Автоматизация «Нита-Фарм»: в 3 раза сократили ручные операции

1. Хаос в документации и сложность анализа данных.
2. Отсутствие прозрачного контроля за выездами региональных менеджеров.
3. Риск перерасхода бюджета при работе с инфлюенсерами.
4. Множество рутинных и ручных действий при работе с партнерами и клиентами.
5. Наличие идей не сопровождалось формализованными ТЗ.

Цель проекта — адаптировать корпоративный портал под нужды компании, чтобы повысить эффективность и удобство работы сотрудников, а также сделать бизнес-процессы прозрачными и наглядными.

Поставили следующие задачи:

1. Внедрить CRM для коммерческого блока и отдела продаж с возможностью работы с компаниями и их многочисленными точками сбыта.
2. Автоматизировать работу сотрудников с задачами через задачник «Битрикс24».
3. Перевести работу с лидерами мнений из Excel в «Битрикс24», организовать воронку и автоматизировать контроль взаимодействий.
4. Внедрить логику для контроля бюджетирования, чтобы распределять и подсчитывать остатки бюджетов.
5. Обеспечить прозрачный контроль выездов региональных представителей на точки с фиксацией и сравнением геолокации, чтобы упростить контроль за исполнением обязательств менеджерами.

Проект разделили на три этапа, чтобы постепенно внедрять и тестировать изменения, снизить риски и повысить удобство для сотрудников.

1. Кастомизация модуля «Задачи и проекты»

Доработали стандартный функционал «Битрикс24»: добавили роли, фильтры и бизнес-логику, позволяющие сотрудникам быстрее находить задачи и отслеживать прогресс.

При этом возникла сложность: у заказчика отсутствовало формализованное ТЗ, имелись лишь пользовательские пожелания. Для поиска оптимального решения мы предложили несколько вариантов настройки и отображения полей, согласовали сценарии работы и реализовали наиболее эффективный вариант.

2. Выстраивание процесса работы с opinion лидерами

Следующий шаг – автоматизация взаимодействия с инфлюенсерами. До этого работа велась в Excel, что было недостаточно удобно за счет ручного заполнения таблиц, и непрозрачно. Мы создали отдельную воронку для эффективного взаимодействия с лидерами в CRM:

• Автоматизировали действия сотрудников с помощью бизнес-процессов: карточки автоматически перемещаются по стадиям в зависимости от ключевых дат:

• Настроили систему автоматических дел для контроля взаимодействий и напоминаний сотрудникам:

• Внедрили смарт-процесс «Бюджетирование» с сопутствующими регулярными заданиями на руководителя PR-отдела для формирования и корректировки бюджетов. Система в карточке бюджетирования автоматически рассчитывает остатки на год, кварталы и месяцы:

Основной вызов на этом этапе связан с переносом данных из Excel. Клиент хранил в таблицах контакты, историю взаимодействий и финансовую информацию, но структура файлов не позволяла выполнить прямую загрузку. Совместно с заказчиком разработали правила преобразования, привели информацию к единому формату (включая бюджеты, контакты и даты взаимодействий) и настроили корректный импорт в новые смарт-процессы CRM.

В результате процесс стал прозрачным, управляемым и избавил сотрудников от ручных действий и дополнительных справок.

3. Автоматизация продаж МДЖ в CRM «Битрикс24»

Для отдела продаж реализовали отдельную воронку и кастомизировали карточки компаний. Важной было учесть, что у одной компании может быть множество торговых точек (аптеки, ветклиники и др.), с которыми работают разные менеджеры.

Решение:

• Каждая точка закрепляется за конкретным регионом.
• За каждым менеджером закрепляются доступные для работы регионы.
• При входе в CRM менеджер видит только свои точки в своем регионе.
• Руководитель получает все взаимодействия по всем регионам.

Это позволило стандартизировать работу отдела продаж и упростить контроль за большим количеством сделок.

Также в рамках работы с отделом продаж МДЖ запустили инструмент контроля выездов региональных представителей и добавили возможность фиксации геолокации в CRM:

Сложность заключалась в том, что в стандартной версии «Битрикс24» отсутствует функционал фиксации геолокации. Для решения протестировали несколько внешних сервисов, проверили их совместимость с CRM и выбрали наиболее подходящий вариант.

Как это работает:

1. При визите на точку менеджер открывает ссылку, система фиксирует координаты и сравнивает их с адресом объекта.
2. В случае совпадения визит подтверждается, информация сохраняется в карточке CRM.
3. Руководитель может быстро убедиться, что визит состоялся на самом деле.

• Автоматизировали работу по продажам — примерно 2/3 рутинных операций выполняются без участия сотрудников, сделки создаются и двигаются по этапам автоматически.
• Настроили систему контроля выездов менеджеров — 100% выездов региональных менеджеров фиксируются и подтверждаются в CRM с привязкой к датам и клиентам.
• Упорядочили взаимодействие с лидерами мнений: выстроена отдельная воронка, карточки автоматически переходят по этапам, создаются задачи на ключевые даты.
• Реализовали прозрачный контроль бюджетов — система считает остатки по месяцам, кварталам и году, отправляет задания на корректировку и исключает перерасход.
• Кастомизировали задачник под пожелания заказчика: роли «Контролирую» и «Согласовываю», история согласований, шаблоны задач и зависимые поля.
• Выстроили гибкую систему справочников и пользовательских полей с логикой взаимных зависимостей и подсказками для сотрудников.

Отзыв владельца проекта:

До внедрения у нас было несколько проблем: в штате не было сотрудников, которые разбирались в Битриксе, подрядчиков пробовали много, но они не могли удовлетворить наши потребности. Экспертизы и понимания возможностей системы не хватало — знали только, что ее можно дорабатывать. Были идеи в голове, но формализованных ТЗ не было.

Самое главное впечатление от работы с Webest — это то, что на наши пожелания мы получали не просто «да, мы можем реализовать», а реальные примеры из практики, которые потом подтверждались на деле. Находились решения даже для нетривиальных задач. Можно было закинуть идею «из головы», и пусть не с первой попытки, но она реализовывалась. Почти всегда удавалось не выходить за верхнюю границу сроков и бюджета. Критичные проблемы решались оперативно. 

Отдельно отмечу работу с opinion-лидерами — всё работает в штатном режиме, просьб и доработок нет, мы полностью довольны. Большим результатом стала кастомизация модуля «Задачник» — мы полностью перешли с Elma на Битрикс, и сейчас у нас много планов по автоматизации и развитию интеграции с 1С. Проект с фиксацией геолокации и выстраиванием отдела продаж МДЖ находится на стадии обучения сотрудников и внедрения.

По дальнейшему сотрудничеству хотелось бы также соблюдать сроки и договоренности, которые озвучиваются.