От Excel к полной системности: как Битрикс24 помог ООО “ТЕМИР-Строй” сократить ошибки и ускорить обработку закупок

Клиент: ООО “ТЕМИР-Строй”

Город: Белгородская обл., Старооскольский р-н, с. Незнамово

Сфера работы: строительство жилых, промышленных, торговых и сельскохозяйственных зданий и сооружений различного назначения под ключ.

Годовой оборот:  500-1 млрд. руб. 

Тариф Битрикс24: “Профессиональный”

Количество сотрудников: 100-250 чел.

Строительная компания “ТЕМИР-Строй” специализируется на строительстве жилых, промышленных, торговых и сельскохозяйственных объектов под ключ. За более чем 10 лет работы на рынке компания реализовала более 160 проектов, предлагая индивидуальный подход к каждому клиенту и учитывая все пожелания при выборе оптимальных решений. Все строительные материалы и конструкции сертифицированы и запатентованы, что обеспечивает высокий контроль качества и надежность зданий. Компания также предоставляет гарантию и сервис, что позволяет клиентам быть уверенными в долговременном использовании объектов.

Компания обратилась за внедрением Битрикс24 с целью оптимизировать работу отдела закупок, повысить прозрачность процессов и контроль исполнения заявок. Кроме того, они стремились улучшить коммуникацию внутри отдела и между подразделениями компании, чтобы ускорить согласование смет, счетов и закупок, а также минимизировать ошибки при передаче информации между сотрудниками.

Что было важно:

• оптимизировать процесс передачи заявок от участков в отдел закупок;

• создать удобный канал коммуникации между участком (начальником участка / руководителем проекта) и отделом закупок;

•  внедрить прозрачный механизм контроля сроков и статусов заявок;

•  сформировать единое пространство для хранения и отслеживания информации по закупкам.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. Смарт-процессы:

• настроен смарт-процесс “Объекты”;

• настроен смарт-процесс “Заявки на закупки”;

• настроен смарт-процесс  “Счета от поставщиков”;

• настроен смарт-процесс  “Реестр платежей”;

• настроен смарт-процесс  “Реестр отгрузок”;

• настроен смарт-процесс  “Общая ведомость”

• настроен смарт-процесс “Смета”;

• настроен смарт-процесс “Определить товары к заявке”

• настроен смарт-процесс  “Фактическая закупка”;

• настроен смарт-процесс  “Реестр договоров”.

2. Интеграция 1С и Битрикс24. Работы осуществлялись совместно с  подрядчиками. Данная интеграция с 1С позволила исключить дублирование информации, автоматически обновлять данные по товарам, поставщикам, оплатам и отгрузкам, что минимизировало риск ошибок.

Внедрение Битрикс24 позволило компании полностью автоматизировать и структурировать работу отдела закупок, что решило ключевой запрос клиента. 

Что было сделано:

• Автоматизация и структурирование процесса закупок. Сокращение времени на подготовку и оформление заявок на закупку до 50 % по сравнению с ручной работой в Excel.

• Прозрачность и контроль. Весь процесс – от формирования заявки до закрытия объекта – отображается в системе. Менеджеры видят, какие товары заказаны, какие счета согласованы, какие платежи проведены, а руководители – кто и на какой стадии выполняет задачи.

• Ускорение согласования и коммуникации. Время на согласование и обработку закупки сокращено примерно на 40 %, коммуникация внутри отдела и с руководством стала прозрачной и предсказуемой.

• Стандартизация и прозрачность данных. Вся информация хранится в единой системе, что снижает потерю данных и ошибки при переносе информации.

Теперь все заявки на закупки, сметы и объекты ведутся в единой системе, что обеспечивает прозрачность исполнения проектов и контроль на каждом этапе. Сотрудники получают задачи и уведомления напрямую в системе, согласования проходят быстрее. Битрикс24 помог снизить зависимость от Excel-файлов и человеческого фактора, ускорил обработку информации, улучшил коммуникацию внутри отдела и между подразделениями, а также создал единую цифровую среду для управления закупками. 

Оценка сотрудничества с “INVO Group” по 10-балльной шкале: 10

Клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• комфорт взаимодействия;

• оперативное решение запросов;

• регулярная отчетность.