CRM для Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)
Перед нами стояла задача создания единого цифрового пространства для работы с абитуриентами, которое обеспечивало бы централизованную обработку всех заявок и ускорение коммуникации с поступающими.
Основной целью было снижение нагрузки на сотрудников приёмной комиссии, исключение дублирования данных и обеспечение точности и актуальности информации о каждом абитуриенте. Система должна была быть гибкой и адаптируемой для различных категорий поступающих: бакалавриат, магистратура, аспирантура, перевод, дополнительные образовательные программы и специальные образовательные проекты. Важным условием внедрения была интеграция с уже существующими внутренними системами университета, включая синхронизацию с 1С, что позволяло поддерживать единые и актуальные данные о студентах. Дополнительно требовалось автоматизировать обработку заявок, регистрацию на мероприятия, отправку автоматических напоминаний, сбор обратной связи, а также обеспечить полноценную коммуникацию через мессенджеры, чат-боты и веб-формы. Дополнительно нужно было перенести со старого портала функционал согласований мероприятий.
Все эти меры позволяли сотрудникам сосредоточиться на консультировании и сопровождении абитуриентов, вместо рутинной обработки информации, а также создавать прозрачный и контролируемый процесс работы на всех этапах приёма в университет, обеспечивая высокий уровень сервиса для поступающих.
Процесс внедрения:
Для перехода со старого портала на новый была реализована организация распределения контактов по категориям и направлениям, что минимизировало ошибки и обеспечило плавный переход всей базы абитуриентов в новую CRM.
Были настроены бизнес-процессы и автоматизации для разных направлений работы. Все обращения из веб-форм, мессенджеров, звонков и офлайн-встреч фиксируются в CRM, создаются карточки контактов и сделок, информация синхронизируется между воронками и внутренними системами.
Реализована интеграция с 1С, что обеспечивает актуальность данных о студентах и заявках, снижает риск дублирования и упрощает контроль за обработкой. Также была подключена телефония, интегрированы группы в мессенджерах, а работа с абитуриентами дополнена чат-ботом в Telegram. Для удобства абитуриентов и сотрудников проведена интеграция с личным кабинетом на сайте ТУСУР, что позволяет централизованно управлять процессом поступления и коммуникацией.
В результате внедрения нового цифрового пространства ТУСУР получил полностью автоматизированную систему для работы с абитуриентами, обеспечивающую централизованную обработку всех заявок и коммуникацию с поступающими на всех этапах приёма.
Переход со старого портала на новую CRM прошёл плавно, без потери данных и с минимальными рисками ошибок.
-
Сотрудники университета получили возможность видеть актуальные сведения о каждом абитуриенте, отслеживать историю взаимодействий, запрашивать недостающие документы и контролировать все этапы обработки заявок.
-
Были реализованы бизнес-процессы для автоматической рассылки напоминаний о мероприятиях, интеграция с 1С позволила синхронизировать данные о студентах и заявках, снизить риск дублирования и облегчить контроль за процессом.
-
Подключение телефонии, мессенджеров и чат-бота в Telegram обеспечило удобную и быструю коммуникацию с абитуриентами, а интеграция с личным кабинетом на сайте университета позволила централизованно управлять процессами поступления.
В результате внедрения снизилась ручная нагрузка на сотрудников, повысилась точность и актуальность данных, а работа с абитуриентами стала более прозрачной и контролируемой. Университет получил современную, гибкую и удобную платформу, которая позволяет сосредоточиться на сопровождении поступающих, предоставлении консультаций и повышении качества обслуживания, обеспечивая эффективное управление внутренними процессами и максимальное удобство для абитуриентов.
Отзыв о работе:
Сотрудничество с командой внедрения Битрикс24 позволило ТУСУР значительно повысить эффективность работы с абитуриентами и внутренними процессами университета. Все этапы внедрения были реализованы профессионально и в срок, с учётом наших особенностей и потребностей. Автоматизация процессов, интеграция с 1С и личным кабинетом студентов, подключение мессенджеров и чат-бота сделали работу сотрудников более удобной и точной, а коммуникацию с абитуриентами – более оперативной и прозрачной. Университет получил современную платформу, позволяющую сосредоточиться на сопровождении и развитии образовательных проектов, что полностью удовлетворяет наши ожидания.
