Как автоматизация бизнес-процессов помогла онлайн-караоке мгновенно рассылать логины и пароли пользователям

Описание проекта:

Платформа "Караоке" — это онлайн-сервис, позволяющий пользователям:

• Регистрироваться и получать доступ к платформе.
• Петь и прослушивать исполнителей.
• Пользоваться каталогом песен для исполнения и прослушивания.

Платформа предназначена для развлекательной деятельности, в ней участвует более 10 сотрудников, отвечающих за поддержку пользователей, модерацию и техническое сопровождение.


Цель проекта:

Автоматизировать процесс регистрации новых пользователей — ключевая задача для повышения эффективности бизнеса.
Цель — заменить ручной ввод данных на интегрированную систему, где заявки поступают через форму на сайте или в приложении, автоматически проверяются на корректность, синхронизируются с CRM и уведомляют ответственных сотрудников. Это ускорит обработку заявок с дней до минут, снизит нагрузку на команду, минимизирует ошибки (опечатки, пропущенные поля) и улучшит опыт пользователя — он получит мгновенное подтверждение и прозрачный статус заявки.

Внедрение автоматизации также позволяет собирать аналитику: откуда приходят заявки, сколько времени занимает обработка, где возникают бутылочные горлышки. Благодаря этому можно точно оптимизировать воронку продаж, перераспределить ресурсы и повысить конверсию. В Bitrix24 это реализуется через формы с валидацией, битрикс-ботов для автоматических уведомлений, воронки с этапами и интеграцией с почтой, мессенджерами и внешними сервисами. Сотрудники больше не тратят время на рутину — они сосредоточены на клиентском сервисе и удержании. Пользователи чувствуют профессионализм: заявка обрабатывается без задержек, статус виден в личном кабинете, а подтверждение приходит в течение минут. 
Выполненные работы:

1. Решение проблемы с рассылкой логинов и паролей.

Клиент столкнулся с проблемой: после регистрации новых пользователей, им ручным способом приходилось отправлять логины и пароли на электронную почту. Это занимало много времени и подвергалось риску ошибок.

Решение:

• Настроена автоматическая рассылка логинов и паролей после заполнения формы.
• Интеграция с почтовой системой позволяет мгновенно отправлять данные на указанный пользователем адрес.

2. Создание специализированных списков.

Для хранения информации о пользователях были разработаны специализированные списки в Bitrix24.

Решение:

• Созданы списки пользователей, в которых хранятся:
• Имя и фамилия.
• Email.
• Логин и пароль.
• Дата регистрации.
• Настроена автоматическая отправка данных на электронную почту.

3. Интеграция Bitrix24 и email.

Для автоматизации процесса была настроена интеграция с почтовой системой.

Решение:

• Настроены автоматические письма при регистрации.
• Письма содержат:
• Логин и пароль.
• Ссылку на платформу.
• Инструкции по началу работы.
• Интеграция позволяет мгновенно отправлять логин и пароль на указанный пользователем адрес.

4. Создание CRM-формы.

Для удобства регистрации была разработана CRM-форма, которая позволяет пользователям оставить свои контактные данные.

Решение:

• Форма размещена на сайте клиента.
• После заполнения формы:
• Данные автоматически попадают в Bitrix24.
• Запускается бизнес-процесс.
• Форма включает:
• Поле для email.
• Поле для имени.
• Поле для выбора города.
• Поле для согласия на обработку персональных данных.

5. Настройка бизнес-процесса.

Был создан автоматизированный бизнес-процесс, который:

• Вносит новых пользователей в базу.
• Отправляет им логин и пароль на электронную почту.
• Упрощает и ускоряет все этапы регистрации и авторизации.

Этапы бизнес-процесса:
1. Получение данных через CRM-форму.
2. Создание пользователя в системе.
3. Генерация логина и пароля.
4. Отправка письма с данными.
5. Уведомление сотрудников о новом пользователе.

Результаты:

Сокращение времени на ручную отправку данных в 5 раз — ключевой шаг к цифровой трансформации, который превращает рутину в стратегическое преимущество.

Пользователи получают доступ мгновенно — без ожиданий, задержек и непрозрачных этапов, что напрямую повышает их доверие и лояльность. Удобство для клиентов заключается в том, что данные приходят в нужном формате, в удобное время и без лишних действий: ни звонков, ни писем с просьбой уточнить информацию. Удовлетворённость растёт: проект реализован в срок, без отклонений от договорённостей, что укрепляет репутацию компании как надёжного и технологичного партнёра. Сотрудники освобождаются от монотонной работы — больше не тратят часы на копирование, проверку и ручную отправку данных, сосредотачиваясь на решении сложных задач, общении с клиентами и развитии сервиса. Автоматизация снижает количество ошибок на 80–90%, ускоряет циклы обработки и создаёт ощущение профессионализма, которое клиенты чувствуют даже на уровне мелочей. Результат — не просто эффективность, а комфорт для всех сторон: клиенты довольны, сотрудники счастливы, бизнес масштабируется без пропорционального роста нагрузки. Внедрение таких решений в Bitrix24 через формы, ботов и воронки делает процесс не просто автоматизированным, а предсказуемым, измеримым и готовым к росту.
Отзыв клиента:

Заместитель директора, выразил полную удовлетворённость результатом:

-«Очень доволен, что всё сделали, как и обещали, и главное — вовремя. Это сильно упростило нашу работу и повысило удовлетворённость пользователей.»

Дополнительные преимущества:

- Увеличение скорости регистрации — пользователи получают доступ к платформе сразу после заполнения формы.
- Снижение нагрузки на поддержку — автоматизация позволяет сократить количество обращений.
- Улучшение пользовательского опыта — клиенты получают данные быстро и без ошибок.
- Упрощение аналитики — все данные хранятся в единой системе, что позволяет отслеживать активность пользователей.