Все заявки под контролем: как мы перевели менеджеров с Excel и WhatsApp на автоматизированную CRM за 2 недели

"Дом Домино" — строительная компания полного цикла, специализирующая на возведении деревянных домов и коттеджей из бруса под ключ. Компания создает индивидуальные проекты для семейного проживания, но столкнулась с необходимостью оптимизации процессов продаж и управления клиентскими заявками.

Клиент обратился к нам с хаотичной и неструктурированной системой продаж. Предпринималась попытка самостоятельной настройки Битрикс24, но она не увенчалась успехом: система работала некорректно, а ключевые процессы не были автоматизированы.

Основные проблемы, которые мы выявили на старте:

1. Сложность внедрения CRM для персонала. В компании работал возрастной персонал, привыкший к Excel. Менеджерам по продажам было крайне тяжело адаптироваться к новой системе, что тормозило весь процесс перехода и снижало эффективность работы.

2. Хаотичное ведение заявок и коммуникаций. Каждый менеджер использовал личные WhatsApp и email для общения с клиентами. Заявки не фиксировались в CRM, терялись и распределялись бессистемно. Руководство не имело прозрачной картины по продажам и не могло контролировать процесс обработки лидов.

3. Отсутствие четкого бизнес-процесса. Не было единого регламента от момента поступления заявки до заключения сделки. Это приводило к потере клиентов, несвоевременной подготовке КП и договоров, а также невозможности строить точные прогнозы продаж.

Именно эти болезненные точки бизнеса — неудобство работы менеджеров, отсутствие контроля и потеря клиентов — и стали ключевыми задачами для нашего последующего успешного внедрения CRM Битрикс24.

Для решения задач клиента мы реализовали комплексный проект по настройке Битрикс24, который затронул ключевые отделы продаж и руководства.

Шаги проекта и реализованные решения:

1. Разработка воронок продаж. Мы создали две четкие воронки: для лидов и сделок. Это позволило структурировать процесс от новой заявки до подписания актов, устранив хаос в работе менеджеров.

2. Централизация коммуникаций. Была настроена интеграция общего корпоративного WhatsApp с Битрикс24. Это решило проблему «личных мессенджеров», перенеся все общение в CRM и обеспечив конфиденциальность данных.

3. Автоматизация рутинных операций. Мы внедрили роботы и триггеры, которые:

   • Автоматически прикрепляют презентацию компании к каждой новой сделке.

   • Создают персональную папку на Диске для хранения брифов и документов по клиенту, избавляя менеджеров от ручного поиска шаблонов.

4. Внедрение системы отчетности. Для отдела продаж и руководства были настроены отчеты, позволяющие в реальном времени отслеживать эффективность менеджеров, конверсию и прогнозировать выручку.

5. Обучение персонала. Проведено 4 обучающие сессии для менеджеров и руководителей, что позволило мягко адаптировать возрастной персонал к работе в системе и гарантировать окупаемость инвестиций в CRM.

Внедрение CRM Битрикс24 позволило достичь значительных улучшений в работе компании. Результаты проекта имеют четкие количественные и качественные показатели эффективности.

Ключевые достижения после внедрения системы:

Оптимизация рабочих процессов:

• Существенно сократилось время на рутинные операции благодаря автоматизации документооборота

• Ускорился доступ к информации о клиентах за счет централизации коммуникаций

• Время формирования отчетности для руководителя сократилось до минимальных значений

Повышение эффективности продаж:

• Отмечается значительный рост конверсии на всех этапах воронки продаж

• Увеличилось количество своевременно подготовленных коммерческих предложений

• Практически полностью исключена потеря поступающих заявок

Качественные преобразования:

• Обеспечена полная прозрачность бизнес-процессов для руководства

• Внедрены стандарты работы для менеджеров по продажам

• Появилась возможность точного прогнозирования продаж

• Повысилась лояльность сотрудников благодаря упрощению рабочих задач

Система продемонстрировала высокую эффективность в управлении продажами и отличную адаптацию под специфику строительной отрасли.

Отзыв клиента:

CRM-система полностью оправдала ожидания. Все бизнес-процессы структурированы и автоматизированы. Особенно ценна интеграция коммуникаций и автоматическое создание документов. Обучение персонала проведено качественно, что позволило быстро адаптировать сотрудников к работе в системе. Руководство получило прозрачную систему контроля и точные инструменты для прогнозирования.