Битрикс24 для "Ямалсеверстройурал": делаем сложное — простым

В суровых условиях Крайнего Севера, где морозы опускаются ниже -50 °C, а расстояния между объектами исчисляются сотнями километров, строительство и обслуживание нефтепроводов - задача не из лёгких. Именно здесь на сцену выходит ООО «ЯмалСеверСтройУрал» - компания, которая превратила сложную логистику и поставку материалов в отточенный, предсказуемый процесс.
ООО «ЯмалСеверСтройУрал» было зарегистрировано 12 августа 2013 года в Екатеринбурге. Изначально команда энтузиастов поставила перед собой амбициозную цель: создать надёжную систему поставок для нефтегазового строительства в экстремальных условиях. Их девиз - «Мы делаем сложное - простым!» - с первых дней стал не просто слоганом, а фундаментом бизнес‑модели.

Сегодня компания успешно развивает два стратегических направления.

1.    Комплексная поставка на месторождения, обеспечение полного цикл снабжения объектов нефтегазовой отрасли:
•    доставка изоляционных материалов, устойчивых к экстремальным температурам;
•    обеспечение стройплощадок вспомогательным оборудованием (сварочные аппараты, генераторы, спецтехника);
•    логистика «под ключ» - от завода‑изготовителя до строительной площадки.
2.    Поставка оригинальных и сертифицированных аналогов запчастей для:
•    бульдозеров и экскаваторов;
•    трубоукладчиков и сваебойной техники;
•    грузовых автомобилей и вездеходов;
•    компрессорного и насосного оборудования.

Ключевые проблемы клиента:

Перед внедрением Битрикс24 ООО «Ямалсеверстройурал» сталкивалось со следующими проблемами:
•    отсутствие CRM-системы - работа с клиентами и сделками велась в разрозненных инструментах, без единой базы данных;
•    сложности в отслеживании стадий обработки лидов и сделок - не было структурированной воронки продаж;
•    трудности в распределении задач между сотрудниками и контроле сроков их выполнения;
•    отсутствие автоматизации рутинных процессов (напоминания, уведомления, планирование звонков);
•    разрозненность каналов коммуникации (почта, сайт, IP-телефония, мессенджеры) - не было единой точки сбора заявок;
•    сложности в управлении правами доступа и разграничении ответственности между сотрудниками;
•    трудности в формировании отчётности по продажам и работе с клиентами;
•    неэффективная работа с документами (отсутствие шаблонов, автоматизации отправки).

Глобальная цель:

Внедрение Битрикс24 с целью построения единой CRM-системы для автоматизации бизнес-процессов компании, повышения эффективности работы с клиентами и увеличения конверсии лидов в сделки.

Процесс внедрения:

Этап 1. Анализ и подготовка:
•    проведение встречи с ключевыми сотрудниками для выявления потребностей;
•    анализ структуры компании и ролей сотрудников;
•    определение требований к воронкам продаж, полям карточек, правам доступа;
•    составление плана внедрения с этапами и сроками.

  Этап 2. Настройка базовой структуры:
•    создание учётных записей сотрудников и настройка прав доступа;
•    настройка структуры компании (отделы, подчинение);
•    настройка базовых модулей Битрикс24 (задачи, чаты, календарь).

  Этап 3. Настройка CRM:
•    создание воронок лидов (13 стадий) и продаж (11 стадий);
•    настройка полей для лидов, контактов, компаний, сделок;
•    настройка роботов и триггеров для автоматизации процессов;
•    интеграция с почтовыми сервисами, сайтом (виджет обратной связи), IP-телефонией, Wazzup, Авито;
•    настройка шаблонов документов (коммерческое предложение, спецификация, договор, маркировка).

  Этап 4. Тестирование:
•    тестирование всех настроенных процессов на тестовых данных;
•    проверка работы интеграций, автоматизации, шаблонов документов;
•    сбор обратной связи от тестовой группы сотрудников;
•    корректировка настроек по результатам тестирования.

  Этап 5. Обучение персонала:
•    проведение тренингов для сотрудников по работе с Битрикс24;
•    подготовка инструкций и чек-листов;
•    ответы на вопросы, устранение «болевых точек» в работе с системой.

  Этап 6. Запуск и мониторинг:
•    запуск Битрикс24 в полноценную эксплуатацию;
•    мониторинг работы системы, сбор статистики;
•    оперативное решение возникающих вопросов;
•    адаптация системы под реальные рабочие процессы.

Результаты внедрения:

Количественные показатели:
•    сокращение времени обработки лида - на 30–40%;
•    увеличение конверсии лидов в сделки - на 20%;
•    сокращение времени на подготовку документов - на 50%;
•    рост количества обработанных заявок в месяц - на 30%;
•    сокращение сроков выполнения задач - на 25%;
•    охват всех каналов коммуникации (почта, сайт, мессенджеры, телефония) в единой системе.

Качественные изменения:
•    единая база данных по клиентам, сделкам, контактам;
•    прозрачность работы с лидами и сделками (отслеживание на каждой стадии воронки);
•    автоматизация рутинных задач (напоминания, уведомления, планирование звонков);
•    централизованное управление задачами и сроками их выполнения;
•    упрощение работы с документами (быстрый доступ к шаблонам, автоматическая подстановка данных);
•    улучшение коммуникации между отделами (чаты, каналы, коллабы);
•    чёткое разграничение прав доступа и ответственности сотрудников;
•    возможность аналитики и отчётности в реальном времени;
•    повышение клиентоориентированности за счёт оперативного реагирования на заявки.

«Внедрение Битрикс24 стало настоящим прорывом для нашей компании! Раньше работа с клиентами была хаотичной: заявки терялись, сроки выполнения задач срывались, документы готовились вручную. Теперь все процессы автоматизированы и прозрачны. Особенно удобно, что все каналы коммуникации собраны в одном месте - больше не нужно переключаться между почтой, мессенджерами и телефонией.»