На 35% сократили время обработки заявок и повысили прозрачность проектов у инженерной компании

Клиент — Инженерная компания "ВИК Комплекс" , специализирующаяся на проектировании объектов капитального и линейного строительства.

Годовой оборот: около 120 млн рублей .

Количество сотрудников: 12 человек , включая 8 инженеров ПГС.

Компания работает более 20 лет, выполняет проекты для госзаказчиков и частных застройщиков по всей России.
При обращении к нам клиент столкнулся со следующими проблемами:

• Низкая прозрачность этапов сделок и проектов — сложно отслеживать статусы и ответственных.
  
• Отсутствие автоматизации — большое количество рутинных задач, таких как уведомления, создание заданий, проверка заполненности полей.
  
• Сложно контролировать сроки выполнения этапов: часто возникали задержки на согласованиях и сборе документов.
  
• Не была организована централизованная CRM — данные хранились разрозненно, в Excel и почтовых переписках.
  
• Было сложно обучить новых сотрудников использовать систему эффективно.

Клиент выбрал Битрикс24 как универсальную платформу для управления проектами и продажами, а нас — как сертифицированного партнера с опытом внедрения в сфере инженерного проектирования.
Мы реализовали комплексное внедрение Битрикс24, которое включало настройку CRM, смарт-процессов, автоматизацию, телефонии и обучение сотрудников.

1. Настройка CRM

• Загрузили более 500 записей контрагентов из CSV-файлов.
  
• Настроили поля для контактов, компаний и сделок, адаптированные под специфику инженерного бизнеса.
  
• Создали этапы сделок, соответствующие ментальной карте клиента.
  
• Определили роли и настроили права доступа для отдела продаж, руководителей и проектировщиков.
  
• Интегрировали 12 почтовых аккаунтов для работы с входящими заявками.

2. Настройка смарт-процессов

• Реализовали 3 смарт-процесса : «Стадия Р (рабочая документация)», «Стадия П (капитальное строительство)» и «Стадия П (линейные объекты)».
  
• Настроили этапы, поля и права доступа для каждого процесса.
  
• Автоматически формируем задания при переходе на новые стадии.
  

3. Настройка автоматизации

• Внедрили роботов на всех ключевых этапах сделок:
  
• Уведомления о необработанных лидах через 1 час.
  
• Формирование заданий на проверку благонадежности контрагентов.
  
• Контроль сроков на стадиях «Ознакомление с КП» и «Подписание договора».
  
• Автоматическое формирование элементов в смарт-процессах.
  
• Создание заданий на сбор ИРД (всего до 6 пунктов).
  
• Автоматическая проверка заполненности полей перед завершением сделки.

4. Настройка интеграций

• Подключили облачную АТС «Дом.Ру» к Битрикс24 для фиксации звонков, распределения входящих и анализа коммуникаций.

5. Обучение и адаптация
Разработали подробный регламент использования Битрикс24 (более 20 страниц), включающий:

• Порядок взаимодействия с CRM.
  
• Перечень обязательных полей.
  
• Алгоритм обработки входящих обращений.
• Провели мастер-класс с видеозаписью , который используется командой для обучения новых сотрудников.

Результатом стало:

1. Сокращение времени обработки заявок на 35% благодаря автоматизации этапов.
Благодаря внедрению автоматизированных процессов, такие действия, как распределение заявок, назначение задач, уведомления и сбор информации, теперь выполняются без участия сотрудников. Это позволило сократить время обработки заявок на 35%, что значительно ускорило работу отдела и повысило общую эффективность.

2. Увеличение конверсии из лида в сделку — ни одна заявка не теряется.
Теперь все заявки автоматически попадают в систему и проходят через определённый рабочий процесс. Система отслеживает статус каждой заявки, напоминает о необходимых действиях и не позволяет упустить потенциального клиента. Это привело к повышению конверсии — больше лидов превращаются в реальные сделки.

3. Полная прозрачность проектов — отслеживание каждого этапа и автоматическое назначение задач.
Каждый этап проекта теперь виден всем участникам. Система автоматически назначает задачи соответствующим сотрудникам, учитывая их роли и доступы. Это исключает необходимость ручного распределения задач и позволяет команде работать более синхронно и эффективно.

4. Снижение времени на обучение новых сотрудников в 2 раза.
Был разработан подробный регламент работы, а также созданы видеоматериалы, которые помогают новым сотрудникам быстро освоить процессы. Это позволило сократить время на обучение в два раза, что особенно важно при масштабировании команды.

5. Улучшен контроль качества — система не позволяет завершать сделку без заполнения всех полей и документов.
Теперь система требует заполнения всех обязательных полей и прикрепления необходимых документов перед тем, как сделка может быть переведена на финальную стадию. Это исключает возможность завершения сделки без полной информации и повышает качество обработки заявок.

6. Ускорение согласования — все этапы и документы находятся в одном месте.
Все этапы работы над сделкой, связанные документы, комментарии и уведомления теперь хранятся в единой системе. Это позволяет всем участникам процесса быстро находить нужную информацию, ускоряет согласование и исключает потери данных или дублирование действий.

Эти изменения показывают, как внедрение автоматизации и структурирования процессов может кардинально улучшить эффективность работы компании.