Автоматизация продаж и миграция из предыдущей CRM: как «Ароматические решения» навели порядок в работе с клиентами и ускорили обработку заявок на 40%

Компания активно росла, но процессы продаж были неструктурированы. Данные о клиентах и сделках хранились в amoCRM, работа с которой стала неэффективной: не было сквозной аналитики, процессы обработки лидов и ведения сделок требовали ручного контроля, а менеджеры тратили много времени на рутину. Владельцу бизнеса было сложно оценивать реальную эффективность отдела продаж и предсказывать денежный поток.

Клиент искал комплексное решение, которое позволило бы:

1. Консолидировать все каналы коммуникации (звонки, почта, мессенджеры) в одной системе.

2. Настроить четкие и автоматизированные воронки для разных типов клиентов.

3. Перенести исторические данные из amoCRM без потерь.

4. Внедрить автоматизацию для исключения человеческого фактора и ускорения процессов.

5. Получать прозрачные отчеты о работе отдела продаж.

Выбор пал на Битрикс24 из-за его гибкости, широкого функционала «все в одном» и российской локализации. Наша компания была выбрана как официальный партнер Битрикс24 с опытом выполнения сложных миграций и глубокой экспертизой в настройке бизнес-процессов.

Мы реализовали комплексный проект по внедрению и настройке Битрикс24 «под ключ» в строгом соответствии с согласованным планом работ.

Основные этапы и работы:

1. Детализация процессов: Провели 5 часов глубокого интервью с владельцем и руководителем отдела продаж, чтобы формализовать и оптимизировать уникальные бизнес-процессы компании перед их автоматизацией.

2. Миграция данных: Осуществили полный перенос базы данных из amoCRM в Битрикс24. Было перенесено более 2000 компаний, 5000 контактов и 5000 сделок с сохранением связей между ними и истории коммуникаций.

3. Настройка CRM-модуля:

   • Создана и настроена воронка обработки лидов с 15 стадиями, 30 полями карточки и автоматическим созданием контактов, компаний и сделок из качественных лидов.

   • Настроены 4 воронки продаж для разных сегментов клиентов: «Реальные клиенты», «Отказники», «Интернет-магазин», «Потенциальные клиенты». Для каждой прописаны свои стадии (до 15 на воронку), поля (всего до 100 уникальных полей) и логика переходов.

   • Настроены карточки контактов и компаний (до 30 полей в каждой) для централизованного хранения всей информации о клиентах.

4. Автоматизация:

   • Внедрены роботы и бизнес-процессы (роботы и 3 бизнес-процесса в воронке лидов, роботы и 2 бизнес-процессы в каждой воронке сделок). Они автоматически:

     • Ставят задачи менеджерам при поступлении новой заявки.

     • Контролируют время нахождения сделки на стадии и напоминают о просрочках.

     • Автоматически перемещают сделки между воронками, сохраняя данные для аналитики.

     • Фиксируют причины отказа от некачественных лидов и проваленных сделок.

5. Интеграция каналов коммуникации:

   • Подключены 6 номеров WhatsApp и 6 аккаунтов Telegram для корпоративной коммуникации с клиентами.

   • Настроена SIP-телефония (SipUni) на 8 номеров с записью разговоров и привязкой звонков к карточкам клиентов.

   • Интегрированы формы с сайта и почтовые ящики для автоматического создания лидов.

6. Обучение: Провели 2-часовое групповое обучение для всех сотрудников с записью, где детально разобрали работу с лидами, сделками, задачами, делами и отчетами в новой системе.

Через месяц после внедрения и окончания обучения были зафиксированы следующие измеримые улучшения:

• Скорость обработки входящих заявок увеличилась на 40% за счет их автоматического попадания в CRM и мгновенной постановки задач менеджерам.

• Снижение количества потерянных лидов с 15% до 3% благодаря системе автоматических напоминаний и контролю времени обработки.

• Прозрачность воронки продаж: Руководство в режиме реального времени видит конверсию на каждом этапе по каждому менеджеру и может оперативно принимать управленческие решения.

• Экономия времени менеджеров на рутинные операции (создание карточек, поиск информации, отчетность) составила около 5-7 часов в неделю на каждого сотрудника.

• Появилась единая, непротиворечивая база клиентов с полной историей взаимодействий, защищенная от несанкционированного доступа и потери при увольнении сотрудников.