Кейс СКАНИУМ: автоматизация работы с клиентами по BIM-проектированию

ООО "Сканиум" – компания в сфере BIM-проектирования и лазерного сканирования.

Компания специализируется на цифровом моделировании зданий и инженерных систем, помогая застройщикам и проектировщикам работать точнее и эффективнее. Основные услуги – 3D-сканирование объектов, создание информационных моделей (BIM) и сопровождение строительных проектов.

В штате – 10 специалистов: инженеры, сканировщики и менеджеры проектов. До внедрения CRM процессы были разрозненными: заявки терялись, нагрузка на сотрудников распределялась неравномерно, а контроль исполнения задач затруднялся.

Это типичная ситуация для небольших BIM-компаний, где важно синхронизировать работу полевых специалистов и офисных сотрудников.


Компания "Сканиум" столкнулась с типичными сложностями растущего бизнеса в сфере услуг:  

1. Потеря заявок и хаос в коммуникации:  
Входящие заявки с сайта, почты и звонков обрабатывались бесконтрольно. Менеджеры фиксировали их кто в Excel, кто в заметках на телефоне, из-за чего клиенты "выпадали" из воронки продаж.  

2. Отсутствие контроля за работой менеджеров:  
Руководство не понимало, на каком этапе находятся переговоры, какие клиенты "горячие", а какие – холодные. Не было прозрачности в KPI сотрудников.  

3. Проблемы с планированием загрузки специалистов:
Инженеры и сканировщики работали в "ручном режиме" – их загрузка учитывалась в таблицах или на бумаге. Это приводило к перегрузу одних и простоям других.  

4. Ручная работа с договорами и документами:  
Все акты, счета и договоры создавались единственным бухгалтером. Созданные документы хранились в у менеджеров у каждого в своей папке. Поиск нужного документа отнимал много времени, а версии файлов путались. Несколько раз возникали ситуации, когда клиенту не напоминали об оплате и договор зависал.

Почему выбрали Битрикс24 и нашу компанию?  

• Осведомленность - собственник уже работал в Битрикс24 и понимал, какие плюсы можно получить от автоматизации.
• Гибкость системы – CRM подошла под специфику BIM-услуг, включая проектный учет и календарь специалистов.  
• Автоматизация рутины – встроенные роботы (CRM-формы, трекинг звонков, напоминания) сократили ручную работу.  
• Интеграция с почтой и телефонией – все коммуникации теперь в одной системе.  
• Рекомендации и опыт – мы уже работали с инжиниринговыми компаниями и понимали их процессы.

Внедрение Битрикс24 началось с глубокого анализа бизнес-процессов компании. Мы выделили ключевые точки, где автоматизация даст максимальный эффект, и разработали поэтапный план внедрения.  

1. Централизация коммуникаций:

• Подключили штатную телефонию Битрикс24 с записью разговоров и распределением звонков между менеджерами. Это исключило потерю входящих клиентов.  
• Настроили интеграцию с почтой – все письма автоматически попадают в CRM и привязываются к карточкам клиентов. Теперь переписка не теряется, а менеджеры видят историю взаимодействия.  

2. Настройка воронки продаж и автоматизации: 

• Создали воронку сделок под специфику BIM-услуг: от первичного контакта до подписания договора, получения отзыва и постпродажного сопровождения.  
• Настроили автоматические триггеры:  

  а) При поступлении заявки с сайта – моментальное создание лида и уведомление менеджера.  
  б) Если клиент не отвечает более 3 дней – система напоминает о необходимости повторного контакта.  
  в) На каждом этапе сделки (замер, коммерческое предложение, подписание договора) автоматически ставятся задачи ответственным.  

3. Управление проектами и загрузкой специалистов:

• Внедрили "календарь ресурсов", чтобы избежать перегрузки инженеров. Теперь руководитель видит, кто из сотрудников свободен, а кто занят на объекте.  
• Настроили проектные задачи с чек-листами и сроками – это исключило хаос в исполнении заказов.  

4. Работа с документами:

• Все договоры, акты и КП теперь хранятся в CRM в привязке к сделке. Добавлен контроль версий и напоминания о сроках подписания.  
• Типовые документы генерируются автоматически по шаблонам.  

5. Аналитика и отчетность:

• Настроили дашборды для руководства: конверсия из лида в сделку, загрузка специалистов, эффективность рекламных каналов.  
• Внедрили отчеты по звонкам – кто из менеджеров сколько обрабатывает и какова результативность.  

Сложности и их решение:

• Сопротивление сотрудников – часть команды боялась, что CRM усложнит работу. Провели обучение и показали, как система экономит время.  
• Интеграция с корпоративной почтой – из-за настроек системы безопасности были сложности с настройкой. Решили через переадресацию писем.  

Всего за 2 месяца после запуска CRM компания получила такие бизнес-результаты:  

1. Увеличение конверсии входящих заявок: время реакции на заявку уменьшилось с 24 часов до 1-2 часов – система сразу уведомляет ответственных.  
2. Рост продаж и прозрачность воронки: на 18% увеличилось количество успешных сделок за счет автоматических напоминаний и этапного контроля.  
3. Снижение трудозатрат на рутину: пожалуй, самый важный результат - на 50% сократилось время на оформление документов (договоры, КП, акты генерируются автоматически), а менеджеры не тратят времени на поиск информации о клиентах.  
4. Оптимизация загрузки специалистов: простои инженеров сократились на 35% благодаря календарю ресурсов и балансировке задач.  
5. Контроль эффективности рекламы: появилась возможность точно оценивать какие каналы приносят больше клиентов, а какие – убыточны. На 20% снизили бюджет на неэффективную рекламу, перенаправив средства на работающие источники.