Автоматизация процессов продаж и документооборота
.jpg?1760087780089)
Группа предприятий «АСПЭК» — многоотраслевой строительный холдинг, работающий на рынке недвижимости более 20 лет. В портфеле — 76 завершённых проектов: жилые комплексы, торговые центры, автосалоны, масштабные городские застройки. География: Удмуртия, Тюмень, Альметьевск и другие города.
Компания строит прозрачный и клиентоориентированный бизнес, но перед масштабированием столкнулась с ограничениями текущей CRM-системы: ручная работа с агентами и документами замедляла работу и снижала управляемость процессов.
-
Невозможность автоматической отправки уведомлений агентам.
-
Битрикс24 не позволял отправлять SMS внешним пользователям (агентам, партнёрам), только клиентам.
-
Менеджерам приходилось вручную отслеживать изменения в сделках и самостоятельно уведомлять агентов.
-
Это приводило к ошибкам, дублированию информации и потере контроля.
-
-
Ручной документооборот.
-
Каждый договор (ДДУ, ДКП, допсоглашение) создавался вручную: от печати до сохранения.
-
Отсутствовала единая система хранения — документы терялись между папками и системами.
-
Согласование занимало дни, а рутинные операции отнимали часы у менеджеров.
-
Что мы сделали:
1. Автоматизация уведомлений агентам через Bitrix24.
Была разработана многоуровневая логика на базе смарт-процессов, которая:
-
Отслеживает изменение стадии сделки и ответственного менеджера.
-
Проверяет, заполнено ли поле «Агент из Profitbase».
-
При выполнении условий создаёт смарт-сущность, в которой фиксируется контакт агента.
-
Запускает двухстадийный процесс: подготовка и отправка SMS.
-
Сообщение фиксируется в карточке сделки как комментарий, с указанием текста и адресата.
-
Вся цепочка прозрачна: менеджер всегда видит, что сообщение отправлено и когда.
2. Полная автоматизация документооборота.
Внедрена гибкая система формирования и хранения документов:
-
Документы автоматически создаются по шаблону из карточки сделки.
-
Фиксируются параметры: тип договора, срок, номер, объект, планировка.
-
Создаётся карточка документа в смарт-процессе, формируется печатная форма.
-
Документ сохраняется в соответствующей папке на Bitrix24.Диске, ссылка прикрепляется к сделке.
-
Все документы по одной сделке хранятся централизованно — система сама сортирует файлы по папкам.
-
Интеграция с Profitbase подтягивает нужные планировки объектов прямо в шаблон договора.
В результате:
- SMS-уведомления отправляются автоматически;
- Фиксируются в сделке и доступны для анализа;
- Исключены ошибки и человеческий фактор.
- Создание, согласование и хранение документов — в один клик;
- Сокращение времени подготовки пакета документов с часов до минут;
- Вся история доступна в CRM, в нужной структуре и формате.
- Менеджеры больше не тратят время на рутину;
- Фокусируются на клиентах, продажах и сопровождении.
- Все действия фиксируются в CRM;
- Управленцы и юристы получают точную аналитику по каждому документу и этапу.
