“НАСТРОИЛИ CRM. СТРУКТУРИРОВАЛИ ЗАДАЧИ И В 3 РАЗА ПОВЫСИЛИ УПРАВЛЯЕМОСТЬ ПРОЕКТАМИ И УПРОСТИЛИ РАБОТУ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ КОНСАЛТИНГЕ”

Информация о заказчике:

Команда заказчика – это объединенная группа молодых преподавателей, которые занимаются репетиторством, консалтингом в сфере образовательных услуг.

Сфера деятельности: Обучение школьников математике, геометрии, подготовка к экзаменам по информатике, различные курсы  обучения, т.е. консалтинг в сфере образования — это предоставление профессиональной помощи и рекомендаций в области обучения.

Суть бизнеса заказчика: Команда состоит из консультантов, недавних студентов, получивших диплом о высшем образовании в сфере IT в топовых вузах страны. Ребята объединились для оказания школьникам помощи в обучении техническим дисциплинам: математика, геометрия, информатика и т.д. Консультанты помогают школьникам и их родителям определить и достичь намеченных целей в образовании.

Масштаб и количество: В команде в разное время 2-5 человек. Члены команды очень дружны, совместно готовят и проводят курсы обучения,  поддерживают друг друга в оказании клиентам своевременных и качественных услуг, потому что любят свое дело, дорожат репутацией и стараются приносить наибольшую пользу своим ученикам. Доходы членов команды не суммируются, но расходы могут быть общие по согласованию.

Задача клиента:

По словам заказчика, для более плодотворной и масштабной работы по совместной подготовке новых курсов потребовалось наладить и структурировать работу. В последнее время увеличилось количество учеников и необходимо вести учет их контактов и их прогресса в образовании, планировать дальнейшие шаги обучения. Для более удобной и быстрой работы, передачи задач между участниками команды, требуется структурировать и автоматизировать процесс работы.

Что было наиболее важно учесть в процессе развития и автоматизации портала:

1. Не терять контакты учеников.
2. Вести учет и контроль успеваемости ученика по программам курса.
3. Удержание внимания к ученику.

История использования Битрикс24 заказчиком.

Заказчик некоторое время назад уже использовал коммерческий портал Битрикс24, пытаясь настраивать его собственными силами. А также был некоторый перерыв в развитии бизнеса и соответственно в использовании цифровой платформы Битрикс24, но портал оплачивался практически постоянно и теперь команда начинает новый этап на новом автоматизированном уровне для эффективного развития рабочих процессов.

Основные критерии, повлиявшие на выбор заказчика цифровой платформы Битрикс24:

1. Битрикс24 имеет гибкие настройки: пользовательских полей карточек сделок, задач, других сущностей, возможность создать несколько воронок продаж под любой процесс работы с клиентом, настройка цифровых рабочих мест (смарт-процессы) и т.д.
2. В Битрикс24 можно разграничить права в CRM, в задачах.
3. В Битрикс24 очень удобно работать в чатах по конкретным объектам, а также важно, что информация имеет несколько видов представлений (канбан, список, сроки и т.д., более того, в  системе есть большой объем информативных отчетов и их гибкая настройка и т.д.

Тариф:

Компания приобрела через СБС и использует годовой тариф “Профессиональный”, который позволяет использовать все возможности функционала Битрикс24 и разрабатывать любые идеи для решения всех потребностей команды.

Почему заказчик обратился именно к нам, команде “Сопровождение бизнес стратегий”?

Заказчик обратился именно к нам, потому что получил рекомендации о нашей организации и высокую оценку нашей работы.

На предварительных встречах с куратором проектов СБС заказчик убедился в том, что команда СБС очень системно и качественно работает с клиентом и процесс работы прозрачен, стабилен, проактивен со стороны СБС. Гарантируется постоянство утвержденного расписания онлайн-встреч с участниками проекта внедрения, а также резервирование объема рабочего времени сотрудников СБС на развитие портала заказчика для своевременного продвижение к целям развития портала и эффективного развития бизнеса.

Почему все проекты СБС успешны?

1. У клиента СБС есть понимания сроков и стоимости полного объема внедрений.

2. В процессе внедрения участники проекта внедрения проходят Курс обучения стандартным возможностям портала, чтобы лучше понимать возможности платформы, предложения и советы интеграторов, используемые термины, а значит четко и быстро описывать рабочие процесс для их эффективной автоматизации.

3. Процесс сопровождения СБС развития портала заказчика позволяет пользователям в спокойном режиме изучать новые функциональные возможности, понимать и принимать решения по развитию портала, постепенно адаптировать функционал к рабочим процессам, а сотрудников к системной работе с порталом.

Внедрение становится эффективным, потому что разрабатывается теми людьми, которые будут непосредственно работать с функционалом. Когда они понимают, что могут влиять на результаты внедрений, они комфортно осваивают работу с порталом. И это помогает быстро и качественно продвигать бизнес к новому уровню развития с порталом Битрикс24.

Описание деталей внедрения:

Первый шаг внедрения – настройка CRM:

1. Лиды. В воронке лидов идет сбор основных сведений о новом клиенте.

   В воронке лидов несколько стадий, в том числе:

• Поступило новое обращение (лиды)
• Подготовить встречу
• Итоги встречи
• Приоритеты

Чтобы было удобно собирать важную информацию по ученику, а позже анализировать ее в отчетах, создали пользовательские поля: класс, чем интересовался. Настроили их обязательное заполнение со стадии «Подготовить встречу».

• При перемещении лида в стадию «Итоги встречи» запрашивается комментарий, который консультант должен заполнить по итогам встречи.
• Проанализировав объем работ, необходимый для работы с учеником (подготовки материалов и т.д.), консультант устанавливает один из приоритетов лиду, перемещая лид в соответствующую стадию. При этом лид получает метку приоритета в наименовании.
• Уведомления об установленном приоритете получают все наблюдатели лида и тот преподаватель, который первым заберет работу с учеником на себя, переводит лид в успешный. Роботами в этот момент создается сделка в воронке, соответствующей выбранному учеником направлению обучения.

2. Сделки

В воронках сделок идет группировка учеников по соответствующему направлению обучения:

• Математика
• Геометрия
• IT

Эти воронки имеют одинаковые стадии:

• Новый ученик. При создании сделки запускается бизнес-процесс с созданием специализированного чата по этой сделке. Это сделано для того, чтобы можно было в аккаунт сделки установить фото ученика, а также быстро находить чат на карточке сделки канбан воронки. Так заказчику удобнее ориентироваться в чатах по сделкам. В чат сразу отправляется сообщение о том, по какой сделке создан чат и ссылка для перехода на эту сделку, если чат открывается в списке чатов.
• Работаю с учеником. Сделка в этой стадии находится до момента оплаты какой-либо услуги обучения.
• Обучение оплачено. Использовали настройку вложенных процессов, запуск одного процесса из другого: когда сделка перемещается в стадию "Оплачено", запрашивается заполнение поля "Выбрать курс обучения" и запускается бизнес-процесс, который запускает другой бизнес-процесс в смарт-процессе "Список курсов", используются глобальные переменные. Этот сценарий используется для фиксации участников курса обучения внутри смарт-процесса.
• Чтобы в эту стадию перевести сразу несколько оплаченных сделок, настроен умный сценарий «Оплачен курс обучения». Его запуск переводит выделенные сделки в других стадиях на стадию «Обучение оплачено», а также добавляет в наименование сделки метку «Оплачено». Это удобно, когда запускается курс обучения и по данным банковской выписки сразу все оплаченные сделки можно перевести одной кнопкой в соответствующую стадию. При этом в разных воронках запускается один умный сценарий, в котором из нескольких роботов по условию сценарий отрабатывает нужный робот.
• Отчет в архив. При переводе в эту стадию, запрашивается обязательное пользовательское поле «Отчет по закрытой сделке». И сделки в этой стадии во всех воронках туннелем продаж переводятся в еще одну настроенную воронку «Ученики, прошедшие курс обучения», где собираются все итоговые данные по обучению ученика и фиксируется следующий шаг по его программе обучения (роботом устанавливается дело). При перемещении сделки в стадию «Направить в работу. Предложить обучение» сделка копируется в воронку «Предложить ученикам новое обучение» для дальнейшей работы с ней. 

Второй шаг внедрения – дополнительные возможности и настройка смарт-процессов

Для повторных продаж используются регулярные сделки для тех учеников, которые интересовались конкретным курсом обучения. Ежемесячно создаются новые сделки для приглашения таких учеников на новый интересующий их курс обучения.

Для удобной работы с карточками лидов и сделок, настроены представления карточек с минимизацией количества видимых полей:

Настроен смарт-процесс «Список курсов» в рамках CRM с датой старта курса и фиксацией учеников курса. В карточке сделки появилась вкладка «Список курсов», чтобы было видно в каких курсах участвует ученик.

У команды общие расходы и для их быстрого и удобного согласования настроен смарт-процесс «Согласование расходов» с тремя стадиями:

• Регистрация расхода на согласование
• В этой стадии накапливаются расходы, которые требуется согласовать.
• Заполняются пользовательские поля, в том числе:
• Полная сумма расхода;
• Процент оплаты и т.д..

Сумма к оплате рассчитывается автоматически.

В этом смарт-процессе использовали настройку бизнес-процессов для реализации сложной логики утверждения и маршрутизации документов: в карточке смарт-процесса определенного курса обучения запускается бизнес-процесс, который запрашивает заполнение полей "Наименование расхода", "Сумма расхода" и запускает создание новой сущности смарт-процесса "Согласование расходов" для дальнейшего согласования расходов по этому конкретному курсу обучения, а также переводит карточку курса обучения на стадию "Подготовка".

Остальные расходы, которые не относятся к конкретному курсу обучения, команда регистрирует в канбане смарт-процесса, открывая его через левое меню.

• Расход отправить на согласование. В момент, когда все данные по расходу собраны и пора направить его на согласование, тогда карточку расхода перемещают в эту стадию. Запускается настроенный бизнес-процесс, с условием согласования по первому согласовавшему сотруднику, который утвердит этот расход. В этом случае расход считается утвержденным к оплате.  

• Расход согласован. В этой стадии расходы накапливаются и показывают общий итог в течении 30 дней с текущей даты, а после перемещаются на успешную стадию.

Результат внедрения:

Что сделали в проекте внедрения?

1. Внедрили CRM с использованием лидов. Создали и настроили несколько воронок сделок.  
2. Настроили смарт-процесс для регистрации учеников на курсы обучения.
3. Настроили смарт-процесс для согласования общих расходов и регистрации документов на оплату.
4. Настроили права доступа к базе клиентов в CRM, к задачам.
5. Настроили автоматическое создание специального чата для каждой вновь созданной сделки для фиксации в чате успеваемости ученика и для более быстрого доступа к чату в канбане в выведенных полях карточки сделки.
6. Научили заказчика работать с CRM, задачами в Битрикс24, в Смарт-процессах.

Что предлагали и показывали заказчику, но не сделали?

1. Предлагали подключить каналы связи с клиентами, но заказчик отказался, мотивируя тем, что клиентов пока немного и их будут регистрировать вручную для сохранения и пополнения базы.
2. Портал будет использоваться в первое время и в основном для объединения работы команды (планируя цели и задачи по курсу обучения и ученикам, записывая итоги выполненных задач, анализируя их и составляя дальнейшие планы обучения).

Благодаря реализации проекта мы помогли заказчику достичь таких результатов:

• В три раза сократили трудозатраты процесса подготовки курсов обучения за счет организации четкого процесса фиксации контактов учеников, результатов их успеваемости, расходов по подготовке курсов;
• В 20 раз ускорили принятие решений по дальнейшим шагам обучения учеников в результате использования специального чата в карточке сделки в канбан;
• Заказчику намного легче и увлекательнее стало работать с использованием портала в рабочих процессах.