Мы внедрили CRM, благодаря чему PROИнструмент обрабатывает заявки за 2–3 минуты и стабильно увеличивает повторные продажи.

Компания: PROИнструмент
Сфера деятельности: Продажа режущего, токарного и вспомогательного инструмента для промышленных предприятий
Регион работы: Вся Россия, несколько офисов и складов
Размер компании: Малый бизнес, до 15 сотрудников

Компания работает с большим количеством клиентов по всей стране и обслуживает разные категории заказчиков: отделы снабжения, инженерные подразделения, закупочные отделы. Основной упор делается на скорость обработки заказов, сохранение истории взаимодействий и обеспечение высокого уровня сервиса для удержания долгосрочных клиентов.

Руководство PROИнструмент столкнулось с ограничениями текущей системы СБИС: отсутствие гибкой CRM, сложности в управлении коммуникациями и недостаточная прозрачность истории заказов. Ключевой целью стало внедрение новой CRM, способной централизовать все рабочие процессы и упростить взаимодействие между менеджерами и клиентами. Важной задачей было сохранить и перенести накопленные данные — более 12 000 сделок, 2 000 контактов и 80 компаний — чтобы не потерять историю заказов и переписок.

Клиенту требовалось объединить в одной системе все ключевые каналы коммуникаций: звонки, электронную почту, переписку и работу с документами. Также важным было создание нескольких воронок продаж: для первичных обращений, повторных заказов, тендерных и контрольных сценариев. Отдельно ставилась задача автоматизировать мониторинг активности клиентов — чтобы система сама сигнализировала о снижении объемов закупок или отсутствии заказов в определенный период.

Компания хотела получить полноценный инструмент для сегментации клиентской базы: разделить контакты по ролям (снабженцы, инженеры, закупочные подразделения) и строить на этом целевые рассылки и предложения. Это должно было позволить стимулировать повторные продажи, увеличивать срок сотрудничества с клиентами и упростить работу менеджеров, устранив необходимость постоянного переключения между почтовыми клиентами, таблицами и разрозненными документами. Таким образом, конечная цель заключалась в росте управляемости базы, улучшении качества коммуникаций и ускорении обработки заявок.

Решение задачи: 

1. Воронки продаж:

Для более точного управления клиентами были созданы отдельные воронки продаж для первичных, повторных и тендерных клиентов. Каждая из них учитывает особенности взаимодействия с соответствующими группами, что позволяет персонализировать подход и повышать конверсию на каждом этапе. Кроме того, был внедрен смарт-процесс для контроля выставленных счетов, обеспечивающий своевременное отслеживание статуса платежей и минимизирующий риски задолженности.



2. Интеграции:

Настроены интеграции с корпоративной почтой и телефонией, что позволяет автоматически фиксировать звонки и обработку коммерческих предложений. Это обеспечивает полную историю взаимодействий с клиентами, улучшает координацию между отделами и ускоряет процесс принятия решений.




3. Автоматизация:

Внедрены бизнес-процессы, позволяющие контролировать активность клиентов и автоматизировать уведомления о снижении объемов закупок. Такая автоматизация способствует своевременному реагированию на изменения в поведении клиентов, позволяет предсказывать возможные риски и предпринимать меры для их минимизации.



4. Импорт и структурирование данных:

Произведен перенос данных из системы СБИС, включая более 12 000 сделок и 2 000 контактов, с сегментацией по ролям. Это обеспечило сохранение ценного исторического контента и позволило быстро адаптироваться к новой системе, минимизируя возможные потери информации.

5. Коммуникации и рассылки:

Обеспечен единый интерфейс для работы с письмами и звонками, что упрощает коммуникацию с клиентами и повышает оперативность отклика. Настроены целевые рассылки по типу контакта, что позволяет персонализировать предложения и повышать эффективность маркетинговых кампаний.

После внедрения новой CRM-системы компания PROИнструмент получила единый центр управления продажами и клиентскими коммуникациями. В систему было успешно импортировано более 12 000 сделок, 2 000 контактов и 80 компаний с полной сохранностью истории заказов, писем и звонков. Это обеспечило плавный переход с предыдущей системы и исключило потерю данных.

Клиентская база была сегментирована по ролям и типам подразделений: снабжение, инженерные отделы, закупки. Это позволило не только упростить навигацию и поиск информации, но и организовать целевые рассылки. Персонализированные сообщения для разных сегментов повысили вовлеченность и позволили продлить срок взаимодействия с клиентами.

Благодаря автоматизированным бизнес-процессам компания получила возможность своевременно контролировать повторные закупки: система теперь сама уведомляет менеджеров об отсутствии активности и помогает возвращать клиентов. Все входящие звонки и письма фиксируются прямо в CRM, обеспечивая полную прозрачность и сохранение истории коммуникаций. Коммерческие предложения обрабатываются в карточке сделки без перехода во внешние программы, что значительно ускорило документооборот.

Сократилось время обработки заявки: если раньше менеджеру требовалось до 15 минут на внесение данных и подготовку ответа, то теперь этот процесс занимает всего 2–3 минуты. Внедренная аналитика по источникам лидов, активности менеджеров и динамике закупок позволила руководству оперативно оценивать эффективность и управлять загрузкой сотрудников.

В итоге компания добилась следующих результатов:

• сокращение времени обработки заявок более чем на 80% (с 15 до 2–3 минут);

• рост прозрачности процессов и управляемости клиентской базы на 50%;

• увеличение повторных продаж за счет целевых рассылок и контроля активности клиентов;

• снижение потерь клиентов благодаря автоматическим напоминаниям и уведомлениям о снижении закупок.

Таким образом, PROИнструмент не только повысил скорость и качество обслуживания, но и получил мощный инструмент для долгосрочного удержания клиентов и роста продаж в масштабе всей России.