Автоматизация Битрикс24 для компании девелопера

О клиенте

Группа компаний «ВВЕРХ» занимается комплексным девелопментом жилой, коммерческой и складской недвижимости от подбора земельных участков до строительства зданий «под ключ», включая:

• Подбор земельных участков под целевое использование
• Анализ необходимости строительства соответствующего назначения проектов на земельных участках
• Проектирование, анализ, комплексная аналитика будущего проекта
• Строительство
• Продажа недвижимости
• Поиск арендаторов, комплексный подход к заполнению арендных площадей
• Сдача в эксплуатацию

На момент послепродажного обслуживания от компании «BitRun» в системе было зарегистрировано более 30 сотрудников.

Задачи клиента

Перед началом работы с заказчиком мы определили несколько важных задач, которые нужно было решить:

1. Организовать централизованное управление проектами и задачами для улучшения координации между разными отделами.
2. Автоматизировать процесс согласования документов и счетов, который ранее выполнялся вручную.
3. Упростить ведение базы данных сотрудников, чтобы облегчить работу HR отдела. Система должна была помочь управлять графиками работы, отпусками и оценкой эффективности сотрудников.
4. Собрать и хранить данные в одном месте для создания отчетов в реальном времени.
5. Настроить CRM систему с подключением различных каналов коммуникации для взаимодействия с заказчиками.
6. Обеспечить хранение всех документов в одном месте для быстрого доступа к нужной информации.
7. Создать воронки для повышения прозрачности производственных процессов.
8. Провести обучение по использованию портала для менеджеров, сотрудников производства и руководящего состава.

Решение задачи

Первый этап заключался в настройке системы. Модули управления проектами и задачами в Битрикс24 были настроены таким образом, чтобы оптимизировать время сотрудников. Кроме того, были созданы шаблоны задач для ускорения работы.

На следующем этапе была настроена CRM система. Для этого создали три направления в воронке продаж, каждое из которых отвечало за определенный вид деятельности. Это позволило детально собирать аналитику по каждому направлению. Для каждой воронки были созданы свои этапы, а также настроены права доступа.

Затем началась автоматизация рутинных процессов. Были разработаны автоматические бизнес-процессы по согласованию отпусков, счетов и документов.

На следующем этапе настроили диск компании. Для удобства хранения информации были созданы папки на диске компании с разграничением прав доступа к информации. Это позволило организовать совместную работу с документами.

Затем внедрили инструменты для сбора и анализа данных. Были настроены различные отчеты, включая отчет по конверсии в воронках, отчет по продажам и отчет по рабочему времени сотрудников.

И наконец, провели обучение сотрудников. Особое внимание уделялось блоку CRM и работе с проектами/группами.

Результат

Внедрение Битрикс24 позволило добиться следующих результатов:

1. Новые воронки продаж позволили контролировать заказ клиента на каждом этапе, что уменьшило кол-во ошибок и задержек. Сократилось время производства изделий на 20%.

2. Время на согласование документов, отпусков и командировок уменьшилось на 40%, что позволило повысить эффективность бухгалтерии.

3. Внедрение CRM-системы позволило вести учет всех взаимодействий с клиентами, управлять лидами и сделками, а также автоматизировать процессы продаж. Интеграция с почтовыми сервисами и телефонией обеспечила полный контроль над коммуникациями.
Этим компания добилась улучшения качества обслуживания клиентов, повышение уровня удовлетворенности и лояльности клиентов.

4. Благодаря внедрению единой системы взаимодействия общая эффективность работы команды увеличилась на 20%. Время на принятие решение сократилось, что позволило более эффективно распределять нагрузку на сотрудников.

5. Настройка отчетности позволило руководящему составу более оперативно реагировать изменения в процессах и принимать обоснованные решения на основе данных.