Как строительный хаос превратили в систему для компании «Тетрис»

О клиенте

Компания «Тетрис» — надежный поставщик любых материалов для строительства от подвала до кровли. Несмотря на стабильную работу, компания нуждалась в оптимизации процессов: требовалось повысить структурированность, прозрачность и эффективность работы. Представьте: менеджеры работали каждый по своему, иногда заказы терялись в общих чатах, а клиенты ждали ответа. Руководство понимало: так дальше нельзя — пора наводить порядок.

Анализ показал, что компания успешно справлялась с задачами, но работала на энтузиазме, а не на отлаженных процессах. Каждый менеджер находил свой способ работы: кто-то вел учет в Excel, кто-то в блокноте, а некоторые держали информацию в голове. Это работало, но создавало зоны неопределенности. Иногда заявки от клиентов, поступавшие в соцсетях или по телефону, терялись просто потому, что сотрудник был занят или забывал их перенести в свою систему.

На складе периодически возникали заминки с отгрузкой, связанные с поиском нужных документов или уточнением деталей заказа. Менеджерам приходилось тратить время на рутину: звонки коллегам или поиск записей, чтобы передать заказ поставщику.

В результате компания сталкивалась с избегаемыми сложностями: некоторые клиенты уходили, случались переносы сроков, а руководству приходилось погружаться в оперативное устранение сбоев. Внедрение единых правил помогло бы не исправлять ошибки, а предотвращать их, высвободив ресурсы для развития.

Решение: от аудита до автоматизации.

Сначала мы сели с командой «Тетрис» и разобрали каждый процесс, как конструктор: от первой заявки до отгрузки. Оказалось, что проблема не в людях, а в отсутствии системы.

Мы прописали четкие правила: какие данные нужны на старте от клиента, как оформлять заказы, согласовывать проекты. Больше никаких «как получится» — только по инструкции.

Битрикс24 как спасательный круг.

• Настроили две воронки продаж:

Для простых заказов: клиент звонит → менеджер создает сделку → система сама напоминает о необходимых действиях и звонках, уведомляет склад.

Для сложных проектов: этап согласования дизайна → утверждение спецификации → автоматические задачи для сотрудников и кладовщиков, каждая поставка ведется отдельно при этом все привязано к одному проекту.

• Все заявки в одном месте:

Подключили телефонию, VK и WhatsApp к CRM. Теперь любое сообщение от клиента сразу попадает в общую систему — потерять клиента невозможно, а если менеджер вдруг не на рабочем месте его может подменить любой коллега за пару минут получив всю информацию о клиенте и предварительных взаимодействиях с ним.

• Роботы вместо рутины:

Настроили роботы и триггеры: если менеджер долго не звонит клиенту — система «пинает» его уведомлением, напоминает что необходимо сделать на каждом из этапов ведения клиента, самостоятельно отправляет уведомления клиенту при движении сделки по этапам.

Результат: компания без сюрпризов.

Через три месяца после систематизации процессов «Тетрис» стал лучшей версией себя. Работа, которая раньше напоминала ручное управление, превратилась в отлаженный механизм.

Ключевые улучшения говорят сами за себя: количество ошибок в заказах сократилось на 40%, поскольку менеджеры больше не полагаются на память, а работают по четкому регламенту. Скорость обработки заявок выросла в разы: если раньше клиент ждал ответа до суток, то сейчас час — это максимальный срок.

Прозрачность стала главным преимуществом. Руководство в режиме реального времени видит, где «застревают» сделки, и может точечно влиять на процесс. Автоматизированная система уведомлений держит клиентов в курсе на каждом этапе заказа, что повышает их лояльность и уверенность в партнере. Кроме того, фиксация всех поступлений упростила финансовое планирование.

Итог — это предсказуемый бизнес, где команда тратит силы не на поиск потерянной информации, а на развитие и качественное обслуживание.

Отзыв клиента: «Раньше мы метались между Excel, телефоном и складом. Теперь Битрикс24 ведет менеджера "за руку": напоминает, контролирует, подсказывает. Очень удобно, что теперь я все вижу — знаю какая сделка на каком этапе, понимаю, что ни один заказ не потеряется». Директор компании «Тетрис»

P.S. Следующий шаг — синхронизация 1С и CRM, чтобы каталог обновлялся автоматически. А там, глядишь, и искусственный интеллект настроим — пусть сам отвечает клиентам и подсказывает менеджеру как лучше вести диалоги!