Сократили время обработки заявок на 30% и ускорили заполнение брифа на 40% для брендингового агентства "СУПРЕМАТИКА"
За время работы агентство реализовало более 500 проектов в сфере дизайна и брендинга, что свидетельствует о высоком спросе на их услуги и динамичном рабочем процессе. Такой объем проектов требует безупречной организации внутренних процессов для поддержания высокого качества обслуживания и скорости реализации.
Рост количества проектов и высокая загрузка сотрудников выявили необходимость в цифровой трансформации внутренних процессов. Руководство «Супрематики» столкнулось с рядом проблем.
- Во-первых, процесс получения и первичной обработки заявок от клиентов был не систематизирован: заявки приходили из разных каналов (почта, мессенджеры, телефон), что приводило к их потере и увеличению времени на реакцию.
- Во-вторых, отсутствовала единая и прозрачная система контроля за движением проектов по этапам, что затрудняло управление и прогнозирование загрузки отделов.
- В-третьих, взаимодействие между отделами продаж, проектирования и дизайна было разрозненным, что иногда вызывало потерю информации и ошибки в коммуникации.
Решение было разбито на несколько ключевых этапов.
Первым шагом стало проведение глубокого предпроектного исследования и аудита существующих бизнес-процессов агентства. По его итогам была составлена детальная блок-схема, описывающая идеальную логику работы CRM, и сформировано техническое задание.
Далее была реализована интеграция сайта с CRM, что позволило автоматически принимать все входящие заявки и создавать из них лиды в специально настроенной воронке. Карточка лида была дополнена обязательными полями для полноценной первичной квалификации.
После верификации лид автоматически конвертировался либо в сделку продажи, либо сразу в проект в настроенных воронках. В самих воронках были прописаны этапы, соответствующие workflow агентства, и настроены автоматические задачи и уведомления для ответственных сотрудников, что исключило возможность «застоя» проекта. Для карточек сделок и проектов были настроены обязательные для заполнения поля, обеспечивающие сбор всей необходимой информации.
Одним из самых важных элементов решения стала автоматизация сбора исходных данных: вместо пересылки печатных брифов по почте, клиенту автоматически отправлялась CRM-форма. Ее заполнение напрямую попадало в карточку проекта, мгновенно наполняя ее структурированными данными. Также была подключена интеграция с электронной почтой и мессенджерами для централизации коммуникации.
По завершении настройки был проведен цикл обучающих мероприятий для сотрудников и выделен пакет технической поддержки на 15 рабочих дней для точечной корректировки процессов под нужды команд.
Внедрение комплексного решения в Битрикс24 привело к значительным количественным и качественным улучшениям.
Время обработки входящих заявок с сайта сократилось на 30% и скорость реакции отдела продаж увеличилась, что позволило агентству оперативнее конкурировать на рынке и повысить конверсию.
Наиболее заметный положительный отклик был получен от клиентов «Супрематики» благодаря оптимизации процесса заполнения брифа.
Скорость заполнения брифа клиентом увеличилась на 40%, поскольку исчезла необходимость скачивать, распечатывать, вручную заполнять и пересылать документ. Теперь клиент заполняет удобную онлайн-форму, а данные моментально появляются в CRM. Это не только ускорило старт проектов, но и значительно повысило лояльность заказчиков за счет простоты взаимодействия.
Дополнительным преимуществом стала прозрачность: руководитель в режиме реального времени видит статусы всех проектов в воронках, а для завершенных проектов настроен автоматизированный процесс сбора информации для оперативной публикации кейсов на ресурсах агентства.
