Автоматизация бизнес-процессов и организация BI-отчетов в Битрикс24 для Арктик Энергострой

ООО «Арктик Энергострой» — поставщик комплексных услуг для энергетической отрасли, специализирующийся на проектировании, комплектации, строительстве, управлении и поддержке инфраструктуры. Компания предлагает индивидуальные решения, охватывающие весь жизненный цикл проекта и адаптированные под различные коммерческие модели, обеспечивая максимальную гибкость для своих клиентов, среди которых — ведущие нефтегазодобывающие компании. 

«Арктик Энергострой» обладает многолетним опытом и командой высококвалифицированных специалистов, способных решать сложные технологические задачи в энергетическом секторе. Компания предоставляет комплексные решения, от проектирования до поддержки, позволяя клиентам сосредоточиться на основной деятельности.

В начале нашего сотрудничества компания поставила перед нами цель: автоматизировать ключевые процессы в продажах и производстве, а также создать эффективную систему отчетности для руководства. 

На старте проекта перед клиентом возникли несколько ключевых вызовов:

• Проблемы координации отделов. Разные отделы компании работали изолированно, что приводило к дублированию усилий, задержкам в обработке информации и снижению общей производительности. Отсутствие единой системы управления затрудняло оперативное реагирование на изменения рынка.

• Ручной труд. Компания вручную обрабатывала огромные объемы данных о клиентах, тратя на это много времени, увеличивая вероятность ошибок и замедляя принятие решений. Отсутствие автоматизации мешало анализу и планированию.

• Непрозрачность отслеживания сделок. Процесс был недостаточно прозрачным, затрудняя контроль за выполнением планов и своевременное выявление проблем. Это негативно сказывалось на доверии клиентов и партнеров.

• Низкая автоматизация производства. Производственные процессы были недостаточно автоматизированы, что приводило к потере времени, ресурсов и снижению качества продукции. Отсутствие современных технологий затрудняло повышение эффективности.

• Недостаток информации для управленцев. Руководители не имели доступа к оперативной и наглядной информации, затрудняя стратегическое планирование и оперативное реагирование.

Для выполнения задачи мы разработали проект в несколько ключевых этапов, охватывая работу отделов продаж, маркетинга, производства и руководства компании.

Первым шагом стал аудит бизнес-процессов. Провели онлайн-аудиты, охватывающие продажи, взаимодействие подразделений, инструменты привлечения и удержания клиентов, а также управление клиентской базой. Это позволило нам изучить специфику бизнеса, выявить слабые места и определить оптимальный подход к автоматизации.

На этапе внедрения и настройки мы выполнили несколько взаимосвязанных задач:

• Обучение администратора основным функциям администрирования Битрикс24: настройка структуры компании, приглашение пользователей и постановка задач.

• Обучение сотрудников разных уровней, чтобы они могли эффективно использовать инструменты совместной работы в Битрикс24, включая новости, чаты, группы, диск и календарь. Особое внимание уделили управлению задачами в проектах и группах.

• Аудит и систематизация CRM. Организовали интервью с сотрудниками отдела продаж, чтобы понять существующие сценарии продаж и взаимодействия с клиентами. На основе этой информации систематизировали структуру CRM, определили роли и права, настроили воронки продаж (расценка, тендер, исполнение) и объекты CRM (лиды, сделки, контакты, компании).

• Настройка CRM. После согласования с клиентом приступили к настройке. Настроили этапы воронок продаж, автоматизированные задания, уведомления о сроках, права доступа к CRM, карточки лидов, сделок, контактов, компаний и дополнительные поля для ввода информации.

• Обучение работе с CRM. Обучили сотрудников базовым функциям CRM, таким как добавление и заполнение контактов, создание и ведение лидов и сделок, конвертация лидов, работа с представлениями канбан, списками, календарем, фильтрами и карточками сущностей (напоминания, звонки, встречи, письма, комментарии, задачи).

• Загрузка базы контактов и компаний. Помогли перенести существующую базу контактов и компаний из файлов и онлайн-таблиц в Битрикс24. Анализировали файлы, настраивали поля, проводили тестовую и основную загрузку данных.

• Интеграция почты. Интегрировали личные и корпоративные email-ящики сотрудников, чтобы письма автоматически фиксировались в CRM и сотрудники могли общаться с клиентами прямо из системы.

Внедрение системы Битрикс24 стало важным шагом в оптимизации бизнес-процессов для нашего клиента. Благодаря автоматизации ключевых этапов продаж и производства, компания значительно сократила трудозатраты на обработку заказов. Это позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, что повысило общую производительность.

Интеграция электронной почты и систематизация работы с клиентской базой данных значительно улучшили взаимодействие с клиентами. Это привело к увеличению конверсии лидов в сделки на 15%, что напрямую сказалось на росте выручки компании.

Настроенная система отчетности предоставила менеджерам оперативный доступ к ключевым показателям эффективности. Это позволило своевременно выявлять проблемы и принимать обоснованные решения для их устранения. В результате, управленческие процессы стали более прозрачными и эффективными, что положительно сказалось на общей рентабельности бизнеса.

Автоматизация бизнес-процессов также обеспечила высокий уровень контроля и прозрачности. Это позволило руководству компании лучше понимать текущее состояние дел и оперативно реагировать на изменения. В итоге, компания смогла не только сократить издержки, но и значительно повысить качество обслуживания клиентов.