами:

• Оформление

• Образец отправлен

• Договор

• Подготовка к производству

• Контроль оплаты и отгрузки

Дополнительно настроены две защищённые воронки для внутренних процессов:

Конструирование
Сделка автоматически попадает в эту воронку после одобрения заказа. Финансовая информация скрыта, доступны только технические задачи.

Производство
После завершения конструирования сделка автоматически переходит в воронку производства для контроля изготовления.

По завершении производства сделка возвращается менеджеру на этап контроля отгрузки и оплаты.

3. Контроль сроков и умные напоминания

• На этапе «Образец отправлен» система через 3 дня автоматически напоминает менеджеру связаться с клиентом

• После подписания договора CRM ставит задачу проконтролировать поступление предоплаты

• При переводе заказа на паузу или в отказ система требует обязательный комментарий, сохраняя историю причин для анализа

4. Автоматизация документов и работа с контрагентами

• Настроено автозаполнение реквизитов компаний по ИНН

• Созданы три шаблона договоров для разных юридических лиц

• Из карточки сделки менеджер в один клик формирует готовый к подписанию договор с корректными реквизитами и склонением ФИО директора

Результаты внедрения

Чёткий контроль вместо хаоса

Рост скорости обработки заявок в 3 раза
Лиды не теряются и сразу попадают к ответственному менеджеру.

Полная прозрачность производства
Менеджер в реальном времени видит, на каком этапе находится заказ, без звонков в цех.

Защита коммерческой информации
В производственных воронках доступна только техническая часть заказа, финансовые данные надёжно скрыты.

Сокращение времени подготовки документов
С 2–3 часов до 15 минут благодаря автозаполнению и шаблонам договоров.

Автоматический контроль критичных этапов
CRM не даёт забыть о предоплате, отправке образца или результате переговоров.

Структурированная аналитика
Экспорт данных по сделкам и задачам позволяет анализировать загрузку, эффективность менеджеров и длительность этапов.

Заключение

Внедрение Битрикс24 превратило разрозненные процессы «Корвас» в отлаженный конвейер — от запроса клиента до отгрузки готовой продукции.
Компания получила не просто CRM, а единую операционную систему, обеспечивающую контроль, экономию времени и основу для масштабирования.

Отзыв руководителя компании «Корвас»

«До внедрения мы тонули в почте, Excel-таблицах и бесконечных звонках между отделами. Сейчас весь заказ, от первого письма до отгрузки, ведётся в Битрикс24. Менеджеры не теряют лиды, производство получает чёткие задачи без лишней информации, а я вижу реальную картину по всем проектам. Автоматизация документов сэкономила нам десятки часов. Система работает как часы, и мы наконец можем сосредоточиться на развитии, а не на рутине».