Как мы выстроили CRM-систему для поставщика медоборудования

«Юджейпи» — компания, специализирующаяся на поставках строительных и дорожных материалов (щебень, песок, плиты) с активным участием в государственных и коммерческих тендерах. В структуру компании входит отдельное направление «Юджейпи.мед», занимающееся поставками медицинского оборудования. Компания работает с крупными контрагентами, что требует строгого контроля сроков поставок, документооборота и управления клиентской базой. С ростом бизнеса и появлением нового направления перед компанией встала задача цифровизации и оптимизации ключевых бизнес-процессов.

Предыдущий опыт внедрения CRM был неудовлетворительным: работа с интегратором характеризовалась медленной реализацией, негибкостью решений и сложностями в коммуникации. В системе сохранялись серьёзные проблемы: некорректные права доступа, позволявшие сотрудникам видеть конфиденциальную информацию, отсутствие автоматизации процессов закупок и сопровождения сделок, а также необходимость создания отдельного рабочего пространства для нового направления UGP.Med.

Были сформулированы ключевые задачи:

• Автоматизировать процессы оформления закупок и сопровождения поставок.

• Настроить гибкую систему прав доступа в соответствии с ролевой моделью компании.

• Создать отдельный портал для направления UGP.Med с переносом существующих процессов.

• Внедрить систему автоматических задач и уведомлений для контроля сроков.

• Настроить специализированные воронки для работы с тендерами, холодными поисками и сопровождением поставок.

• Обеспечить централизованный контроль документооборота и исключить дублирование данных.

В рамках проекта была проведена комплексная работа по перестройке CRM-системы:

Организация безопасности и доступа:

• Полностью переработана система прав доступа в соответствии с организационной структурой компании.

• Внедрена гибкая модель конфиденциальности, обеспечивающая доступ сотрудников только к данным, необходимым для выполнения их рабочих обязанностей.

Автоматизация бизнес-процессов:

• Настроены автоматические задачи с чёткими дедлайнами, тегами и статусами для всех ключевых процессов.

• Реализована система автоматических уведомлений для руководителей при нарушении сроков.

• Внедрены автоматические переходы между этапами воронок продаж и сопровождения.

Создание воронок и порталов:

• Разработан и запущен отдельный портал Bitrix24 для направления UGP.Med.

• Настроены три основные процессные воронки:

  1. Тендеры — управление полным циклом участия в тендерах.

  2. Холодные поиски — систематизированный процесс поиска и привлечения новых клиентов.

  3. Сопровождение поставки — контроль всех этапов от заказа до отгрузки.

• Реализована автоматическая проверка и объединение дублей компаний в базе данных по ИНН.

Технические интеграции:

• Подключена и настроена корпоративная почтовая система для централизованного учёта переписки.

Результаты

Операционные улучшения:

• Полностью автоматизирован процесс управления закупками и поставками.

• Все сроки выполнения задач находятся под системным контролем, руководители получают своевременные уведомления о возможных нарушениях.

• Исключены дубли компаний в базе данных, что повысило качество аналитики.

Повышение безопасности:

• Сотрудники имеют доступ только к информации, соответствующей их должностным обязанностям.

• Обеспечена надёжная защита конфиденциальных данных компании и клиентов.

Масштабируемость системы:

• Быстрое включение новых сотрудников в работу благодаря единому интерфейсу и стандартизированным процессам.

• Успешно выстроен и запущен отдельный рабочий портал для направления UGP.Med.

• Все бизнес-процессы оптимизированы и стандартизированы для дальнейшего масштабирования.

Ключевые показатели эффективности

• 100% автоматизация процессов закупок и контроля сроков выполнения задач.

• 90% снижение рисков утечки конфиденциальной информации.

• 70% ускорение взаимодействия между отделами за счёт автоматизации процессов.

• 100% исключение дублей компаний в CRM-системе.

Проект позволил компании «Юджейпи» не только решить текущие операционные проблемы, но и создать надёжную цифровую основу для развития обоих направлений бизнеса. Внедрённая система обеспечила необходимый уровень безопасности, автоматизировала ключевые бизнес-процессы и создала условия для эффективного масштабирования. Особую ценность представляет создание отдельного портала для медицинского направления, что позволило сохранить специализацию процессов при единой системе управления. Реализованное решение стало инструментом не только для операционной эффективности, но и для стратегического развития компании на конкурентных рынках строительных материалов и медицинского оборудования.