CRM для Ярославского государственного медицинского университета
Необходимость внедрения Битрикс24
Вузу требовалась интегрированная платформа для приёма и сопровождения заявок на обучение и аккредитацию. Цель проекта – ускорить обработку данных, исключить дублирование информации, упростить работу сотрудников приёмной комиссии и обеспечить удобный процесс для поступающих, в том числе из других стран.
Процесс внедрения
На базе Битрикс24 развернута комплексная система онлайн-регистрации.
Для разных категорий поступающих подготовлены отдельные формы на русском и английском языках, все обращения автоматически фиксируются в CRM и распределяются между ответственными сотрудниками.
После первичной проверки сотрудник может отправить персональную ссылку на дополнительную форму для дозагрузки или уточнения данных. Информация из дополнительной формы сразу встраивается в карточку, что исключает ручной ввод.
Система автоматически формирует пакет документов: подтверждения, согласия и письма о зачислении, которые отправляются поступающим по электронной почте.
Для оперативного информирования настроены автоматические уведомления и напоминания на каждом этапе.
Решение задачи
Для Ярославского государственного медицинского университета была разработана и внедрена комплексная система автоматизации приёма заявок на обучение и аккредитацию на базе платформы «1С-Битрикс24». Основная задача заключалась в создании единого цифрового пространства, обеспечивающего централизованную обработку обращений поступающих, автоматизацию документооборота и повышение прозрачности всех этапов взаимодействия между абитуриентом и приёмной комиссией.
Решение включило создание отдельных форм регистрации для разных категорий поступающих (бакалавриат, магистратура, иностранные граждане) на русском и английском языках. Все заявки автоматически фиксируются в CRM, где им присваиваются ответственные сотрудники и статусы обработки. Это позволило исключить потери и дублирование данных. После первичной проверки заявок сотрудники могут направлять индивидуальные ссылки на дополнительные формы для дозагрузки документов или уточнения информации. Интеграция с CRM обеспечивает мгновенное обновление карточек без ручного ввода.
Система автоматически формирует стандартные пакеты документов (подтверждения, согласия, уведомления), которые направляются абитуриентам по электронной почте. Дополнительно реализованы триггерные уведомления и напоминания для всех участников процесса. Для повышения удобства внедрён телеграм-бот, который уведомляет поступающих об изменениях статусов и предстоящих действиях. Решение обеспечивает непрерывность коммуникации и прозрачность каждого шага поступления.
Результат
После внедрения решения на базе Битрикс24 приём заявок в ЯГМУ стал полностью цифровым и автоматизированным. Университет получил единую систему для работы с обращениями абитуриентов, которая исключила необходимость ручной обработки данных и значительно ускорила коммуникацию между поступающими и сотрудниками приёмной комиссии. Вся информация теперь хранится централизованно, что исключает риск потери документов и повышает точность ведения учёта.
В результате время обработки заявок сократилось более чем вдвое, а нагрузка на сотрудников уменьшилась благодаря автоматическому распределению задач и уведомлениям. Абитуриенты получают персональные инструкции и сгенерированные документы сразу после отправки данных, что делает процесс поступления прозрачным и удобным. Телеграм-бот стал эффективным каналом оперативной обратной связи, позволяя пользователям получать напоминания и статусы без необходимости посещать личный кабинет.
Внедрение системы позволило унифицировать процесс приёма заявок для российских и иностранных студентов, повысить качество обслуживания, снизить количество ошибок, а также обеспечить современный цифровой формат взаимодействия, соответствующий уровню ведущего медицинского университета России.
Отзыв
Специалисты ООО «Аксимедиа Софт» показали высокую квалификацию в области организации IT-проектов, профессионализм, конструктивный и гибкий подход в решении поставленных задач. Перед началом работы был проведен грамотный аудит и предложено оптимальное программное решение, соответствующее текущим потребностям вуза и дальнейшим планам по развитию информационных систем и сервисов.
Благодаря внедрению программного продукта «ІС - Битрикс24: Портал учебного заведения» были успешно проведены: прием документов для процедуры первичной и первичной специализированной аккредитации специалистов, а также приемная кампания 2025 года, в части организации приема иностранных обучающихся на русском языке и языке-посреднике и приема по программам ординатуры. Члены приемной комиссии ЯГМУ отметили удобство и ощутимое сокращение временных затрат на прием, оформление и рассылку документов. Кроме этого, на протяжении всего процесса внедрения и проведения приемной кампании 2025 специалисты ООО «Аксимедиа Софт» постоянно были на связи, оперативно решая возникающие вопросы.
ФГБОУ ЯГМУ Минздрава России готов рекомендовать ООО «Аксимедиа
Софт» в качестве надёжного партнера, и в дальнейшем намерен укреплять взаимоотношения с ним, решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве.
