Внедрение Цифрового профсоюза в Первичную профсоюзную организацию ООО «ССК «Газрегион»

Первичная профсоюзная организация ООО «ССК «Газрегион» — некоммерческая организация, представляющая интересы работников производственной компании группы «Газстройпром». Профсоюз активно занимается социальной поддержкой членов: организацией мероприятий, распределением льгот, взаимодействием с партнёрскими организациями. До внедрения цифрового решения работа велась преимущественно вручную — через электронные таблицы, почту и мессенджеры, что приводило к дублированию данных, ошибкам и низкой прозрачности процессов.

Целью стало создание единой цифровой среды для повышения качества сервиса, упрощения внутренних операций и усиления вовлечённости членов профсоюза через современные инструменты коммуникации и автоматизации.
Перед профсоюзом стояли следующие ключевые вызовы:  

Фрагментированность данных — информация о членах, детях, договорах и социальных программах хранилась в таблицах, почте и мессенджерах, что затрудняло поиск и актуализацию.  

Низкая эффективность коммуникации — отсутствовала единая точка входа для обращений, рассылки отправлялись вручную, ответы терялись, а история взаимодействий не сохранялась.  

Ручное управление процессами — регистрация на мероприятия, выдача помощи, учёт льгот и документооборот велись вручную, что занимало время и повышало риск ошибок.  

Отсутствие аналитики — невозможно было оценить посещаемость мероприятий, вовлеченность членов или эффективность социальных инициатив.  

Сложности во внутреннем управлении — не было прозрачного распределения задач, контроля сроков и единого пространства для совместной работы.  

Целью стало создание единой цифровой экосистемы на базе Битрикс24, которая объединит CRM, реестры, коммуникации и бизнес-процессы, обеспечит прозрачность, автоматизацию и персонализированный подход к каждому члену профсоюза.

Для выполнения поставленных задач была реализована комплексная автоматизация на платформе Битрикс24, охватившая все ключевые направления деятельности профсоюзной организации. Особое внимание было уделено созданию структурированных, актуальных и легко управляемых реестров, которые легли в основу прозрачного и персонализированного взаимодействия с членами профсоюза.

1. Реестры как основа цифровой трансформации. 
В Битрикс24 были созданы специализированные смарт-процессы, выполняющие функции централизованных реестров:

• Реестр детей членов профсоюза: каждая карточка содержит ФИО ребёнка, дату рождения, возраст (рассчитывается автоматически) и привязку к карточке родителя-члена профсоюза. На вкладке «Дети» в профиле сотрудника отображаются все его дети, что критически важно при организации новогодних подарков, детских мероприятий или предоставлении семейных льгот.  
• Реестр договоров: содержит информацию о партнёрских, спонсорских и сервисных соглашениях — номер, дата, тип, файл договора и привязка к компании из CRM. Все договоры отображаются на вкладке «Договоры» в карточке соответствующей организации, что упрощает контроль сроков действия и юридическую прозрачность.  
• Реестр участников программы НГСП: фиксирует факт участия члена профсоюза в программе, номер и дату выдачи профсоюзной карты. Данные автоматически отображаются в карточке контакта, что позволяет оперативно формировать списки для акций, льгот и отчётности.

Эти реестры полностью интегрированы в CRM: обновление данных в одном месте мгновенно отражается во всех связанных процессах — от рассылок до формирования отчётов.

2. Автоматизация внутренних процессов.
На основе реестров и CRM были выстроены ключевые воронки сделок:  

• Вступление и выход из профсоюза  
• Регистрация на мероприятия  
• Выдача материальной помощи  

На всех этапах настроены триггеры: автоматическая генерация документов, отправка уведомлений, напоминания о сроках. Это стандартизировало процессы, сократило время обработки обращений и исключило дублирование данных.

3. Организация контакт-центра.
Все обращения — через почту, WhatsApp (интеграция с Olchat), Telegram-бот, ВКонтакте и веб-формы — поступают в единый интерфейс. Каждое обращение создаёт лид, который автоматически привязывается к контакту из реестра или создаёт новый. История взаимодействий сохраняется в карточке, а задачи распределяются между ответственными. Это обеспечивает прозрачность и оперативность работы.

4. Маркетинг и персонализированная коммуникация.
Благодаря структурированным реестрам стала возможна точная сегментация аудитории:  

• Рассылки по email, SMS и мессенджерам настраиваются с учётом наличия детей, участия в НГСП, посещаемости мероприятий;  
• Формы сбора заявок содержат согласие на обработку персональных данных в соответствии с ФЗ №152;  
• Автоматические напоминания (например, за день до мероприятия) повышают явку и вовлечённость.

5. Юридически корректный документооборот. 
Все заявления и протоколы созданы как шаблоны с подстановкой данных из карточек контактов и реестров. Согласия на обработку персональных данных фиксируются в CRM с привязкой к конкретному контакту и типу взаимодействия, что гарантирует соответствие законодательству.

6. Обучение и сопровождение.
Проведено обучение пользователей работе с реестрами, CRM и бизнес-процессами. Создана внутренняя база знаний с инструкциями по ведению каждого реестра, обработке обращений и формированию отчётов. Это обеспечило самостоятельное и эффективное использование системы.

Таким образом, Битрикс24 стал единым цифровым ядром профсоюзной организации, где реестры — не просто списки, а живые, взаимосвязанные источники данных, лежащие в основе всех процессов: от социальной поддержки до стратегического планирования мероприятий и партнёрств.

Внедрение Битрикс24 позволило профсоюзу полностью перейти на цифровое управление. Все обращения теперь обрабатываются в едином потоке с автоматической привязкой к контактам и смарт-процессам. Мероприятия планируются, регистрируются и анализируются в рамках одного процесса, что повысило их посещаемость и качество. Реестры детей, договоров и участников программы НГСП стали точными, актуальными и легко доступными. Коммуникация с членами профсоюза ускорилась за счёт интеграции с популярными мессенджерами и автоматических рассылок. Внутренние операции (отпуска, командировки, документы) стандартизированы и прозрачны. Уровень вовлечённости вырос: участники активнее предлагают идеи и оставляют отзывы благодаря упрощённым формам.

Профсоюз получил современную, масштабируемую платформу, соответствующую его специфике как НКО, и значительно повысил эффективность и доверие со стороны членов организации.

Отзыв: 

Первичная профсоюзная организация ООО «ССК «Газрегион» выражает искреннюю благодарность компании Агентству «Домовой и Партнеры» за профессионально выполненный проект по внедрению внешнего корпоративного портала для автоматизации деятельности профсоюза.

На протяжении всего периода сотрудничества специалисты Агентства проявили высокий уровень компетенции, ответственности и внимания к потребностям нашей профсоюзной организации. Благодаря тщательному анализу текущих процессов, гибкой адаптации инструментов под наши цели и чёткому исполнению каждого этапа был достигнут значительный результат: оптимизированы внутренние процессы, улучшена коммуникация внутри коллектива и повышена эффективность управления.

Процессы обработки обращений, контроля за заявками и отправки документов стали прозрачными и оперативными. Это повысило лояльность работников и укрепило имидж профсоюза как современной и социально ориентированной организации.

Мы уверенно рекомендуем Агентство «Домовой и Партнеры» как надёжного и профессионального партнёра в реализации аналогичных проектов.

Спасибо за ваш труд, понимание целей и качественные решения!