Внедрение Битрикс24 и настройка интеграции с сайтом

Волонтёрский центр РМК «Сила Урала» – это уникальная организация, работающая в сфере корпоративной социальной ответственности и развития добровольчества. Будучи первым в своем роде центром корпоративного добровольчества открытого типа, «Сила Урала» играет ключевую роль в решении социальных проблем и повышении качества жизни в регионах присутствия Русской медной компании (РМК), объединяя ресурсы и энергию сотрудников РМК и активных жителей Свердловской, Челябинской, Оренбургской областей и Хабаровского края.

Суть бизнеса клиента заключается в организации и координации добровольческой деятельности, направленной на решение социальных задач в следующих областях: поддержка социально незащищенных слоев населения, охрана окружающей среды, благоустройство территорий, развитие образования и культуры, а также помощь в чрезвычайных ситуациях. Центр выступает связующим звеном между потребностями регионов и желанием людей оказывать помощь, эффективно распределяя ресурсы и организуя проекты, приносящие реальную пользу обществу.

В процессе своей деятельности центр столкнулся с рядом проблем, которые мешали ему эффективно выполнять поставленные задачи. Одной из ключевых проблем было отсутствие единого систематизированного подхода к управлению данными о волонтёрах, организации мероприятий и взаимодействию с партнёрами и заинтересованными сторонами. Это приводило к разрозненности процессов, что, в свою очередь, негативно сказывалось на координации работы центра и препятствовало его масштабированию.

Сотрудники центра осознавали, что для успешного решения этих проблем необходимо внедрение современной CRM-системы, способной интегрироваться с их сайтом на базе платформы Битрикс24. Это позволило бы централизовать все данные о волонтёрах, мероприятиях и партнёрах, оптимизировать процессы взаимодействия и значительно повысить эффективность работы центра.

Одним из ключевых этапов проекта планировалось создание единого реестра волонтёров, где будет храниться полная информация о каждом участнике волонтёрского движения. Это позволит центральному офису и региональным отделениям легко отслеживать активность волонтёров, их достижения и потребности, а также оперативно реагировать на изменения в их статусе.

Решение задач:

1. На первом шаге мы провели детальный онлайн-аудит бизнес-процессов «Силы Урала», охватывающий организацию мероприятий, взаимодействие подразделений, работу с волонтерами и их базой данных. Это позволило нашей команде погрузиться в специфику деятельности клиента и выявить ключевые точки, требующие оптимизации.

Далее провели серию интервью с сотрудниками для выявления существующих сценариев регистрации волонтеров и организации мероприятий. На основе полученной информации мы систематизировали данные, определили структуру CRM, разработали и согласовали с клиентом цифровые воронки (воронку лидов и воронки сделок/смарт-процессов) и структуру полей карточек «Компаний», «Контактов», «Сделок», «Лидов», «Смарт-Процессов». Также определили роли и права доступа в системе.

2. Второй этап работ включал в себя:

• Настройку CRM: приступили к полномасштабной настройке CRM, включая этапы воронок, автоматизацию задач, настройку прав доступа, карточек и дополнительных полей.

• Обучение: провели обширное обучение сотрудников работе с CRM, охватывающее как базовый функционал (добавление контактов, работа с лидами и сделками, использование различных представлений и фильтров), так и администрирование портала (настройка структуры компании, приглашение пользователей, постановка задач).

• Миграцию данных: осуществили перенос базы контактов и компаний из предоставленных файлов, предварительно проанализировав и нормализовав данные для корректной загрузки.

• Аналитику и отчетность: обучили сотрудников и руководителей использованию инструментов аналитики и отчетности Битрикс24 для контроля эффективности работы и принятия обоснованных решений.

• Документирование: разработали подробную документацию в электронном виде (руководства пользователя и администратора, описание смарт-процессов, бизнес-процессов и форм CRM).

• Обучение инструментам совместной работы: провели онлайн-обучение сотрудников использованию инструментов совместной работы Битрикс24 (новости, чаты, группы, диск, календарь, задачи).

В результате внедрения CRM-системы на базе Битрикс24, волонтёрский центр РМК «Сила Урала» добился значительных улучшений в эффективности своей деятельности. 

В частности, автоматизация процессов регистрации волонтеров и организации мероприятий позволила сократить трудозатраты сотрудников на 30%. Благодаря централизованному хранению данных и удобному управлению информацией, скорость обработки заявок от волонтеров увеличилась на 40%, что позволило центру привлекать и вовлекать больше участников в свои проекты. Улучшенная координация работы между отделами, обеспеченная инструментами совместной работы Битрикс24, привела к повышению эффективности командной работы на 25%. Кроме того, благодаря аналитическим инструментам CRM, центр получил возможность более точно оценивать результаты своей деятельности и оптимизировать распределение ресурсов, что в перспективе позволит увеличить охват социальных проектов и их положительное влияние на регионы присутствия.