20 лет роста - один цифровой контур: как ARTDIPLAY навела порядок в проектах и производстве с помощью Битрикс24

Как управлять десятками проектов одновременно, когда каждый из них включает несколько направлений — разработку, производство, подрядчиков, монтаж, платежи и документы, а вся картина нужна здесь и сейчас?

В ARTDIPLAY, компании с 20-летним опытом создания интерактивных игровых и образовательных пространств, эту задачу решили через системную цифровизацию проектного управления. Вместо разрозненных таблиц и ручного контроля компания выстроила единый контур в Битрикс24 и дополнила его кастомным приложением для управления проектами. Руководители получили наглядный планер со статусами, сроками и оплатами по всем активным проектам, а команда — прозрачный и управляемый процесс от первого обращения клиента до монтажа оборудования. Рассказываем, как это работает на практике и какие результаты дало бизнесу.

Контекст: как выглядело управление проектами в ARTDIPLAY

В ARTDIPLAY управление проектами всегда было задачей повышенной сложности. Каждый проект включал в себя индивидуальную разработку, производство, закупки, работу с подрядчиками, монтаж, платежи и документооборот. Проекты шли параллельно, находились на разных стадиях и требовали постоянной синхронизации между командами.

До внедрения единой цифровой системы управление во многом строилось на табличном учёте и ручном контроле. Данные по срокам, этапам, оплатам и статусам проектов фиксировались в отдельных файлах и передавались между участниками процесса. Чтобы понять реальное состояние проекта, информацию приходилось собирать и уточнять вручную.

Каждое направление — разработка, производство, монтаж, финансы — работало в своём рабочем контуре. Связь между этапами существовала, но не была зафиксирована в единой системе, из-за чего возрастали риски несинхронной работы, задержек и потери управляемости, особенно в проектах с индивидуальной разработкой и длительным циклом.

С ростом количества проектов такой подход перестал масштабироваться. Компании потребовалась единая, настраиваемая система управления проектами. Так начался переход на Битрикс24. Реализацией проекта занималась компания-интегратор «Эволюция».

Цель: автоматизировать управление проектами, сохранив простоту рабочего взаимодействия

Когда в работе одновременно находятся десятки проектов, каждый из которых включает 5–7 ключевых этапов — от разработки и производства до монтажа и закрывающих документов, — управление превращается в непрерывный, живой процесс. Проекты идут параллельно, находятся на разных стадиях и требуют постоянного взаимодействия между командами.

При внедрении новой системы для ARTDIPLAY было важно придерживаться философии распределённого управления. В процесс вовлечены сразу несколько ролей — проектные менеджеры, разработка, производство, монтаж, финансы. Каждый участник отвечает за свой участок работы, но все действия должны происходить в едином цифровом контуре. Руководству важно видеть полную картину по всем проектам в режиме реального времени, не нагружая команды лишней отчётностью и подключаясь только в критических точках.

У каждого участника процесса есть свои бизнес-задачи, которые новая система должна была закрывать.

Руководству компании было важно видеть:

• 100% активных проектов и их текущие стадии;
• где возникают отклонения по срокам и критичные точки;
• как синхронизируются разработка, производство и монтаж;
• статусы оплат и общую загрузку команды по всем направлениям.

Проектным командам и руководителям направлений было важно:

• работать только со своим этапом проекта, без лишних данных;
• фиксировать статус работ в 1–2 действия;
• иметь под рукой все задачи, документы и договорённости;
• не тратить время на ручную отчётность и пересылку информации.

Важно, чтобы новая система была понятна как руководителям, которым необходим управленческий контроль, так и специалистам, для которых цифровые инструменты — не основная задача. Платформа должна быть интуитивной и не перегруженной, чтобы каждый участник процесса понимал, что именно делать, на каком этапе и в какие сроки.

Как это реализовали: единая система управления проектами в Битрикс24

В ARTDIPLAY была выстроена единая цифровая система управления проектами, которая охватывает весь цикл работ — от первого обращения клиента до монтажа оборудования и закрывающих документов. Все процессы реализованы в Битрикс24 и связаны между собой, чтобы проект последовательно проходил каждый этап без потери информации и ручного контроля.

Входящие обращения (лиды)

Все входящие обращения клиентов собираются в одном месте и сразу берутся в работу. За каждым запросом закрепляется ответственный менеджер, а система помогает не пропустить первый контакт и следующий шаг — от подготовки коммерческого предложения до перехода в проект.

За счёт этого обращения не теряются, а каждый новый проект стартует по единому сценарию.

Проект — центральная точка управления

После перехода в проект сделка становится центральной точкой управления всей работой. В её карточке собрана ключевая информация по проекту: задачи индивидуальной разработки, заказы у производителей, оборудование, этапы монтажа, платежи и документы.

По мере движения проекта система помогает выстраивать процесс последовательно: на нужных этапах создаются связанные элементы, подключаются участники и фиксируются договорённости. Это позволяет видеть проект целиком и управлять им без постоянных ручных уточнений.

Индивидуальная разработка (RnD)

Для проектов с нестандартными решениями используется отдельный смарт-процесс RnD. Он выстроен как последовательная цепочка этапов — от сбора требований и проектирования до согласований и передачи в производство.

Каждый этап сопровождается обязательными данными и согласованиями, что исключает потерю требований и неконтролируемые изменения. После утверждения RnD система автоматически инициирует следующий шаг — работу с производством.

Производство и закупки

После утверждения разработки проект переходит в этап производства и закупок. Для каждого решения формируются заказы у конкретных производителей и поставщиков.

В системе сразу видно, что именно заказано, у кого находится заказ и на каких сроках он запланирован. Это позволяет заранее понимать, как производство и поставки влияют на дальнейшие этапы проекта, прежде всего — на монтаж.

Стандартное оборудование

Когда индивидуальная разработка не требуется, оборудование проходит стандартный цикл: заказ, готовность, передача на монтаж. Такой подход позволяет одинаково прозрачно управлять как типовыми, так и нестандартными проектами.

 Монтаж

Для проектов с выездными работами используется отдельная воронка «Монтаж» и элементы «Оборудование для монтажа». Ответственные сотрудники видят, какое оборудование и в какие сроки должно быть установлено, и могут планировать работы без дополнительных согласований.

Платежи

Финансовая часть проекта фиксируется непосредственно в карточке сделки. Видна общая сумма проекта, валюта и текущий остаток к оплате. Каждый факт поступления средств отражается отдельным элементом «Платёж», а система автоматически напоминает о контрольных точках.

Документы

При создании нового проекта система автоматически формирует структуру папок со всеми необходимыми разделами: RnD, документы для производителей, акты, сметы и другие материалы. Все документы доступны прямо из карточки проекта и связанных элементов.

Планер проектов

Для управленческого контроля было разработано кастомное приложение «Планер проектов». Оно объединяет все активные проекты компании в одном обзорном представлении и показывает ключевые этапы, сроки, статусы и оплаты.

Планер позволяет быстро выявлять отклонения от сроков, пересечения этапов и потенциальные перегрузки команды, заменяя собой несколько разрозненных отчётов и таблиц.

В планере также подсвечиваются критичные зоны: отклонения от плановых сроков, пересечения этапов и потенциальные перегрузки команды. Руководитель может быстро определить, где возникают узкие места и какие проекты требуют приоритетного внимания.

Дополнительно в одном представлении видны статусы оплат и контрольные точки, что позволяет синхронизировать финансовую часть с фактическим ходом работ. Это особенно важно для проектов с длительным циклом и параллельным выполнением этапов.

Такой формат обзора заменяет собой несколько разрозненных отчётов и Excel-таблиц, позволяя принимать управленческие решения быстрее и на основе актуальных данных.

Люди и изменения: как команда ARTDIPLAY адаптировалась к Битрикс24

Когда в ARTDIPLAY начали переход на Битрикс24, часть команды поначалу отнеслась к этому настороженно. До этого управление проектами строилось на привычных инструментах и ручных договорённостях. Такой формат не давал прозрачности и контроля, но был понятен и не требовал перестраивать рабочие привычки.

Переход на единую цифровую систему стал для команды вызовом. Проектов много, процессов ещё больше, а новая платформа требовала фиксировать этапы, статусы и договорённости в системе, а не «держать в голове». Особенно непросто было специалистам, для которых работа с цифровыми инструментами не является основной задачей и которые привыкли фокусироваться на производстве, разработке и монтаже.

Переломный момент наступил, когда сотрудники начали видеть практическую пользу от новых инструментов.

Стало проще контролировать свои задачи и этапы проекта — система сама напоминала о сроках и следующих шагах.
Информация по проекту больше не терялась в переписках и файлах — всё было собрано в одной карточке.
Процессы, которые раньше требовали согласований и уточнений, начали выполняться в несколько действий.

Постепенно появился эффект вовлечения. Команда стала активнее использовать систему, предлагать улучшения, пробовать новые сценарии работы. Руководители начали чаще опираться на данные из Битрикс24 при принятии решений, а не на устные отчёты.

В результате Битрикс24 стал для ARTDIPLAY не просто системой учёта, а рабочим инструментом, в котором удобно управлять проектами каждый день — как командам, так и руководству.

Результат: Битрикс24 как единая точка управления проектами

После запуска системы управление проектами в ARTDIPLAY стало быстрее и прозрачнее. Проектные команды получили понятную структуру этапов и единый рабочий контур, а руководство — инструменты контроля, которые сократили ручную работу и необходимость постоянных уточнений.

Вся ключевая информация теперь собрана в одном месте — от первого обращения клиента и задач разработки до производства, монтажа, платежей и документов. Это сократило время реакции на изменения и сделало процесс управления проектами более предсказуемым.

Параллельно изменилась и рабочая культура: команда стала активнее использовать цифровые инструменты, чаще фиксировать договорённости в системе и опираться на данные из Битрикс24 в ежедневной работе.

Цифры проекта

• 100% проектов ведутся в Битрикс24 — от лида до монтажа и закрывающих документов.
• До 25–30% сократилось время на координацию и управленческие согласования за счёт единого контура и автоматических напоминаний.
• На 20%+ выросла операционная работоспособность команд за счёт прозрачности этапов, статусов и загрузки.
• В 2 раза сократилось количество ручных уточнений и согласований между подразделениями.
• 100% ключевых данных по проекту (этапы, платежи, документы) доступны в одной карточке в режиме реального времени.