Автоматизация заказов и клиентского поиска для производителя наборов для рисования «Планета Красок»

Информация о клиенте:

«Планета Красок» — российская фабрика, создающая премиум-наборы для рисования по номерам. Компания гордится своей полной локализацией производства: от натурального хлопкового холста до высококачественных кистей и красок — всё создается с особым вниманием к деталям. Продукция позиционируется как способ вдохновения и творческого самовыражения, ориентирована на широкую аудиторию: от детей до взрослых, от новичков до профессиональных художников. Команда «Планеты Красок» — настоящие энтузиасты, стремящиеся сохранить баланс между качеством, эстетикой и доступностью. В портфеле компании — сотни эксклюзивных дизайнов и тысячи довольных клиентов по всей России. Продажи осуществляются как через собственные сайты, так и через маркетплейсы. Бизнес активно масштабируется, требует быстрой обработки заказов и гибкой работы с клиентами, в том числе в каналах мессенджеров и по телефону. С ростом объемов компания нуждалась в более организованной системе управления заказами и коммуникациями.
Задача клиента:

На момент начала проекта у «Планеты Красок» возникла потребность в полной перестройке процессов обработки заказов.

Существовавшая система не справлялась с увеличением объема входящих обращений и заказов. Менеджеры вручную фиксировали заказы с двух сайтов, что увеличивало количество ошибок и замедляло время реакции. Отсутствовала централизованная CRM, что не позволяло быстро отслеживать, на каком этапе находится тот или иной заказ. Много времени уходило на рутинную коммуникацию с клиентами, например, подтверждение заказов, информирование о доставке и сбор обратной связи.

Дополнительно требовалось подключение телефонии и мессенджеров для более удобного взаимодействия с покупателями, особенно в пиковые сезоны. У руководства компании не было единой картины по эффективности работы отдела продаж, а также не велась автоматическая постановка задач на менеджеров. Важно было построить систему, которая бы справлялась с высокой нагрузкой, обеспечивала надежный сбор и обработку заявок, а также позволяла масштабировать бизнес в будущем.
Что сделали:

Мы начали проект с детального аудита бизнес-процессов клиента и выстраивания архитектуры будущей системы на базе Битрикс24.

Были настроены две полноценные воронки продаж:

• одна — для входящих заказов с сайтов,
• вторая — для исходящих продаж по базе клиентов.

Каждая воронка получила свою логику автоматизации с роботами, которые фиксируют заказ, направляют уведомления, ставят задачи и отслеживают сроки.

Настроили интеграции с двумя сайтами клиента, чтобы заказы автоматически попадали в CRM без участия менеджеров. Также подключили телефонию и мессенджеры (WhatsApp и Telegram), чтобы все коммуникации фиксировались и были привязаны к сделке. Настроили роли и права доступа, чтобы сотрудники работали только в нужных разделах.

Отдельное внимание уделили шаблонам документов — счета, подтверждения и уведомления теперь формируются автоматически. Провели пошаговое обучение для команды, подготовили инструкции и видео-руководства. В результате менеджеры получили удобный инструмент, а руководство — прозрачную аналитику по работе отдела продаж.

Результат:

Уже в течение первого месяца после внедрения новой CRM-системы на базе Битрикс24 «Планета Красок» смогла обрабатывать на 40% больше заказов без увеличения штата. 

Автоматизация заказов позволила снизить долю человеческого фактора: количество ошибок при оформлении сократилось на 85%. 

Среднее время обработки одного заказа сократилось с 2 часов до 25 минут.

Мессенджеры, интегрированные в CRM, обеспечили рост удовлетворенности клиентов — теперь общение происходит быстрее, а все сообщения сохраняются в системе. 

Благодаря автоматической постановке задач повысилась дисциплина менеджеров: 95% заказов теперь закрываются в срок. 

Руководство получило доступ к отчетности по каждому этапу воронки, может отслеживать эффективность и загрузку команды в реальном времени. 

Общая конверсия из обращения в оплату выросла на 18% в первые 2 месяца. Уровень лояльности постоянных клиентов также повысился — в основном за счёт улучшенного сервиса и прозрачности всех этапов заказа.

Отзыв клиента:

"Наша команда всегда верила в силу креатива, но с ростом компании стало ясно — без четкой структуры и автоматизации бизнес не вытянуть. С внедрением Битрикс24 мы, наконец, перестали «гасить пожары» и смогли сосредоточиться на развитии и запуске новых коллекций. Всё стало прозрачно: где клиент, кто с ним работает, что ещё нужно сделать. Особенно понравилась работа с интеграциями сайтов — больше не надо вручную собирать заказы и перепроверять информацию. Отдельное спасибо за поддержку и обучение — теперь даже те, кто боялся CRM, уверенно работают. Это внедрение — шаг вперёд не только для нас, но и для наших клиентов."