Как компания ООО "ОЛСАЙНС" устранила риск потери данных при ротации персонала. Вся история клиента теперь доступна новому менеджеру за 30 секунд.

ООО "ОЛСАЙНС" - дистрибьютор лабораторного оборудования, расходных материалов и лабораторной мебели (импорт и РФ)
Клиенты: B2B заказчики, тендерные площадки, дистрибьюторы, научные и производственные организации.
Проблема: Разорванные коммуникации, хаотичные бизнес-процессы и отсутствие централизованного контроля привели к потере данных по клиентам и низкой эффективности отдела продаж (МОП).


Проблема 1: Разрозненность данных и потеря информации:
Хаос в данных: Критическая информация о взаимодействии с клиентами (переписки, коммерческие предложения, договоры) хранилась неструктурированно - в личных почтовых ящиках и на локальных дисках сотрудников.
Высокие риски: При увольнении или отпуске сотрудника полностью терялась история работы с клиентом, что делало невозможным оперативный подхват сделок и приводило к репутационным потерям.
Сложность анализа: Руководство не имея единой точки контроля не могло быстро оценить актуальный статус взаимодействия с конкретным клиентом или ход работы по сделке.

Проблема №2: Бессистемность и отсутствие управляемой воронки продаж
Отсутствие регламента: МОП работали по индивидуальным, несинхронизированным схемам, что приводило к "провисанию" сделок и потере контроля над процессом.
Неопределенные этапы: Отсутствие единой, четко прописанной воронки не позволяло стандартизировать действия менеджеров и исключало возможность обучения новых сотрудников по единому стандарту.
Слабый контроль: Руководство не имело прозрачной картины загрузки менеджеров и не могло объективно оценить эффективность на каждом этапе воронки.

Проблема №3: Хаотичный документооборот и длительные согласования
Исходная ситуация:
"Потерянные" документы: Согласование договоров и тендерной документации велось через почту и звонки, что приводило к путинице версий документов и потере времени на поиск актуального файла.
Проблема "зависшего" процесса: МОПы тратили до 30% рабочего времени на ручной поиск ответственного сотрудника (в Тендерном отделе, бухгалтерии, у Коммерческого директора), на котором "завис" процесс согласования или оплаты.
Отвлечение ключевых сотрудников: Постоянные звонки от МОП с вопросами о статусе оплаты или договора отвлекали бухгалтеров и сотрудников Тендерного отдела от выполнения их прямых обязанностей.
Решение 1 проблемы:
Внедрена единая CRM-система - Битрикс24, которая стала единственным рабочим местом для всего отдела продаж. 



Полный цикл фиксации: Настроена интеграция, аккумулирующая почту, звонки, задачи, встречи и все версии документов (КП, договоры, счета) в карточке Сделки.
Структура данных: Созданы и настроены стандартизированные карточки Сделок, Контактов и Компаний с обязательными полями для ввода критически важных данных, что исключило человеческий фактор в фиксации информации. 



Решение 2 проблемы: Единая, структурированная воронка и автоматизация МОП
Этапность и Регламент: Внедрена сквозная воронка продаж с 18 четко определенными, обязательными стадиями, которые отражают реальный путь клиента:
Настроенные стадии воронки Продажи:
Неразобранное- Взято в работу- Расчет сделки- Согласование КП- КП готово- КП отправлено- Переговоры/дожим- Счет отправлен- Договор отправлен- Передан в закупку- Поставка- Согласование отгрузки- Отгрузка- Финальная оплата- ОКК- Успешная сделка- Неуспешная/Нет нужной продукции.
Ценность: Эта структура выстроила единый регламент работы МОП, исключила разрыв коммуникаций при передаче клиента и сделала процесс продаж полностью управляемым.
Автоматизация Действий: Настроены автоматические задачи и дела на каждом этапе воронки:
Например: При переходе на стадию "КП готово" автоматически ставится задача "Отправить КП" с дедлайном; при попадании в "Передан в закупку" - автоматический запрос в отдел закупок. 



Решение 3 проблемы: Выделенная процессная воронка "Документооборот"



Процессная модель: Вместо смешивания продаж и согласований, была создана отдельная, полноценная процессная воронка "Документооборот".
Четкие этапы согласования: Настроены стадии, отражающие весь путь документа:
Новый → Доработка МОП → Согласование КомДир → Согласование директором → Согласовано → Отправлено клиенту → Оплачен/Подписан.
Прозрачность: На каждом этапе автоматически фиксируется ответственный, срок и актуальная версия документа.
Автоматизированные Бизнес-процессы: Настроены правила передачи и контроля:
Запрос в Тендерный отдел/Бухгалтерию автоматически создает задачу в соответствующем отделе.
Уведомления для МОП об изменении статуса (например, "Договор подписан" или "Счет оплачен").

Внедрение единой CRM-системы позволило полностью устранить разрозненность данных и риск их потери при ротации персонала. Вся история взаимодействия с клиентом, документы и статусы сделок теперь хранятся в карточке CRM, что снизило риск утраты информации на 100%. Новый менеджер может включиться в работу со сделкой за 30 секунд, без потери контекста. За счёт отказа от поиска данных в почте и на локальных дисках было высвобождено до 30% рабочего времени менеджеров, которое направлено на продажи.

Введение единой воронки продаж и автоматизации процессов повысило прозрачность и управляемость отдела продаж на 100%. Количество «зависших» сделок сократилось на 35%, а точность прогнозирования продаж выросла до 85–90%. Руководство получило объективные данные по загрузке и эффективности каждого менеджера.

Перевод документооборота и согласований в CRM сократил сроки согласования договоров и оплат на 40–50%, снизил нагрузку на бухгалтерию и смежные отделы на 30% и полностью исключил отвлечение МОПов на ручные уточнения статусов.