ООО "ХартБит"
Маркетинговое агентство полного цикла с очень широким пулом компетенций:
- EVENT - Организация и проведение спортивных, деловых и развлекательных мероприятий
- КРЕАТИВ - Разработка креативных концепций, брендинг, фото и видео продакшн
- МЕДИА И PR - Создание коммуникационных стратегий, PR - сопровождение
- SMM - Разработка контент-плана, дизайн, реклама и продвижение в социальных сетях
- DIGITAL - E - commerce, разработка сайтов и мобильных приложений
- СПОНСОРСТВО - Разработка спонсорских стратегий, поиск и подписание спонсорских активов и активация спонсорских контрактов
- МЕРЧАНДАЙЗИНГ - Создание дизайна, разработка матрицы ассортимента
- ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ - Комплексное сопровождение бренда, коммерциализация торговой марки, поиск партнеров для продаж и лицензирования
- КОНСАЛТИНГ - Разработка и внедрение стратегии развития, повышение коммерческой привлекательности актива бренда и его активов
Количество сотрудников - 50 человек
Клиент к нам обратился с просьбой помочь оцифровать и автоматизировать текущую деятельность по управлению комплексными проектами. На момент обращения вся информация фиксировалась в гугл-таблицах, мессенджерах и записных книжках. Там же организовывалась проектная деятельность: планирование, сбор рабочей группы и согласование документов.
Куча чатов с клиентами и подрядчиками, отдельные чаты для согласования документов и прочее. В гугл-таблицах рассчитывалась смета для заказчиков, подбивали себестоимость и, пытались организовать хронологию коммуникации и активностей.
Количество заказчиков у клиента на тот момент было не большое, но со стабильно большим объемом задач, при этом были планы по масштабированию деятельности и расширению клиентской базы. Данные цели были труднодостижимые на тот момент, так как, при разрастании команды, ручное управление начало давать сбои.
Начался проект достаточно оперативно, с нашей стороны была собрана рабочая группа из:
Следующим этапом составили календарный план проекта и приступили к реализации с еженедельными ВКС по текущему статусу.
Нами была реализована инициация нового проекта в воронке Сделок, где создается элемент CRM, в котором указывается начальная потребность заказчика, определяется руководитель проекта и команда проекта. В связке со Сделкой создается Проект в модуле «Задачи и Проекты», в который будут подкрепляться верхнеуровневые задачи по каждому типу работ со своими ответственными после того, как Работа пройдет согласование.
Работа – это элемент CRM, а именно Смарт-процесс, который связан со Сделкой, где данный тип работ был инициирован. Данный элемент имеет свой процесс согласования, в него можно прикрепить компанию подрядчика (если требуется), внести стоимость работ от подряда для расчета себестоимости, а также инициировать согласование документации с подрядчиком по данному проекту. За каждым типом работ закрепляется свой ответственный из рабочей группы проекта. После согласования создается задача с календарными сроками и прикрепляется в уже созданный проект. В результате мы получаем календарный план проекта в диаграмме Ганта.
Когда первичный набор работ прошел согласование на предмет себестоимости и стоимости для заказчика, то на основании данных смарт-процессов создаются номенклатурные позиции и добавляются в основную сделку по проекту. Данную операцию штатным функционалом решить не удалось, тут нам помогли наши коллеги – разработчики, создав индивидуальный активити, который позволяет реализовать данную операцию.
Наша команда разработки, на основании добавленных номенклатур в сделку и смарт-процессов с детализацией работ, создали модуль, который формирует Excel файлы сметы для клиента и для финансового директора.
После всех подготовительных операций начинается ведение самого проекта менеджерами проекта по каждому типу работ и руководителем проекта в целом. При этом у нас есть статусная модель, которая отображается в модуле CRM, где мы видим текущее состояние проекта в целом и статус каждого типа работ. Детализация по всем задачам ведется внутри самого проекта, с учетом конечных исполнителей, календарно-сетевого планирования и трекинга времени и задач.
Итогом проделанной работы является автоматически сформированный отчет по проекту, который утверждается с заказчиком.
В результате, взамен старым инструментам у клиента организовано общее рабочее пространство для всех сотрудников, теперь можно забыть про мессенджеры, календари в телефоне и «напоминалки», Битрикс24 организует работу менеджмента на достаточно высоком уровне и даже в мобильном телефоне:
Самая главная цель была достигнута, на данный момент можно масштабировать поток входящих заявок и увеличивать штат сотрудников без дополнительных трудозатрат и с высокой скоростью адаптации и погружения в процессы компании.
Адрес г. Екатеринбург, ул. Радищева, д. 6а, оф. 201
Телефон +73432269695
По Битрикс24 звоните: +73432269695
E-mail: info@tech-ad.ru