Автоматизация документооборота НКО «Спина бифида»: 80% экономии времени на типовых задачах и отчетности

Благотворительный фонд «Спина бифида» (helpspinabifida.ru) оказывает комплексную поддержку и помощь детям и взрослым с врожденными нарушениями спинного мозга. Основные направления деятельности включают медицинскую и юридическую помощь, реабилитацию, обеспечение ортопедической техникой, организацию лагерей и адресную помощь. НКО «Спина бифида» работает по всей России, собирая пожертвования и предоставляя отчеты донорам.

Фонд столкнулся с серьезными проблемами в управлении документооборотом и данными, что мешало эффективной работе:

• Ручная обработка договоров и актов. Договоры со специалистами (ГПХ, самозанятые, штатные) создавались вручную, без шаблонов и автоматизации, что приводило к ошибкам, дублированию данных и значительным временным затратам на подготовку приложений и актов.
• Проблемы с базой данных. База подопечных НКО хранилась в Excel, что вызывало риски потери данных. Не хватало информации по регионам проживания подопечных, статусов участия в программах и агрегированных сумм расходов.
• Отсутствие контроля и прозрачности. Нет реестра документов, распределения прав доступа и автоматических проверок; руководство тратило много времени на мониторинг сотрудников и проектов.
• Сложности с отчетностью. Не было автоматизированного подсчета расходов на подопечных по направлениям; финансовый контроль перед донорами велся вручную в Excel, без реального времени обновлений.
• Интеграция и масштабируемость. Требовалась интеграция с BI для балансовых отчетов по проектам и источникам; система должна была позволять добавление новых воронок без полной перестройки.

Клиент выбрал Битрикс24 за гибкость CRM-системы, возможность автоматизации процессов и интеграции с внешними сервисами, а нашу компанию — за опыт в цифровизации НКО и кастомизации под благотворительность.

Мы внедрили комплексное решение на базе Битрикс24, фокусируясь на автоматизации документооборота НКО, импорте данных и интеграции с BI. Основные этапы цифровизации:

1. Создание смарт-процессов:
• Разработаны три смарт-процесса: «Реестр договоров», «Реестр приложений к договору» и «Реестр актов».
• Настроены зависимости по технологии: один договор связан с несколькими приложениями, каждое приложение — с несколькими актами, привязанными к CRM-сделкам по направлениям.
2. Автоматизация генерации документов:
• Реализована автоматическая генерация договоров, приложений и актов в PDF/DOC с шаблонами, включая отправку по email.
• Настроены связи между смарт-процессами и воронками сделок.
3. Роли и права доступа:
• Введены роли: администратор (полный доступ), согласующий (проверка документов) и пользователь (ограниченный ввод данных).
• Настроены автоматические проверки ключевых полей перед переходом стадий, чтобы обеспечить полноту данных.
4. Импорт и обработка базы данных:
• Перенесена и очищена база подопечных из Excel: очищены статусы участия в программах, добавлены поля для регионов проживания и городов (для отчетов).
• Реализован бизнес-процесс для подсчета агрегированных сумм расходов на подопечных по воронкам (визитирование, адресная помощь, юридическая помощь, медицинская помощь).
5. Настройка воронок по направлениям:
• Домашнее визитирование: Автоматизировано агрегирование сумм расходов.
• Адресная помощь: Настроены связи с подопечными, автоматическое агрегирование сумм расходов.
• Юридическая помощь: Роботы для выбора типов консультаций (выплаты, доступная среда, образование и т.д.), автоматическое назначение ответственных.
• Медицинская помощь: Интеграция с карточками подопечных для подсчета затрат, включая возврат на предыдущие стадии с обновлением сумм.
• Проект помощи детям-сиротам: Автоматическое заполнение полей при создании сделок из контактов, расчет расходов.
• Другие (проект уверенного баланса, помощь беременным): Добавлены воронки с роботами для заполнения проектов по умолчанию, связи с разноскам для распределения сумм.
6. Интеграция с Power BI:
• Вынос данных CRM в BI для интерактивных балансовых отчетов с обновлением каждые 10 минут.
• Отчеты работают по принципу: баланс на начало + доход - расход = баланс на конец, с разбивкой по проектам и источникам (компании/контакты).
• Включены столбцовые диаграммы, фильтры по интервалам дат (по умолчанию — прошлый месяц).
• Для расходов: программные (успешные сделки по воронкам) и непрограммные (АХР, зарплаты).
• Разноски: суммы распределяются по проектам/источникам, с уведомлениями при несоответствиях.

Внедрение привело к значительному повышению эффективности и прозрачности в работе НКО:

• Сокращение времени на документооборот: Автоматическая генерация актов и договоров позволила сократить время подготовки документов примерно на 50%. При этом важно отметить, что за период внедрения штат организации вырос более чем в 2 раза, а объёмы документооборота НКО также увеличились. По расчетам, автоматизация высвободила около 25–30%
• Улучшение данных: Импорт и очистка базы устранили дубли и потери; агрегированные суммы расходов теперь рассчитываются автоматически, с точностью до стадий (например, по «Визитированию» суммы выросли в прозрачности, позволяя отслеживать затраты на 1300+ подопечных в реальном времени).
• Прозрачность и контроль: Реестр документов обеспечивает быстрый доступ; руководство мониторит проекты без ручного вмешательства, снижая время на контроль на 50%
• Улучшение внутренних процессов: До проекта инструментов для мониторинга процессов не существовало. Внедрение системы дало 100% прирост функционала, обеспечив контроль и доступ к реестру документов «с нуля». Несмотря на рост объёмов работ более чем в 2 раза, удалось сохранить сроки ключевых процессов: например, выплаты зарплат теперь проходят в течение одной недели, без задержек, благодаря минимизации ручного труда.
• Отчетность в BI: Балансовые отчёты обновляются каждые 10 минут, что снизило риски ошибок и повысило прозрачность финансовых данных. Этот инструмент стал базой для последующей работы с донорами, но основной эффект был достигнут именно в части внутренних процессов и в работе с проектами фонда.
• Масштабируемость: Система позволяет добавлять новые «Проекты», без перестройки системы; общая эффективность фандрайзинга выросла за счет точных расчетов по источникам.

Отзыв о работе: 

У нас вырос объем работ в 2 и более раз, поэтому если идти путем оценки рабочего времени, то благодаря внедрению системы Битрикс24, мы освободили ставки практически одного сотрудника, и увеличив штат и объемы укладываемся в сроки выплат всех зарплат (с учетом внутренних процессов и минимизации ручного труда) в срок  до 1 недели.