4 филиала, 1 CRM: как мы объединили управление школой танцев «Элефанк»
«Элефанк» — школа танцев в Череповце, с четырьмя филиалами по городу и клиентской базой около 2000 человек. Компания активно развивает цифровые каналы, стремится к прозрачности процессов, автоматизации учёта и более эффективным коммуникациям с клиентами.
Цель — перенос бизнес-процессов из CRM ListokCRM в облачную версию Битрикс24 с последующей автоматизацией, подключением каналов коммуникации, интеграцией с мобильным приложением и внедрением инструментов учета и аналитики.
Задачи проекта:
- Подключение всех каналов коммуникации: телефонии, почты, Telegram, соцсетей.
- Интеграция Битрикс24 с мобильным приложением «Элефанк».
- Настройка автоматизации, бизнес-процессов и триггерных сценариев в воронках.
- Разработка собственного приложения в Битрикс24 для учета посещений занятий и количества занятий у занимающихся.
- Разработка Telegram-бота для записи клиентов на мероприятия (не занятия).
- Повышение вовлеченности сотрудников и упрощение внутреннего взаимодействия.
- Проведение диагностики, консультаций и поэтапное обучение работе в CRM.
Провели системную настройку CRM
- Перенесли логику учета клиентов и сделок из ListokCRM в CRM Битрикс24.
- Настроили сделки, воронки, кастомные поля и права доступа.
- Адаптировали клиентские сценарии под механизмы Битрикс24.
Теперь администраторы школы работают в единой системе, а клиенты не теряются между филиалами.
Подключили все каналы коммуникаций
- Реализовали омниканальный подход к взаимодействию с клиентами — такой подход полностью соответствует требованиям e-commerce-среды.
- Интегрировали телефонию Ростелеком, соцсети, почту и Telegram.
- Настроили обработку и распределение заявок между менеджерами.
- Включили уведомления и задачи по ключевым событиям.
Менеджеры получают все обращения в одном окне CRM и быстро отвечают, а клиенты — быстрее получают обратную связь.
Автоматизировали работу с заявками и абонементами
- Настроили роботов, триггеры и смарт-процессы во всех воронках.
- Настроили автоматические сценарии по этапам воронки: от заявки до оплаты.
- Автоматизировали учет абонементов, оплат и обращений.
Провели интеграции
1. Интегрировали Битрикс24 с мобильным приложением «Элефанк» средствами REST API
CRM-система Битрикс24 предоставила значительные преимущества по сравнению с предыдущей: единое пространство для всех каналов коммуникации, автоматический сбор заявок и дополнительные инструменты, такие как модуль задач и база знаний.
Облачный портал обменивается данными с приложением благодаря запросам на различные кейсы:
- покупка абонемента,
- заморозка абонемента,
- разморозка абонемента,
- восстановление занятия,
- посещение занятия,
- пропуск занятия,
- и другие.
При этом клиенты в мобильном приложении получают различные пуш уведомления в ответ на свои действия, а сотрудники меньше тратят времени на рутинные задачи.
2. Подключили онлайн-оплату через Юкасса
Клиенты оплачивают абонементы в приложении и оперативно получают уведомления о статусе заявки и оплатах, а бухгалтерия получает прозрачный учет поступлений.
Встроили аналитику в CRM
Кастомные доработки
Для некоторых задач клиента понадобилось добавлять кастомные решения.
Разработали приложение внутри Битрикс24 для учета посещаемости и количества оставшихся занятий по абонементам:
Администраторы выставляют статус занятия (“Пропуск” и “Посещение”):
Создали Telegram-бота, через него клиенты самостоятельно записываются. Администраторам не нужно вручную собирать списки, а клиентам удобно зарегистрироваться онлайн.
Столкнулись с проблемой недостаточной гибкости штатных активити по работе с товарами. Реализовали кастомные активити, которые помогают гибко создавать и обновлять товары на основе данных в элементах смарт-процесса.
Встроили аналитику в CRM
- Настроили отчеты по доходам и расходам.
- Собрали BI-отчет с разбивкой по абонементам, тренерам и расходам.
- Руководство в реальном времени видит финансовую картину и может отслеживать эффективность подразделений.
Провели обучение сотрудников
- Провели встречи и консультации с командой клиента.
- Подготовили инструкции и демонстрации.
- Сопровождали проект на этапе внедрения и тестирования.
Вся работа компании перенесена из прежней CRM в Битрикс24. Теперь в одной системе ведутся заявки, клиенты, продажи, абонементы, посещаемость и финансы — без дублирования данных и разрозненных таблиц. Сотрудники работают в едином интерфейсе, а руководство видит полную картину по бизнесу в режиме реального времени.
Мы автоматизировали учет посещаемости и абонементов: система сама фиксирует визиты, списывает занятия, показывает остатки и уведомляет о завершении абонемента. Запустили Telegram-бот для быстрой и удобной записи на мероприятия без участия администраторов. Настроили омниканальную воронку: обращения из телефонии, соцсетей, мессенджеров и онлайн-оплат автоматически попадают в CRM, распределяются между менеджерами и обрабатываются быстрее.
Включили аналитику по продажам, финансам и эффективности сотрудников с наглядными отчетами и показателями. В результате Элефанк получили единое цифровое пространство для учета и управления бизнесом.
