Автоматизация и ускорение работы с лидами в компании ООО "СПО Урал"

Компания «СПО Урал» занимается экспертизой зданий и сооружений, помогая клиентам оценивать состояние объектов, выявлять дефекты и принимать обоснованные решения. В этой сфере важны оперативность и точность: задержки в обработке запросов могут привести к упущенным возможностям, а нечеткое понимание потребностей клиента — к ошибкам в экспертизе.

Раньше в компании были проблемы с управлением обращениями: часть заявок терялась, клиенты ждали ответа слишком долго, а специалисты тратили время на согласование вместо работы. После внедрения Битрикс24 процессы кардинально изменились.


Как было:

1. Раньше заявки приходили из разных источников: звонки, почта, соцсети, сайт. Часть из них терялась, а некоторые обрабатывались с задержкой. После внедрения все каналы обращений объединились в одной системе. Теперь менеджеры видят каждый запрос в единой ленте, а встроенные напоминания не дают пропустить ни одного клиента.

2. Раньше менеджеру приходилось уточнять у клиента детали, затем согласовывать их с экспертами, после этого запрашивать у клиента уточняющие материалы, затем этап повторного согласования с экспертом. И только потом давать ответ. Это занимало дни. 

3. Раньше инженеры и эксперты участвовали в согласовании заявок, что отвлекало их от основной работы и они тратили свое дорогое время на консультации и уточнения у клиента.
Что мы сделали: 

• Интеграция всех каналов коммуникации – все заявки из телефонии, форм на сайтах, мессенджеров и посадочных страниц были подключены к Битрикс24 и распределены по сложным алгоритмам, чтобы каждый лид попадал к нужному сотруднику.
• Автоматизация сбора информации – созданы автоматические задачи, которые собирают исходные данные в зависимости от типа работы, что позволяет сразу формировать полный контекст взаимодействия.
• Распределение задач по ролям – настроены автоматические задачи для менеджеров и экспертов в зависимости от типа работы и категории клиента, что ускоряет обработку заявок и повышает релевантность действий.
• Стандартизация документации – для каждого типа работ составлен перечень обязательных документов, что упрощает внутреннюю обработку и минимизирует ошибки.
• Контроль сроков обработки – реализован мониторинг времени пребывания лида на каждой стадии воронки, а также автоматические уведомления ответственных сотрудников при превышении допустимых сроков.

В результате:

• Клиенты получают ответ в течение нескольких минут, а не часов или дней. Нет риска, что заявка «потеряется» — система автоматически распределяет и контролирует выполнение.
• Клиент получает консультацию сразу, без дополнительных уточнений.
• Эксперты сразу видят полную информацию, что ускоряет подготовку заключений
• Заявки автоматически распределяются по ответственным
• Напоминания о сроках приходят без участия менеджеров
• Отчеты и документы формируются по шаблонам, сокращая время на оформление.
  
  

Благодаря Битрикс24 «СПО Урал» достигла сразу нескольких целей:

✔ Скорость обработки заявок выросла в 3 раза — клиенты получают ответ в день обращения.
✔ Потери обращений снизились до нуля — система фиксирует каждый контакт.
✔ Специалисты работают эффективнее, так как не тратят время на рутину.
✔ Клиенты довольны — сервис стал быстрым и предсказуемым.

Битрикс24 не просто автоматизировал процессы — он помог «СПО Урал» вывести сервис на новый уровень. Теперь компания может принимать больше заказов без увеличения штата, а клиенты — получать экспертизу без лишнего ожидания.