Кейс Кофейные Традиции: как Битрикс24 сократил ручной труд до 15 часов и улучшил продажи

Клиент: ООО «Кофейные традиции» 

Город: Сочи

Сфера работы: оптовые поставки кофе, чая и сопутствующих товаров; продажа и аренда кофейного оборудования, его сервис и ремонт, а также тренинг-центр для бариста.

Годовой оборот: 100-500 млн. руб

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 50-100

«Кофейные традиции» — крупнейшая торгово-производственная компания на Юге России. Она поставляет кофе, чай, сиропы, топпинги и аксессуары HoReCa‐рынку, обслуживает кофемашины (аренда, ремонт, сервис) и обучает бариста в собственном тренинг-центре.

Уникальность компании заключается в её стремлении развивать кофейную культуру на Юге России: «Кофейные традиции» — официальный представитель бренда Hausbrandt, а сама компания активно продвигает философию осознанного потребления кофе и чая, комбинируя оптовую торговлю, сервис и образование.

Компания столкнулись с проблемой разрозненной информации и слабой системности процессов. В старой CRM не хватало прозрачности, сотрудники не вовлекались в работу, а менеджеры не могли корректно отслеживать задачи и сделки. Было важно выбрать универсальное решение, которое объединило бы все продажи, коммуникации и внутренние процессы под одной платформой — так компании посоветовали Битрикс24.

Что было важно:

• переезд из AMOCRM в Битрикс24;

• наладить коммуникацию между отделами и сотрудниками;

• автоматизировать процесс обработки заявок;

• интегрировать виртуальную АТС и систему IP-телефонии;

• организовать постановку и контроль дополнительных задач в CRM;

• внедрить учёт холодных звонков и встреч в CRM;

• настроить интеграцию с 1С.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: 

• настроена Воронка лидов;

• настроена Воронка сделок.

2. Смарт-процессы:

• настроен смарт-процесс “Реестр встреч”;

• настроен смарт-процесс “План продаж по менеджерам”;

• настроен смарт-процесс “Реестр реализаций (1С)”;

• настроен смарт-процесс “План продаж по клиентам (1С)”.

3. Интеграции:

• настроена интеграция с WhatsApp и Telegram, группа VK;

• выполнена интеграция и настройка телефонии;

• настроена интеграция 1С с Битрикс24, которая осуществлялась силами подрядчиков. Данная интеграция обеспечивает синхронизацию данных между системами: номенклатура, контрагенты, заказы, договоры, оплаты и отгрузки автоматически обновляются в Б24 при изменениях в 1С. Это позволяет избежать дублирования данных, ускоряет обработку заказов, контролировать выполнение договоров и оплат, отслеживать рентабельность и иметь актуальную информацию о всех сделках прямо в CRM.

4. BI - аналитика:

• настроен отчет  "Эффективность менеджеров". Этот отчет показывает эффективность отработки заявок;   

• настроен отчет "Аналитика по продажам". Этот отчёт обеспечивает руководству полное понимание текущей картины продаж и позволяет оперативно управлять всеми направлениями бизнеса.

В компании появилось аналитическое ядро — руководство теперь может анализировать конверсии, стадию сделок, причины отказов и строить прогнозы.

Что было сделано:

1. Систематизация продаж — все лиды и сделки находятся в одной воронке, сотрудники знают, за что отвечают, и руководители видят воронки целиком. Сокращение загрузки руководителя отдела продаж на 10–15 часов в месяц благодаря автоматическим отчётам и прозрачным воронкам.

1. 100% коммуникаций — теперь только в CRM. История не теряется, все участники видят контекст сделки, так как всё ведётся в одной системе.

2. Сокращение времени на поиск информации благодаря централизованному хранилищу данных и структурированию карточек клиента.

Внедрение сэкономило значительное время на администрирование, данные стали централизованными и легко доступны.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• прекрасная коммуникация — всё шло легко и без форс-мажоров;
  

• профессионализм команды —  подход к работе структурированный и дружелюбный.