Как освободить до 25 часов в неделю на рутинных задачах? Кейс компании “Лема”.

Клиент: ООО “Лема”

Город: Тверь

Сфера работы: оптовая торговля медицинским оборудованием и расходных материалами для лечебных учреждений. 

Годовой оборот: 100-500 млн. руб. 

Тариф Битрикс24: “1С-Битрикс24. Корпоративный портал - 100”

Количество сотрудников: 50-100 чел.

ООО “Лема” — надёжный поставщик медицинского оборудования, расходных материалов и реагентов, работающий на рынке с 2004 года. За два десятилетия компания сформировала репутацию стабильного партнёра для государственных и частных медицинских организаций. Компания сочетает в себе профессионализм, масштаб и персональный подход. Команда опытных специалистов обеспечивает клиентам полный цикл сопровождения — от консультации и подбора решений до поставки и технической поддержки. Благодаря выстроенным партнёрским отношениям с ведущими производителями медицинской техники компания выступает официальным дилером ряда брендов и предлагает оборудование, соответствующее современным стандартам здравоохранения.

Один из ключевых приоритетов организации — скорость и надёжность. Сотрудничество с проверенными транспортными компаниями позволяет осуществлять оперативную доставку продукции в любой регион страны. Широкий ассортимент товара в каталоге обеспечивает медицинским учреждениям доступ к полноценному выбору оборудования и материалов для эффективной работы.

Компания приняла решение о внедрении Битрикс24 в момент активного роста, когда привычные инструменты перестали справляться с возросшим объёмом задач и информации. Увеличение количества клиентов, сделок и внутренних процессов приводило к потере данных, разрозненности информации и замедлению взаимодействия между отделами.

Что было важно:

• организовать понятную и удобную коммуникацию между сотрудниками;

• обеспечить прозрачность и управляемость бизнес-процессов, чтобы руководство и сотрудники могли в любой момент видеть текущее состояние работы и этапы выполнения задач;

• снизить количество ошибок и недоработок за счёт стандартизации процессов, автоматизации рутинных операций и контроля выполнения задач;

• исключить потери заявок за счёт автоматической регистрации входящих обращений и контроля их прохождения по воронке до завершения.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: реализована: воронка лидов и воронка сделок “Запросы (КП)”.

2. Смарт-процессы:

• настроен смарт-процесс  “Тендеры”;

• настроен смарт-процесс  “Реестр договоров”;

• настроен смарт-процесс  “Заявки (Заказы)”;

• настроен смарт-процесс “Отгрузки”;

• настроен смарт-процесс “Заявки на сервис и ТО”;

• настроен смарт-процесс “Реестр оборудования”.

3. Интеграции:

Интеграция и настройка телефонии “Дом.ру”.

Интеграция с приложением “Контур.Закупки”.

4. Работа с документами:

Настроены шаблоны документов по направлениям: “Оборудование”, “Отгрузки” и “Заявки на сервис и ТО”.

5. BI-Аналитика:

Настроили дашборд с 7-ю BI-отчетами, которые позволяют компании получать полную прозрачность по ключевым бизнес-процессам — от предпродажной работы с тендерами и договорами до выполнения заявок и отгрузок. Они помогают:

• контролировать этапы сделок и тендеров, выявлять узкие места и своевременно принимать решения;
  

• отслеживать финансовые показатели по направлениям и эффективность работы отделов;
  

• мониторить выполнение договорных обязательств, процент исполнения и сроки завершения контрактов;
  

• анализировать причины проигрыша тендеров для улучшения стратегии участия;
  

• контролировать работу сервисной службы и своевременность выполнения заявок.

Внедрение Битрикс24 обеспечило системное управление процессами, снижение потерь информации и оптимизацию работы команды, создав надежную платформу для дальнейшего роста и масштабирования бизнеса.

Чего мы достигли:

1. Прозрачность процессов и коммуникаций: теперь каждый этап работы — от запроса клиента до завершения договора и отгрузки — полностью отслеживается в системе, что снизило риск потери информации  до 70%.
   

2. Сокращение ручной работы: автоматизация смарт-процессов и CRM позволила менеджерам сэкономить до 20–25 часов в неделю на рутинных операциях, сосредоточившись на ключевых задачах и работе с клиентами.
   

3. Контроль исполнения договоров: благодаря автоматическому расчёту процента исполнения договоров компания получила возможность оперативно отслеживать выполнение обязательств по каждому клиенту, что повысило точность планирования и снизило ошибки.
   

4. Повышение скорости взаимодействия между отделами: автоматические уведомления и распределение задач по направлениям обеспечили слаженную работу сотрудников, ускорив обработку запросов.
   

Внедрение Битрикс24 стало для ООО “Лема” ключевым шагом в переосмыслении внутренних процессов и взаимодействия между сотрудниками. Работа компании стала более прозрачной, динамичной и контролируемой: все этапы — от первого обращения клиента до отгрузки и мониторинга исполнения договорных обязательств — были выстроены в единую, логичную и автоматизированную систему.

Система взяла на себя значительную часть рутинных операций, освободив сотрудников от ручного ввода и обработки данных. Благодаря этому менеджеры смогли сосредоточиться на работе с клиентами и принятии решений.

Кроме решения текущих задач, Битрикс24 заложил прочную основу для дальнейшего развития компании. Платформа позволяет уверенно работать с растущими объёмами информации, масштабировать бизнес-процессы и поддерживать темпы роста без снижения качества сервиса.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• структурность работы команды;

• вовлеченность всей команды в процесс внедрения;

•  внимательное сопровождение на всех этапах проекта.