Как получить контроль над бизнесом и сэкономить время на 25%? Кейс компании Mobibox

Клиент: Mobibox

Город: Красногорск

Сфера работы: строительство быстровозводимых модульных зданий, металлоконструкций

Годовой оборот: 100-300 млн.

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: до 5

Mobibox — специализируется на создании быстровозводимых модульных зданий — от проектирования до аренды и продажи готовых решений. Продукция востребована в сегментах коммерческой недвижимости, логистики и временной инфраструктуры: это офисы, торговые павильоны, медицинские пункты и мобильные комплексы и т.д. Для малого и среднего бизнеса такие решения становятся альтернативой долгосрочной аренде или дорогостоящему строительству. Крупные компании используют их для оперативного расширения площадей или организации временных объектов.

В Mobibox сложилась ситуация, когда развитие компании уже не могло сопровождаться хаотичными внутренними процессами. Информация терялась, формирование коммерческих предложений затягивалось, а отсутствие четкого контроля за задачами и оплатами создавало постоянное напряжение.

Работа на объектах без чёткой системы контроля была непрозрачной. Финансовые показатели рассчитывались с опозданием, оборудование не заказывалось вовремя даже после получения оплаты от клиентов, а ответственность за этапы работ размывалась между отделами. Была попытка работать в бесплатной версии Битрикс24, но не принесла результатов: сотрудники ставили задачи, но не фиксировали их выполнение, и со временем использование CRM сошло на нет.

В моменте руководство Mobibox приняло стратегическое решение — обратиться к специалистам для настройки комплексной системы управления на базе Битрикс24. Компании требовалась уже не просто CRM для учета задач, а целостная цифровая экосистема, которая обеспечила бы прозрачность всех бизнес-процессов — от первого контакта с клиентом до финального расчёта маржинальности проекта.

1. Переход на централизованную работу в Битрикс24. Исключить разрозненность данных, отсутствие единой коммуникации и дублирование информации.

2. Экономия времени на выполнение процессов. Возможность оперативного согласования КП, контроль исполнения задач и автоматизация рутинных однотипных действий.

3. Оперативное владение цифрами: финансовая отчетность без задержек, контроль оплат и быстрый анализ прибыльности проектов.

4. Удобство работы на портале: система должна упростить  работу сотрудников, особенно в удаленном формате.

Требовалась цифровая трансформация бизнеса — глубокая настройка под конкретные операционные задачи. Поэтому решение о сотрудничестве с INVO было принято практически сразу после входящего звонка менеджера.

1. CRM.

• Настроена воронка «Проекты».

2. Смарт-процессы.

• Настроена смарт-процесс «Закупки».

3. Списки:

• Настроен реестр затрат.
• Настроен реестр оплат.
• Настроен реестр договоров.
• Настроен реестр приложений к договору.

Реестры выполняют функции хранения и анализа данных. Сотрудники вручную заносят информацию в списки, но необходимые руководителям цифры считаются автоматически. 

4. Задачи (группы/проекты).

• Настроена группа «Монтаж».

Настройка группы помогает чётко организовать работу по проекту. Каждая группа в Битрикс24 имеет собственный набор инструментов: закрытые чаты для обсуждений, выделенное файловое хранилище, персональный календарь событий и отдельный пул задач. Такой подход позволит изолировать рабочие процессы, исключив пересечение информации и путаницу в данных.

5. Работа с документами.

• Настроен шаблон счёта.

6. BI-аналитика:

• Настроен финансовый отчёт по проекту.
• Настроен финансовый отчёт по работе по компании.
• Настроен финансовый отчёт по эффективности работы сотрудников.

Каждая из проблем, обозначенная в первоначальном списке функционала напрямую влияла на скорость работы, прозрачность процессов и, в конечном счете, на доходность бизнеса. Решение требовало не просто внедрения CRM, а глубокой настройки под конкретные операционные задачи Mobibox.

1. Создано единое цифровое рабочее пространство: все отделы перешли на единую платформу, что исключило потерю данных и дублирование информации, устранена проблема разрозненной коммуникации между отделами.

2. Автоматизированы процессы: это позволило сэкономить время работы. Например, теперь продолжительность формирования и составления КП сократилось на 25%, а формирование счетов и документов высвободили до 10 часов рабочего времени еженедельно.

3. Создан оперативный финансовый контроль: внедрение реестров оплат и затрат обеспечило прозрачность финансовых потоков. Теперь руководство получает актуальные данные о марже проектов в режиме реального времени.

4. Работа сотрудников стала удобнее: чёткий контроль задач через систему позволяет собирать всю необходимую информацию и ничего не упускать из виду.

Внедрённая система стала не просто инструментом автоматизации, а полноценной цифровой экосистемой, которая ускорила принятие решений за счет оперативного доступа к данным, повысила дисциплину и ответственность сотрудников, создала основу для дальнейшего роста компании, обеспечила прозрачность всех бизнес-процессов.

Отдел цифровой трансформации на аутсорсе от INVO настроил комплексное решение для управления бизнесом.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• оперативность

• профессионализм.