Автоматизация медицинского туризма в Корее: контроль поездок и координация пациентов в Битрикс24

Небольшая компания из Южной Кореи специализируется на организации поездок для пациентов из стран СНГ. Основные направления — диагностика, лечение и пластическая хирургия в ведущих медицинских центрах Кореи. 

В команде работает до 10 сотрудников, включая координаторов и переводчиков.

Основной задачей было создать централизованную систему, в которой можно отслеживать всю цепочку пациента — от первичного обращения до записи на приём и завершения курса лечения. До внедрения CRM компания вела процесс вручную: переписки шли в WhatsApp, информация хранилась в заметках и таблицах, а менеджеры работали бессистемно.

В результате терялись пациенты, забывались напоминания, а повторные обращения обрабатывались как новые. Это мешало масштабировать бизнес, снижало качество сервиса и увеличивало нагрузку на основателя, который координировал всё сам.

Также требовалась система, в которой можно закрепить ответственного за пациента, автоматически напоминать о приёмах, распределять задачи между переводчиками, логистами и сопровождающими. Немаловажным условием было русскоязычное окружение, адаптированное под специфику медицинского туризма.

На базе Битрикс24 были настроены две воронки: первичная консультация и координация поездки. Каждая заявка теперь попадает в CRM, фиксируется в сделке, и автоматически закрепляется за ответственным менеджером.

Карточки сделок были адаптированы под специфику клиента: даты прилёта, фамилия пациента, клиника, вид процедуры, наличие переводчика и логистика.

Интеграция с WhatsApp обеспечила сохранность всей переписки в CRM — это исключило потерю данных. Были также настроены автоматические уведомления и задачи: отправка напоминаний о записи, уведомление переводчика, подтверждение встречи и обратный отчёт после визита.

Сотрудникам настроены индивидуальные права доступа. CRM адаптирована под небольшой штат и построена на модульной логике, чтобы можно было масштабировать функционал в будущем без полной переработки.

После внедрения Битрикс24 компания получила полный контроль над клиентским потоком. Среднее время ответа сократилось с более чем часа до 10 минут, а количество необработанных обращений приблизилось к нулю.

Автоматизация записей, напоминаний и распределения задач между сотрудниками снизила рутинную нагрузку на 45%. Работа команды стала чёткой: каждый сотрудник видит только свои задачи и пациентов, а владелец контролирует всё через аналитику.

Каждый пациент теперь проходит фиксированные стадии, а система уведомляет менеджеров о необходимости действий. Повысилась эффективность координации с переводчиками и клиниками, снизилось количество накладок и двойной работы.

Без увеличения штата компания смогла обрабатывать почти в два раза больше клиентов, сохранив высокое качество сопровождения.

Отзыв составлен со слов владелицы компании, организующей медицинский туризм в Корее:
«Раньше я делала всё сама — от записи до перевода. Сейчас каждый процесс настроен, я вижу заявки, команды работают, и пациенты довольны. Без CRM мы бы уже не справились с потоком.»