Автоматизировали воронку продаж для производственной компании "Старлесс" и систематизировали работу с клиентами

«СТАРЛЕСС» — один из ключевых игроков на рынке специализированной бумажной продукции в России и странах СНГ. Компания работает более 30 лет и сотрудничает как с крупными российскими, так и с международными корпорациями. Основные направления деятельности включают производство и поставку чековой ленты, самоклеящихся этикеток, бумаги для плоттеров, принтеров, факсов, а также POS-материалов.

Компания уделяет большое внимание качеству и технологичности процессов: использует современное импортное оборудование, имеет собственную лабораторию для разработки новых продуктов и проводит антистатическую обработку материалов. «СТАРЛЕСС» сертифицирована по стандарту ISO 9001:2015 и обладает налаженной логистической сетью, включая собственный автопарк и партнёрства с ведущими транспортными компаниями.

Именно такая компания — с длительной историей, сложными производственными и логистическими процессами и широкой клиентской базой — столкнулась с необходимостью цифровизации и автоматизации операций.

К моменту обращения к нам компания «СТАРЛЕСС» столкнулась с комплексом проблем, характерных для растущего производственного бизнеса с длинным циклом продаж. Несмотря на устойчивые рыночные позиции и отлаженные производственные процессы, управление коммерцией оставалось слабым звеном.

Ключевой болью была полная разрозненность информации. База клиентов, насчитывающая тысячи контактов, хранилась в многочисленных файлах Excel на компьютерах менеджеров. Это делало её уязвимой — уход любого сотрудника грозил безвозвратной потерей критически важных данных и истории переписки. 

Руководство не имело объективной картины происходящего в продажах: сколько сделок находится в работе, на каких именно этапах они застревают, какова реальная конверсия каждого менеджера и воронки в целом. 

Процесс работы с заказом, от первичной заявки до отгрузки, был непрозрачным и плохо управляемым. Отсутствие напоминаний и автоматизации вело к пропуску важных звонков, срывов сроков подготовки коммерческих предложений и отслеживания оплат, что негативно сказывалось на репутации компании. 

Формирование отчётов отнимало у руководителей дни ручной работы по сбору и сверке данных из десятков таблиц. Фактически, отдел продаж работал вслепую, а рост компании только усугублял этот хаос, создавая риски потери контроля над ключевыми бизнес-процессами. 

Именно необходимость систематизировать работу с клиентами, обеспечить прозрачность и контроль для дальнейшего масштабирования стала главной задачей для внедрения CRM-системы.

В рамках первого этапа мы реализовали комплексное решение для отдела продаж на тарифе «Стандартный»:

1. Провели глубокий анализ: Бизнес-аналитик провел онлайн-встречи с представителями заказчика для детализации всех процессов и формирования технических требований. Это позволило настроить систему точно под их нужды.

2. Настроили рабочее пространство: Развернули портал, создали аккаунты для всех сотрудников, подключили корпоративную почту для ведения всей переписки прямо в карточках клиентов.

3. Внедрили CRM-систему:

   • Настроили карточки контактов и компаний для хранения всей важной информации о клиентах.

   • Создали и настроили воронку продаж с 15 стадиями, отражающими каждый этап работы клиента: от первого обращения до отгрузки и закрытия сделки.

   • Настроили карточку сделки для фиксации всех деталей: сумм, ответственных, этапов согласования.

4. Автоматизировали рутину: Теперь система автоматически ставит задачи менеджерам на следующий шаг, напоминает о звонках или просроченных платежах, что исключает человеческий фактор.

5. Перенесли базу клиентов: Обеспечили корректную миграцию базы данных из Excel в Битрикс24, предоставив подробные инструкции и шаблоны.

6. Обучили команду: Провели 2-часовое групповое обучение для всех сотрудников, наглядно показав, как работать с лидами, сделками, задачами и отчетами в новой системе.

Основная сложность заключалась в точном описании и согласовании многоэтапного процесса продаж, но благодаря тесному взаимодействию с клиентом на этапе аналитики, нам удалось создать идеально подходящую под их нужды модель.

1. Систематизация данных: Вся история взаимодействий с 10 000+ клиентских объектов (компании и контакты) теперь в единой CRM. Уход ключевого менеджера больше не грозит потерей базы клиентов.

2. Прозрачность продаж: Руководитель в реальном времени видит всю воронку продаж: количество сделок на каждом этапе, их стоимость, персональную эффективность каждого менеджера через стандартные отчеты Битрикс24.

3. Автоматизация рутины: На 80% сокращено время на рутинные операции (напоминания, перенос данных, сбор отчетов вручную). Менеджеры сфокусированы на работе с клиентами, а не на административной работе.

4. Сокращение ошибок: Автоматизация процессов исключила риск "забыть" о клиенте или пропустить важный этап в сделке.

5. Готовность к росту: Создана масштабируемая основа для дальнейшего развития: интеграции с 1С, телефонией и другими сервисами