Автоматизация в ООО «Милкфуд»: менеджеры стали работать быстрее на 35%, документооборот — в 2 раза эффективнее

ООО «Милкфуд» — это московская компания с численностью 10 сотрудников, специализирующаяся на оптовой торговле молочными продуктами, яйцами, пищевыми маслами и жирами.

Компания активно развивается и работает с большим количеством партнёров, что требует высокого уровня организации внутренних процессов.

Задачи клиента

Клиент обратился с запросом на создание единой цифровой среды, в которой были бы сосредоточены все ключевые процессы компании. Основные цели заключались в следующем:

• полностью перенести документооборот в портал, чтобы сотрудники могли формировать, хранить и отправлять все документы в одном месте;

• выстроить прозрачную систему контроля за выполнением задач и сделок, снизив нагрузку на руководителей;

• объединить две компании в одном портале, что позволяло бы менеджерам работать синхронно, не теряя информацию при взаимодействии;

• сократить время обработки заявок и повысить скорость реакции сотрудников на запросы клиентов.

Для реализации проекта были проведены интервью с руководством и сотрудниками, чтобы уточнить детали и сформировать оптимальное решение. На основе анализа запросов была разработана и внедрена воронка продаж, включающая несколько ключевых этапов:

1. Приём и обработка входящей заявки.

2. Подготовка и отправка коммерческого предложения клиенту.

3. Подготовка товара для отгрузки.

4. Организация логистики и доставки.

Внутри карточки сделки были добавлены новые разделы: отдельные блоки для разных типов документов, вкладка с данными по контрагенту и раздел оплаты с возможностью оформления рассрочки. Это позволило сотрудникам работать со сделкой комплексно, не переключаясь между сторонними системами. Примеры интерфейса:

• 
  

• 
  

• 
  

Также в портал были интегрированы WhatsApp и ЮИС, что упростило коммуникацию с клиентами и позволило фиксировать переписку внутри системы. После внедрения всех доработок была проведена презентация для сотрудников с демонстрацией работы портала.

Результат

Внедрение портала дало компании ощутимые результаты:

• время выполнения задач менеджерами сократилось в среднем на 35%, что позволило обслуживать больше клиентов без увеличения штата;

• бухгалтерия получила удобный инструмент для формирования документов и их отправки напрямую из Битрикс, что повысило прозрачность бизнес-процессов для руководителей;

• документооборот стал более мобильным и быстрым — скорость обработки документов увеличилась почти в два раза;

• автоматическая смена ответственного за сделку в зависимости от этапа исключила риски потерять клиента или «зависнуть» на каком-либо шаге;

• автоматическая постановка задач и уведомлений обеспечила более оперативную реакцию сотрудников на запросы клиентов.

В результате компания «Милкфуд» получила современный и удобный инструмент, объединивший все бизнес-процессы в одном портале. Это позволило повысить эффективность работы, улучшить качество сервиса и создать прочную основу для дальнейшего роста бизнеса.