Кейс ООО ТД "Огнеупор Плюс": Перенесли продажи из Excel в Битрикс24 и снизили ошибки в закупках на 80%

Клиент: ООО Торговый Дом "Огнеупор Плюс"

Город: Екатеринбург

Сфера работы: поставка высококачественных огнеупорных материалов для предприятий металлургической, цементной, нефтехимической, стекольной и других отраслей промышленности.

Годовой оборот: 100-500 млн. руб.

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 5-10

ООО Торговый Дом "Огнеупор Плюс" занимается поставкой огнеупорных изделий как российского, так и зарубежного производства. Компания организует закупки материалов, доставляет продукцию на собственный склад либо напрямую клиентам и обеспечивает полный цикл логистики, планирования и реализации.

Компания столкнулась с тем, что работа в Excel не обеспечивала нужной системности: отсутствовали единые правила ведения сделок, каждый сотрудник работал по-своему, из-за чего регулярно терялась важная информация по проектам и закупкам. Кроме того, у команды не было удобного инструмента для планирования задач и распределения нагрузки. Существенные трудности возникали и в бюджетировании — особенно в контроле оплат поставщикам и планировании платежей. Всё это замедляло работу отдела продаж и приводило к рискам в управлении закупками. Именно поэтому компании было критически важно внедрить Битрикс24 как единую систему учёта, контроля и планирования.

Что было важно:

• фиксировать все продажи в единой воронке;
  

• планировать задачи и контролировать исполнение;
  

• структурировать закупки;
  

• наладить внутренние коммуникации;
  

• исключить потери информации по клиентам и товарам.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: 

• настроена воронка "Отдел продаж", которая позволяет менеджерам работать по понятной логике, а руководству видеть загрузку и контроль по каждому клиенту.

2. Смарт-процессы:

• "Закупки" - содержит полный цикл работы с поставщиками, что делает его прозрачным и контролируемым. 

• "Товары на закупке" обеспечивает удобное формирование заказов из нескольких сделок. Служит промежуточным инструментом, который сортирует и направляет товары в основной процесс закупки, упрощая работу менеджеров и снижая риск ошибок.

3. Списки:

Настроены три рабочих реестра:

• реестр затрат — учёт обязательств перед поставщиком;

• реестр оплат — учёт оплат от клиентов;

• реестр отгрузок — формируется автоматически и позволяет планировать даты отгрузки по товарам.

Внедрение Битрикс24 позволило компании полностью перевести работу из разрозненных Excel-файлов в единую, централизованную систему, что обеспечило абсолютную прозрачность и контроль на всех этапах работы. 

Что было сделано:

После внедрения у компании появилась системность:

• продажи ведутся прозрачно и по единым правилам;

• менеджеры работают в задачах и не теряют информацию;

• повышена точность  закупок — исключены ошибки дублирования заказов, прогнозируемое снижение ошибок на 80%.

• руководство получило полный контроль над движением денежных средств и товаров;

• коммуникации перенесены в единое пространство Битрикс24.

Главная цель — уйти от хаотичных Excel-файлов и построить управляемую CRM-систему — была достигнута. Теперь все процессы — от формирования заказа до закупки и отгрузки — видны и управляемы в режиме реального времени, что позволило сократить риски ошибок и потерь информации. 

Система обеспечила полную структурированность работы, стандартизировала процессы и правила взаимодействия между отделами. Благодаря этому снизилась зависимость от «человеческой памяти», а новые сотрудники стали быстрее адаптироваться и работать продуктивно уже с первой недели.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 9

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• слаженность работы команды;

• точное соблюдение графика;

• понятная коммуникация;

• оперативные ответы на вопросы;

• чистое, аккуратное выполнение задач.