CRM для Благовещенского государственного педагогического университета

Краткая информация о клиенте

Благовещенский государственный педагогический университет (БГПУ) – старейший педагогический вуз Дальнего Востока, основан в 1930 году. 

Готовит специалистов в области образования, педагогики, психологии, иностранных языков, физической культуры и технических дисциплин. Университет активно участвует в научных исследованиях, международных проектах и сотрудничает с образовательными учреждениями региона. Университет активно работает с абитуриентами разных возрастов, включая школьников старших классов, студентов колледжей и иностранных кандидатов, развивает дистанционные программы, подготовительные курсы и дополнительные образовательные проекты.

Благовещенский государственный педагогический университет (БГПУ) нуждался в унифицированной системе для приёма и сопровождения заявок абитуриентов, которая позволила бы оптимизировать работу приёмной комиссии и ускорить обработку большого объёма данных. 

Вуз стремился исключить дублирование информации, повысить точность учёта заявок и обеспечить удобный, прозрачный процесс взаимодействия как для сотрудников, так и для поступающих. Необходимо было создать инструмент, который позволял бы отслеживать статус каждого абитуриента, классифицировать их по различным категориям, включая образование, уровень подготовки и участие в мероприятиях, а также контролировать подачу документов и регистрацию на образовательные события. Особое внимание уделялось интеграции с современными мессенджерами для оперативного информирования абитуриентов и улучшения коммуникации с ними.

Процесс внедрения

Была построена комплексная система с несколькими направлениями CRM: 

• регистрация на мероприятия

• классификация абитуриентов

• сопровождение до подачи документов 

• контроль за поступлением

Для мероприятий настроены стадии регистрации, напоминаний и учёта явки, а система автоматически фиксирует дубликаты и отсутствие участников. Классификатор позволяет отслеживать абитуриентов в зависимости от возраста, подготовки, участия в мероприятиях и готовности к поступлению. 

Направления «Прием Колледж», «Прием РФ» и «Иностранный прием» охватывают процесс от потенциального абитуриента до зачисленного студента, включая проверку документов, сопровождение платного конкурса и формирование окончательных статусов.

Для удобства абитуриентов настроен телеграм-бот, который информирует о ключевых изменениях и позволяет получать уведомления напрямую в мессенджере.

В результате внедрения Битрикс24 сотрудники университета получили возможность работать с актуальными данными и историей взаимодействий с каждым абитуриентом. Система позволяет отслеживать все этапы обработки заявок, автоматизировать отправку напоминаний о мероприятиях с помощью бизнес-процессов и вести переписку в удобных для абитуриентов мессенджерах, включая Telegram и группы ВКонтакте. Централизованный приём и сопровождение заявок обеспечивает единый процесс для всех категорий абитуриентов. Внедрённый телеграм-бот позволяет быстро информировать абитуриентов о важных событиях и получать обратную связь. 

В результате существенно сократилось время обработки заявок, снизилась нагрузка на приёмную комиссию, а коммуникация с абитуриентами стала более прозрачной и удобной для всех участников процесса.