Реализация проекта по интеграции Битрикс 24 облачная версия для ООО "ЮНАКО"

ООО "ЮНАКО" - компания занимается производством и монтажом изделий из алюминия, стекла и пластика: пластиковые и алюминиевые окна, входные двери, балконы, фасады, перегородки, противопожарные конструкции и зимние сады.
Группа компаний «ЮНАКО», известна уже более 25 лет на рынке алюминиевых, пластиковых и светопрозрачных конструкций.


Клиент ставил перед собой несколько ключевых задач, которые должны были решить внедрение Битрикс24.

Во-первых, необходимо было автоматизировать процессы продаж и производства, чтобы исключить ручную передачу информации и минимизировать ошибки.

Во-вторых, требовалось настроить документооборот и оплату счетов, чтобы упростить согласование и повысить дисциплину в выполнении обязательств.

В-третьих, важно было дать руководителю возможность курировать проекты, не участвуя в рутинных операциях, и получать актуальную информацию о статусе каждого проекта.

В-четвертых, необходимо было исключить дублирование задач и повысить прозрачность в работе команды, которая ранее функционировала в условиях хаоса, вызванного использованием Excel и WhatsApp.

В-пятых, клиенту требовалось получить полное понимание, на каком этапе находится каждый проект, чтобы оперативно принимать управленческие решения и контролировать сроки.

В общем задачи были направлены на повышение прозрачности, автоматизацию рутинных процессов, улучшение коммуникации внутри компании и оптимизацию взаимодействия с клиентами. Это позволило бы «ЮНАКО» не только улучшить внутреннюю эффективность, но и укрепить позиции на рынке, предлагая клиентам более стабильное и качественное исполнение проектов.

1. Настроили воронку сделок «Продажи»:
Для реализации поставленных задач мы внедрили единое цифровое пространство в Битрикс24, которое охватывает все ключевые процессы компании — от продаж до производства и документооборота. В первую очередь, была настроена воронка сделок «Продажи», в которой предусмотрены 2 типа договора — собственный и от контрагента. Также реализованы два бизнес-процесса для работы с КП — формирование и согласование. При переходе на стадию «Исполнение договора» автоматически создаются этапы работ, что позволяет избежать потерь информации и дублирования действий. При закрытии сделки формируется универсальный список «Гарантия», где фиксируются обязательства по проекту.

2. Реализовали смарт-процесс «Этапы работ» и «Документооборот»:
Далее был реализован смарт-процесс «Этапы работ», где каждый этап — от комплектации до монтажа — актируется отдельно. Это позволило точно отслеживать статус каждого проекта и вести его в прозрачной и структурированной среде. Также был настроен смарт-процесс «Документооборот», в котором предусмотрены две логики: ручной переход на стадию согласования — для самоконтроля менеджера, и автоматический переход — для оперативного согласования и оплаты счетов.

3. Добавили уведомления руководителю через 24 часа:
Для повышения дисциплины и контроля были добавлены уведомления руководителю через 24 часа в случае несвоевременного согласования и оплаты счетов. Это позволило не только ускорить процессы, но и повысить ответственность сотрудников. В целом, внедрение системы позволило создать единое пространство для управления проектами, где все этапы, задачи и документы фиксируются в одном месте, а коммуникация между отделами стала более чёткой и структурированной. Таким образом, мы помогли «ЮНАКО» перейти от хаоса к порядку, сохранив при этом гибкость и оперативность в работе.

В результате:

После внедрения системы в Битрикс24 клиент получил единое цифровое пространство, где все процессы стали прозрачными и автоматизированными. Автоматизированная воронка продаж позволяет отслеживать проекты от квалификации до закрытия, включая этапы работ и гарантийные обязательства. Это исключило потерю информации и дублирование задач, что ранее было характерно для работы в Excel и WhatsApp. Смарт-процесс «Этапы работ» дал возможность точно определять статус каждого проекта и вести его в структурированной среде.

Смарт-процесс «Документооборот» с возможностью как ручного, так и автоматического согласования и оплаты счетов позволил сократить время на эти операции и повысить дисциплину в выполнении обязательств. Уведомления руководителю через 24 часа в случае несвоевременного согласования обеспечили контроль и оперативность в принятии решений. Теперь руководитель имеет полный контроль над проектами, не участвуя в рутинных операциях, что позволило ему сосредоточиться на стратегических задачах.

В целом, внедрение системы позволило сократить время на согласование и оплату счетов, повысить прозрачность и координацию между отделами, исключить дублирование задач и создать стабильную и эффективную систему управления проектами. Это дало компании возможность масштабироваться, повышать качество исполнения и укреплять позиции на рынке. Таким образом, «ЮНАКО» получила не просто инструмент, а цифровую экосистему, которая помогает ей работать быстрее, чётче и эффективнее.