Хаос в рекрутинге — порядок в Битрикс24: 1400+ кандидатов под контролем

Клиент из сферы рекрутинга складского персонала столкнулся с критическим хаосом в управлении данными. Вместо единой системы компания работала с разрозненными Excel-файлами, что порождало системные проблемы в подборе и управлении персоналом.

Основные проблемы до внедрения:

• Полное отсутствие базы кандидатов: 1400+ контактов рабочих и бригадиров хранились без систематизации
• Неконтролируемый поток заявок: ручная обработка откликов с HH.ru и Avito без первичной фильтрации
• Ручной учет операций: расчет штрафов и рабочих смен в Excel с постоянными ошибками
• Нулевая прозрачность процессов: невозможно было отследить статус кандидата или причины отказа

Бизнес нуждался в комплексном решении — создании централизованной системы управления рекрутингом, которая бы автоматизировала процессы.

Проект представлял собой комплексную цифровизацию процессов управления персоналом с использованием платформы Bitrix24. Работы велись по следующим направлениям:

1. Миграция и систематизация данных

• Проведен полный перенос данных из Excel-реестров (1400+ контактов)

• Создана унифицированная структура карточек сотрудников и соискателей

• Настроены права доступа и разграничение функционала между отделами

2. Внедрение автоматизированной воронки подбора

• Реализована интеграция с job-порталами (HH.ru, Avito)

• Настроена автоматическая фильтрация входящих заявок по бизнес-критериям

• Внедрена стадийная модель сделок с регламентированными переходами

3. Разработка системы операционного управления

• Создан смарт-процесс "Штрафы" для автоматизации дисциплинарного учета

• Настроены связи между операционными процессами и карточками сотрудников

• Внедрена система учета и классификации нарушений

4. Интеграция коммуникационной инфраструктуры

• Подключена телефония с записью разговоров и привязкой к карточкам CRM

• Настроена синхронизация корпоративной почты

• Реализована интеграция с WhatsApp Business для централизации коммуникаций

Решение задач функциональных подразделений

Служба рекрутинга:

• Автоматизация обработки входящих заявок

• Прозрачная воронка кандидатов с регламентированными этапами

• Инструменты массовой работы с базой соискателей

Операционный отдел:

• Систематизированный учет сотрудников

• Автоматизированный процесс дисциплинарного учета

• Централизованное хранение документации и истории взаимодействий

Руководство компании:

• Единая система контроля эффективности рекрутинга

• Прозрачность бизнес-процессов на всех этапах

• Аналитика и отчетность в реальном времени

Реализованное решение позволило создать целостную экосистему управления персоналом, охватывающую полный цикл - от привлечения кандидатов до операционного управления штатом сотрудников.

Результаты автоматизации рекрутинга: как мы повысили эффективность подбора персонала.

Внедрение CRM-системы дало ощутимые результаты в автоматизации рекрутинга и управлении персоналом. Мы достигли значительного прогресса в ключевых направлениях:

Автоматизация подбора персонала

• Сократили время обработки заявок на существенный процент

• Увеличили скорость первичного отбора кандидатов

• Снизили операционные затраты на рекрутинг

Оптимизация рабочих процессов

• Минимизировали ручные операции по учету сотрудников
  

• Сократили количество ошибок в кадровом делопроизводстве

• Повысили прозрачность воронки подбора

Эффективность управления персоналом

• Ускорили закрытие вакансий

• Улучшили качество коммуникаций с соискателями

Проект показал высокую рентабельность инвестиций в цифровизацию рекрутинга. Внедренная система продолжает демонстрировать операционную эффективность и экономию ресурсов при работе с персоналом. Автоматизация процессов подбора позволила перераспределить высвободившиеся ресурсы на стратегические задачи бизнеса.

Отзыв клиента:

Хотим выразить благодарность за успешное внедрение CRM-системы для нашего рекрутингового агентства. Решение идеально адаптировано под наши бизнес-процессы и уже показало высокую эффективность в работе.

Особенно ценно, что удалось создать единое рабочее пространство для всего отдела кадров. Автоматизация обработки заявок с площадок, прозрачная воронка кандидатов и удобный учет сотрудников значительно упростили нашу ежедневную работу.