Партнеры
Advanced Technology
Как вдвое увеличить поток входящих заявок без снижения показателя конверсии при помощи Битрикс24

Как вдвое увеличить поток входящих заявок без снижения показателя конверсии при помощи Битрикс24

Как вдвое увеличить поток входящих заявок без снижения показателя конверсии при помощи Битрикс24

ООО "ХартБит"

Маркетинговое агентство полного цикла с очень широким пулом компетенций: 
- EVENT - Организация и проведение спортивных, деловых и развлекательных мероприятий
- КРЕАТИВ - Разработка креативных концепций, брендинг, фото и видео продакшн
- МЕДИА И PR - Создание коммуникационных стратегий, PR - сопровождение
- SMM - Разработка контент-плана, дизайн, реклама и продвижение в социальных сетях
- DIGITAL - E - commerce, разработка сайтов и мобильных приложений
- СПОНСОРСТВО - Разработка спонсорских стратегий, поиск и подписание спонсорских активов и активация спонсорских контрактов
- МЕРЧАНДАЙЗИНГ - Создание дизайна, разработка матрицы ассортимента
- ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ - Комплексное сопровождение бренда, коммерциализация торговой марки, поиск партнеров для продаж и лицензирования
- КОНСАЛТИНГ - Разработка и внедрение стратегии развития, повышение коммерческой привлекательности актива бренда и его активов

Количество сотрудников - 50 человек 


Клиент к нам обратился с просьбой помочь оцифровать и автоматизировать текущую деятельность по управлению комплексными проектами. На момент обращения вся информация фиксировалась в гугл-таблицах, мессенджерах и записных книжках. Там же организовывалась проектная деятельность: планирование, сбор рабочей группы и согласование документов.

Куча чатов с клиентами и подрядчиками, отдельные чаты для согласования документов и прочее. В гугл-таблицах рассчитывалась смета для заказчиков, подбивали себестоимость и, пытались организовать хронологию коммуникации и активностей.

Количество заказчиков у клиента на тот момент было не большое, но со стабильно большим объемом задач, при этом были планы по масштабированию деятельности и расширению клиентской базы. Данные цели были труднодостижимые на тот момент, так как, при разрастании команды, ручное управление начало давать сбои.


Начался проект достаточно оперативно, с нашей стороны была собрана рабочая группа из:

  • Руководителя проектов
  • Бизнес-аналитика
  • Системного аналитика
  • Команды разработки (специалист внедрения, разработчик и серверный инженер)
Первым делом провели предпроектное обследование, собрали все бизнес-требования клиента и написали техническое задание. Получилось все достаточно быстро, т.к. со стороны клиента нам очень активно помогал весь топ-менеджмент компании.

Следующим этапом составили календарный план проекта и приступили к реализации с еженедельными ВКС по текущему статусу.

Нами была реализована инициация нового проекта в воронке Сделок, где создается элемент CRM, в котором указывается начальная потребность заказчика, определяется руководитель проекта и команда проекта. В связке со Сделкой создается Проект в модуле «Задачи и Проекты», в который будут подкрепляться верхнеуровневые задачи по каждому типу работ со своими ответственными после того, как Работа пройдет согласование.

Работа – это элемент CRM, а именно Смарт-процесс, который связан со Сделкой, где данный тип работ был инициирован. Данный элемент имеет свой процесс согласования, в него можно прикрепить компанию подрядчика (если требуется), внести стоимость работ от подряда для расчета себестоимости, а также инициировать согласование документации с подрядчиком по данному проекту. За каждым типом работ закрепляется свой ответственный из рабочей группы проекта. После согласования создается задача с календарными сроками и прикрепляется в уже созданный проект. В результате мы получаем календарный план проекта в диаграмме Ганта.

Когда первичный набор работ прошел согласование на предмет себестоимости и стоимости для заказчика, то на основании данных смарт-процессов создаются номенклатурные позиции и добавляются в основную сделку по проекту. Данную операцию штатным функционалом решить не удалось, тут нам помогли наши коллеги – разработчики, создав индивидуальный активити, который позволяет реализовать данную операцию.

Наша команда разработки, на основании добавленных номенклатур в сделку и смарт-процессов с детализацией работ, создали модуль, который формирует Excel файлы сметы для клиента и для финансового директора.

После всех подготовительных операций начинается ведение самого проекта менеджерами проекта по каждому типу работ и руководителем проекта в целом. При этом у нас есть статусная модель, которая отображается в модуле CRM, где мы видим текущее состояние проекта в целом и статус каждого типа работ. Детализация по всем задачам ведется внутри самого проекта, с учетом конечных исполнителей, календарно-сетевого планирования и трекинга времени и задач.

Итогом проделанной работы является автоматически сформированный отчет по проекту, который утверждается с заказчиком.


В результате, взамен старым инструментам у клиента организовано общее рабочее пространство для всех сотрудников, теперь можно забыть про мессенджеры, календари в телефоне и «напоминалки», Битрикс24 организует работу менеджмента на достаточно высоком уровне и даже в мобильном телефоне:

  • Чаты по проекту создаются автоматом и на основании каждого сообщения можно создать любую активность (встреча, задача и прочее)
  • Есть четкая последовательность действий для каждой роли в компании с измеримым результатом в виде отчётов по эффективности, выработке часов и коммерческим показателям
  • Появилось прозрачное финансовое, ресурсное и временное планирование каждого проекта и каждой работы по проекту.
  • Теперь все подконтрольно топ-менеджменту компании за счет отлаженных процессов по согласованию документов и всевозможных решений по проекту.

Самая главная цель была достигнута, на данный момент можно масштабировать поток входящих заявок и увеличивать штат сотрудников без дополнительных трудозатрат и с высокой скоростью адаптации и погружения в процессы компании.


Отзыв клиента:

Выражаем всему коллективу компании Advanced Technology благодарность за качество выполняемых услуг, которое всегда предоставляется на лучшем уровне с соблюдением сроков работ. На каждом этапе работ присутствует профессионализм и отзывчивость, а также своевременная обратная связь.
Желаем всему коллективу процветания и финансового благополучия, а также дальнейшего успешного роста компании.

Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Как вдвое увеличить поток входящих заявок без снижения показателя конверсии при помощи Битрикс24
Золотой
Лидер продаж
2023 год: Прорыв года
Офис
Екатеринбург
Смоленск
Готов приехать
Калуга
Челябинск
CRM
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Автоматизация
Мы сконцентрированы на достижении ваших конечных бизнес-целей

Вникаем в цель, определяем задачи, формируем решение, выбираем способ достижения, реализуем, поддерживаем и развиваем. Мы помогаем вашему бизнесу работать лучше – больше продавать, находить новых клиентов и завоевывать их доверие.

Каждый человек в нашей команде – от владельцев до рядовых сотрудников – разделяет наши ценности. Для нас важны люди и общение, конечный результат, сотрудничество и готовность к изменениям. Это важно, и вы это сами почувствуете, работая с нами


Обсудим ваш проект?
Поможем подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Екатеринбург, ул. Радищева, д. 6а, оф. 201

Телефон +73432269695

По Битрикс24 звоните: +73432269695

E-mail: info@tech-ad.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
ИТ-аутсорсинг
1С:Франчайзи
обучение